Table des évènements

Rôle fonctionnel​

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​

Contenu principal​

• Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
• Organisme(s) impliqué(s)​
• Dates (prévisionnelles, réelles)​
• Description, responsables​
• Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​

Liens​

• Rattache une ou plusieurs notices de biens​
• Peut contenir plusieurs mouvements​

Avantages​

• Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
• Permet le suivi transversal des opérations​
• Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

Cas d’usage

Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
Préparer un prêt à une autre institution​
Gérer une exposition itinérante​
Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
Préparer un dépôt de plainte​
Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 

Table des biens dans l'évènement

Rôle fonctionnel​

Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​

Contenu principal​

• Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
• Dimensions pour emballage (si différentes)​
• Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
• Commentaire logistique ou scénographique​
• Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​

Liens​

• Dépend directement de la table Évènement​
• Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
• Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​

Avantages​

• Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
• Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
• Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 

Table des mouvements

Rôle fonctionnel​

Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​

Contenu principal​

• Type : sortie ou entrée​
• Date prévue / glissement de date​
• Emplacement de départ et d’arrivée​
• Transporteur / commentaires​
• États de préparation et d’exécution​
• Documents générés (fiche, bordereau…)​

Liens​

• Rattachée à un événement​
• Contient des biens dans le mouvement​
• Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​

Avantages​

• Assure la traçabilité complète des déplacements​
• Automatise la mise à jour des localisations temporaires

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​

Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
Imprimer les bordereaux de transport​
Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
Gérer les délais glissants​
Suivre la progression logistique d’un événement