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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:48
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À la version 53.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,3 +1,330 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 +
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 +)))
11 +
12 +(((
13 += Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14 +
15 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16 +La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17 +
18 +* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 +* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 +* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 +* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
22 +
23 +Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 +
25 +Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
26 +
27 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 +**Table​**
29 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 +**Rôle principal​**
31 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 +**Contenu principal​**
33 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 +**Cas d’usage​**
35 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 +**Avantages​**
37 +)))
38 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 +**Évènements​**
40 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 +Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 +Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 +Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 +Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 +)))
49 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 +**Biens dans l’évènement​**
51 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 +Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 +Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 +)))
60 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 +**Mouvements​**
62 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 +Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 +)))
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +**Biens dans le mouvement​**
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 +Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 +Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 +)))
82 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84 +
85 +>(% class="small" %)**Cas d’usage :**
86 +
87 +>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88 +
89 += Comment gérer les évènements dans Flora ? =
90 +
91 +Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
92 +
93 +Les principales étapes sont :
94 +
95 +1. (((
96 +**Créer l’évènement**
97 +
98 +* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99 +)))
100 +1. (((
101 +**Rattacher les œuvres à l’évènement**
102 +
103 +* Sélectionner les biens concernés.
104 +* (((
105 +Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
106 +
107 +* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108 +* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109 +)))
110 +)))
111 +1. (((
112 +**Planifier les mouvements**
113 +
114 +* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115 +* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116 +)))
117 +1. (((
118 +**Rattacher les œuvres aux mouvements**
119 +
120 +* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121 +* (((
122 +Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
123 +
124 +* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125 +* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126 +)))
127 +)))
128 +1. (((
129 +**Suivre les mouvements et l’évènement**
130 +
131 +* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132 +* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133 +* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134 +)))
135 +
136 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
138 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
139 +
140 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
141 +
142 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
143 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
144 +
145 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
146 +
147 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
148 +
149 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
150 +
151 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
152 +**Critère​**
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
154 +**Relocalisation​**
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
156 +**Évènement (mouvement en régie)​**
157 +)))
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +Objectif principal​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Niveau de gestion​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Simple, opérationnel (changement de place)​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
171 +)))
172 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Niveau de détail​
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
178 +)))
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Planification​
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Non (action immédiate)​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Suivi de l’historique​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Historique des emplacements (table des récolements)​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Impact sur l’emplacement du bien​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Utilisé pour​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
206 +)))
207 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Personnes concernées​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
213 +)))
214 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Partage d’information​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
220 +)))
221 +
222 +== Exemples d'usages ==
223 +
224 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
225 +
226 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
227 +**Situation​**
228 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
229 +**Relocalisation​**
230 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
231 +**Évènement + Mouvement​**
232 +)))
233 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 +Déplacement ponctuel sans formalité​
235 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
237 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +❌ Trop lourd, non adapté​
239 +)))
240 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 +Correction d’emplacement​
242 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
244 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 +❌​
246 +)))
247 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
249 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 +✅ (sans historisation complexe)​
251 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 +❌​
253 +)))
254 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
256 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
258 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
260 +)))
261 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
263 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
264 +❌ Non conforme pour traçabilité​
265 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
266 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
267 +)))
268 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 +Expositions permanentes​
270 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
271 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
272 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
273 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
274 +)))
275 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
277 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
278 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
279 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
280 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
281 +)))
282 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
284 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
285 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
286 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
287 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
288 +)))
289 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
291 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
292 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
293 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
294 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
295 +)))
296 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 +Chantier des collections / Post-récolement​
298 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
299 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
300 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
301 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
302 +)))
303 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 +Transfert entre sites / entre réserves​
305 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
306 +❌ Risque de perte de traçabilité​
307 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
308 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
309 +)))
310 +
3 3  
312 +)))
313 +)))|(% style="width:300px" %)(((
314 +(% class="box" %)
315 +(((
316 +**Sommaire**
317 +
318 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
319 +)))
320 +
321 +(% class="box" %)
322 +(((
323 +**Aller plus loin**
324 +
325 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
327 +)))
328 +)))
329 +
330 +
1756121203246-713.png
Auteur
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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