Modifications pour le document Gérer les évènements

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Contenu

@@ -1,3 +1,422 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++)))
++
++(((
++= Des tables interconnectées =
++
++La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
++
++**Tables principales** :
++
++* Table des événements
++* Table des biens dans l’évènement
++* Table des mouvements
++* Table des biens dans le mouvement
++
++**Tables complémentaires (optionnelles) **:
++
++* Table des colis
++* Table du matériel
++
++**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++
++== Évènements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
++* Organisme(s) impliqué(s)
++* Dates (prévisionnelles, réelles)
++* Description, responsables
++* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattache une ou plusieurs notices de biens
++* Peut contenir plusieurs mouvements
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
++* Permet le suivi transversal des opérations
++* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
++
++=== Cas d’usage ===
++
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
++
++== Biens dans l'évènement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
++* Dimensions pour emballage (si différentes)
++* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
++* Commentaire logistique ou scénographique
++* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend directement de la table Évènement
++* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
++* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
++* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
++* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
++
++== Mouvements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Type : sortie ou entrée
++* Date prévue / glissement de date
++* Emplacement de départ et d’arrivée
++* Transporteur / commentaires
++* États de préparation et d’exécution
++* Documents générés (fiche, bordereau…)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattachée à un événement
++* Contient des biens dans le mouvement
++* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Assure la traçabilité complète des déplacements
++* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
++
++== Biens dans le mouvement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
++
++Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien transporté (lien vers sa notice)
++* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
++* Constats d’état, valeurs d’assurance
++* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
++* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
++
++=== Avantages ===
++
++* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
++* Permet une personnalisation logistique précise
++* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
++* Rôle fonctionnel
++
++== Récapitulatif ==
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Table
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Rôle principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Contenu principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cas d’usage
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Avantages
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Évènements
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Biens dans l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planifier et documenter les déplacements de biens
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Biens dans le mouvement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
++)))
++
++
++
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Évènement (mouvement en régie)**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
++
++== Exemples d'usages ==
++
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
++
++
++
++
++
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
++
++

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