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Gérer les évènements

Version 16.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 13:23

Version 4.5.19 et ultérieures

 

Des tables interconnectées

La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​

Tables principales​ :

  • Table des événements​
  • Table des biens dans l’évènement​
  • Table des mouvements​
  • Table des biens dans le mouvement​

Tables complémentaires (optionnelles)​ :

  • Table des colis​
  • Table du matériel​

L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​

Évènements

Rôle fonctionnel​

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​

Contenu principal​

  • Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
  • Organisme(s) impliqué(s)​
  • Dates (prévisionnelles, réelles)​
  • Description, responsables​
  • Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​

Liens​

  • Rattache une ou plusieurs notices de biens​
  • Peut contenir plusieurs mouvements​

Avantages​

  • Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
  • Permet le suivi transversal des opérations​
  • Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

Cas d’usage

Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
Préparer un prêt à une autre institution​
Gérer une exposition itinérante​
Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
Préparer un dépôt de plainte​
Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 

Biens dans l'évènement

Rôle fonctionnel​

Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​

Contenu principal​

  • Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
  • Dimensions pour emballage (si différentes)​
  • Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
  • Commentaire logistique ou scénographique​
  • Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​

Liens​

  • Dépend directement de la table Évènement​
  • Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
  • Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​

Avantages​

  • Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
  • Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
  • Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 

Mouvements

Rôle fonctionnel​

Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​

Contenu principal​

  • Type : sortie ou entrée​
  • Date prévue / glissement de date​
  • Emplacement de départ et d’arrivée​
  • Transporteur / commentaires​
  • États de préparation et d’exécution​
  • Documents générés (fiche, bordereau…)​

Liens​

  • Rattachée à un événement​
  • Contient des biens dans le mouvement​
  • Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​

Avantages​

  • Assure la traçabilité complète des déplacements​
  • Automatise la mise à jour des localisations temporaires

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
Imprimer les bordereaux de transport​
Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
Gérer les délais glissants​
Suivre la progression logistique d’un événement 

Biens dans le mouvement

Rôle fonctionnel

Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.

Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.

Contenu principal

  • Bien transporté (lien vers sa notice)
  • Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
  • Constats d’état, valeurs d’assurance
  • Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)

Liens

  • Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
  • Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés

Avantages

  • Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
  • Permet une personnalisation logistique précise
  • Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
  • Rôle fonctionnel

Récapitulatif

Table​

Rôle principal​

Contenu principal​

Cas d’usage​

Avantages​

Évènements​

Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​

Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​

Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​

Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​

Biens dans l’évènement​

Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​

Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​

Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​

Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​

Mouvements​

Planifier et documenter les déplacements de biens​

Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​

Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​

Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​

Biens dans le mouvement​

Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​

Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​

Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​

Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé

Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

  • La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
  • L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.

Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

Critère​

Relocalisation​

Évènement (mouvement en régie)​

Objectif principal​

Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​

Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​

Niveau de gestion​

Simple, opérationnel (changement de place)​

Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​

Niveau de détail​

Basique (qui, quand, où, commentaire)​

Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​

Planification​

Non (action immédiate)​

Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​

Suivi de l’historique​

Historique des emplacements (table des récolements)​

Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​

Impact sur l’emplacement du bien​

Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​

Seule la localisation temporaire est mise à jour​

Utilisé pour​

Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​

Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​

Personnes concernées​

Gestionnaires de collection, régisseurs​

Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​

Partage d’information​

Limité, peu visible dans les interfaces projets​

Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation

Exemples d'usages

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.

Situation​

Relocalisation​

Évènement + Mouvement​

Déplacement ponctuel sans formalité​

✅ Adaptée, simple, immédiate​

❌ Trop lourd, non adapté​

Correction d’emplacement​

✅ Recommandée pour gestion quotidienne​

❌​

Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​

✅ (sans historisation complexe)​

❌​

Suivi structuré et documenté d’un déplacement​

❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​

✅ Suivi via évènement + bordereaux​

Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​

❌ Non conforme pour traçabilité​

✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​

Expositions permanentes​

⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​

✅ Si présence de logistique ou multiples objets​

Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​

❌ Non adapté à la gestion collaborative​

✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​

Traitement de conservation / restauration / analyse​

❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​

✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​

Mise à disposition sur place (consultation interne)​

✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​

✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​

Chantier des collections / Post-récolement​

❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​

✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​

Transfert entre sites / entre réserves​

❌ Risque de perte de traçabilité​

✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​