Modifications pour le document Gérer les évènements
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -3,303 +3,133 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc... 7 -Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés. 6 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire. 8 8 9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations. 10 -))) 8 +**Tables principales** : 11 11 12 -((( 13 -= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? = 10 +* Table des événements 11 +* Table des biens dans l’évènement 12 +* Table des mouvements 13 +* Table des biens dans le mouvement 14 14 15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora. 16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées : 15 +**Tables complémentaires (optionnelles) **: 17 17 18 -* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires). 19 -* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour. 20 -* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage). 21 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés. 17 +* Table des colis 18 +* Table du matériel 22 22 23 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture. 20 +**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée. 21 +))) 24 24 25 -Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation : 23 +((( 24 += Table des évènements = 26 26 27 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 28 -**Table** 29 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 30 -**Rôle principal** 31 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 32 -**Contenu principal** 33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 34 -**Cas d’usage** 35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 36 -**Avantages** 37 -))) 38 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 39 -**Évènements** 40 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 41 -Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...) 42 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 43 -Titre, type, dates, organisme, état d’avancement 44 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 45 -Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne 46 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 47 -Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés 48 -))) 49 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 50 -**Biens dans l’évènement** 51 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 52 -Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement 53 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 54 -Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus 55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 56 -Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien 57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 58 -Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice 59 -))) 60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 61 -**Mouvements** 62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 63 -Planifier et documenter les déplacements de biens 64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 65 -Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques 66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 67 -Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution 68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 69 -Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations 70 -))) 71 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 72 -**Biens dans le mouvement** 73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 74 -Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé 75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 76 -Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires 77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 78 -Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport 79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 80 -Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé 81 -))) 82 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant 83 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse 26 +== Rôle fonctionnel == 84 84 85 - ==Cas d’usage==28 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition 86 86 87 - >(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small"%)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistiqued’unprêt àuneautre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement desconstats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small"%)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.30 +== Contenu principal == 88 88 89 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = 32 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…) 33 +* Organisme(s) impliqué(s) 34 +* Dates (prévisionnelles, réelles) 35 +* Description, responsables 36 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé) 90 90 91 - DansFlora, deux outils permettent de gérer le déplacement desbiens :38 +== Liens == 92 92 93 -* La**relocalisation**,accessibledirectement depuislanotice dubienou par action par lot,94 -* L’**évènement**couplé àun**mouvement**, dansle module de Régie.40 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens 41 +* Peut contenir plusieurs mouvements 95 95 96 - Cesdeux méthodes répondent à des finalités distinctes : larelocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**negestionstructurée et collaborative**.43 +== Avantages == 97 97 98 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == 45 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie 46 +* Permet le suivi transversal des opérations 47 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés 99 99 100 - Relocalisationou évènement ?Ce tableausynthétiselesdifférences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau degestionet leur impact sur la notice du bien.49 +== Cas d’usage == 101 101 102 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 103 -**Critère** 104 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 105 -**Relocalisation** 106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 107 -**Évènement (mouvement en régie)** 108 -))) 109 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 110 -Objectif principal 111 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 112 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien 113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 114 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier 115 -))) 116 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 117 -Niveau de gestion 118 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 119 -Simple, opérationnel (changement de place) 120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 121 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) 122 -))) 123 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 124 -Niveau de détail 125 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 126 -Basique (qui, quand, où, commentaire) 127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 128 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. 129 -))) 130 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 131 -Planification 132 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 133 -Non (action immédiate) 134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 135 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires 136 -))) 137 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 138 -Suivi de l’historique 139 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 140 -Historique des emplacements (table des récolements) 141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 142 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) 143 -))) 144 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 145 -Impact sur l’emplacement du bien 146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 147 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré 148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 149 -Seule la localisation temporaire est mise à jour 150 -))) 151 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 152 -Utilisé pour 153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 154 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... 155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 156 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés 157 -))) 158 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 159 -Personnes concernées 160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 161 -Gestionnaires de collection, régisseurs 162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 163 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo 164 -))) 165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 166 -Partage d’information 167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 168 -Limité, peu visible dans les interfaces projets 169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 170 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation 171 -))) 51 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 52 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 53 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 54 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 55 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 56 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 57 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 58 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 59 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis 60 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 61 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%) 172 172 173 -= =Exemplesd'usages ==63 += Table des biens dans l'évènement = 174 174 175 - Cetableauvous aide à déterminer, enfonctionde la situationrencontrée, s’ilconvient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.65 +== Rôle fonctionnel == 176 176 177 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 178 -**Situation** 179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 180 -**Relocalisation** 181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( 182 -**Évènement + Mouvement** 183 -))) 184 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 185 -Déplacement ponctuel sans formalité 186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 187 -✅ Adaptée, simple, immédiate 188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 189 -❌ Trop lourd, non adapté 190 -))) 191 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 192 -Correction d’emplacement 193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 194 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne 195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 196 -❌ 197 -))) 198 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 199 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi 200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 201 -✅ (sans historisation complexe) 202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 203 -❌ 204 -))) 205 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 206 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement 207 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 208 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée 209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 210 -✅ Suivi via évènement + bordereaux 211 -))) 212 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 213 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire 214 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 215 -❌ Non conforme pour traçabilité 216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 217 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes 218 -))) 219 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 220 -Expositions permanentes 221 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 222 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) 223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 224 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets 225 -))) 226 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 227 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs 228 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 229 -❌ Non adapté à la gestion collaborative 230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 231 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement 232 -))) 233 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 234 -Traitement de conservation / restauration / analyse 235 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 236 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique 237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 238 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements 239 -))) 240 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 241 -Mise à disposition sur place (consultation interne) 242 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 243 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique 244 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 245 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés 246 -))) 247 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 248 -Chantier des collections / Post-récolement 249 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 250 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations 251 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 252 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies 253 -))) 254 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 255 -Transfert entre sites / entre réserves 256 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 257 -❌ Risque de perte de traçabilité 258 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( 259 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique 260 -))) 67 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement. 261 261 262 -= Co mmentgérer les évènementsdans Flora?=69 +== Contenu principal == 263 263 264 -Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré. 265 -Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements. 71 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale) 72 +* Dimensions pour emballage (si différentes) 73 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée 74 +* Commentaire logistique ou scénographique 75 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé) 266 266 267 -L ’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuisla création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.77 +== Liens == 268 268 269 -[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 79 +* Dépend directement de la table Évènement 80 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements 81 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien 270 270 271 -== Créationdel’événement==83 +== Avantages == 272 272 273 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition. 85 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement 86 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine 87 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement 274 274 275 -(% class="box successmessage" %) 276 -((( 277 -Bonnes pratiques : 89 +== Cas d'usage == 278 278 279 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation. 280 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement. 281 -))) 91 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 92 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 93 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 94 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 95 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%) 282 282 283 -= =Rattachementdesœuvres ==97 += Table des mouvements = 284 284 285 - Unefoisl’événementcréé,onrattache les œuvres sélectionnées.99 +== Rôle fonctionnel == 286 286 287 - Cetteopération génèreautomatiquementunenotice« Bien dansl’événement», qui permet :101 +Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements. 288 288 289 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement, 290 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.). 103 +== Contenu principal == 291 291 292 -== Planification des mouvements == 105 +* Type : sortie ou entrée 106 +* Date prévue / glissement de date 107 +* Emplacement de départ et d’arrivée 108 +* Transporteur / commentaires 109 +* États de préparation et d’exécution 110 +* Documents générés (fiche, bordereau…) 293 293 294 - Oncrée ensuite**une ou plusieursnotices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.112 +== Liens == 295 295 296 -== Rattachement des œuvres aux mouvements == 114 +* Rattachée à un événement 115 +* Contient des biens dans le mouvement 116 +* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien 297 297 298 - Lesœuvres de l’exposition sontalors associées à unou plusieurs mouvements. Celagénèreune notice « Bien dansle mouvement », qui permet :118 +== Avantages == 299 299 300 -* Desuivreindividuellement chaqueobjetaucoursdesondéplacement,301 -* D’enregistrer les conditionsprécisesde transport(emballage,valeurassurée,destination,etc.).120 +* Assure la traçabilité complète des déplacements 121 +* Automatise la mise à jour des localisations temporaires 302 302 123 +== Cas d'usage == 124 + 125 +>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 126 +> 127 +>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 128 +>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 129 +>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 130 +>(% class="small" %)Gérer les délais glissants 131 +>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%) 132 + 303 303 304 304 ))) 305 305 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -313,13 +313,6 @@ 313 313 (% class="box" %) 314 314 ((( 315 315 **Aller plus loin** 316 - 317 -* [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]] 318 -* Planifier et suivre les mouvements associés 319 - 320 - 321 - 322 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 323 323 ))) 324 324 325 325 (% class="box" %)
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