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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:01
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 13:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,19 +1,19 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
6 +Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 7  Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 8  
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= A quoi servent les évènements ? =
13 += Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14 14  
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
15 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora :
16 +La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17 17  
18 18  * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 19  * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
... ... @@ -22,22 +22,8 @@
22 22  
23 23  Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 24  
25 -== Cas d’usage ==
25 +Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
26 26  
27 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
28 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
29 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
30 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
31 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
32 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
33 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
34 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
35 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
36 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
37 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
38 -
39 -== Récapitulatif ==
40 -
41 41  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
42 42  **Table​**
43 43  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
... ... @@ -50,7 +50,7 @@
50 50  **Avantages​**
51 51  )))
52 52  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 -Évènements​
39 +**Évènements​**
54 54  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
55 55  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
56 56  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -61,7 +61,7 @@
61 61  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
62 62  )))
63 63  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
64 -Biens dans l’évènement​
50 +**Biens dans l’évènement​**
65 65  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
66 66  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
67 67  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -72,7 +72,7 @@
72 72  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
73 73  )))
74 74  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
75 -Mouvements​
61 +**Mouvements​**
76 76  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
77 77  Planifier et documenter les déplacements de biens​
78 78  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -83,7 +83,7 @@
83 83  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
84 84  )))
85 85  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 -Biens dans le mouvement​
72 +**Biens dans le mouvement​**
87 87  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 88  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
89 89  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -93,9 +93,62 @@
93 93  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 94  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
95 95  )))
82 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
96 96  
85 +>(% class="small" %)**Cas d’usage :**
97 97  
87 +>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
98 98  
89 += Comment gérer les évènements dans Flora ? =
90 +
91 +Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion suit un enchaînement structuré qui assure la cohérence entre l’évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
92 +
93 +Les principales étapes sont :
94 +
95 +1. (((
96 +**Créer l’évènement**
97 +
98 +* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
99 +)))
100 +1. (((
101 +**Rattacher les œuvres à l’évènement**
102 +
103 +* Sélectionner les biens concernés.
104 +* (((
105 +Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
106 +
107 +* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
108 +* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
109 +)))
110 +)))
111 +1. (((
112 +**Planifier les mouvements**
113 +
114 +* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
115 +* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
116 +)))
117 +1. (((
118 +**Rattacher les œuvres aux mouvements**
119 +
120 +* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
121 +* (((
122 +Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
123 +
124 +* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
125 +* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
126 +)))
127 +)))
128 +1. (((
129 +**Suivre les mouvements et l’évènement**
130 +
131 +* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
132 +* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
133 +* Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
134 +)))
135 +
136 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
99 99  = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
100 100  
101 101  Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
... ... @@ -103,7 +103,7 @@
103 103  * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
104 104  * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
105 105  
106 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
145 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet **une gestion structurée et collaborative**.
107 107  
108 108  == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
109 109  
... ... @@ -269,49 +269,6 @@
269 269  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
270 270  )))
271 271  
272 -
273 -
274 -= Cycle de gestion d'un évènement =
275 -
276 -Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
277 -
278 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -== Création de l’événement ==
282 -
283 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
284 -
285 -(% class="box successmessage" %)
286 -(((
287 -Bonnes pratiques :
288 -
289 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
290 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
291 -)))
292 -
293 -== Rattachement des œuvres ==
294 -
295 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
296 -
297 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
298 -
299 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
300 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
301 -
302 -== Planification des mouvements ==
303 -
304 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
305 -
306 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
307 -
308 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
309 -
310 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
311 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
312 -
313 -
314 -
315 315  
316 316  )))
317 317  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -319,7 +319,7 @@
319 319  (((
320 320  **Sommaire**
321 321  
322 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
318 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
323 323  )))
324 324  
325 325  (% class="box" %)
... ... @@ -326,13 +326,9 @@
326 326  (((
327 327  **Aller plus loin**
328 328  
329 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome]]
325 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
326 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
330 330  )))
331 -
332 -(% class="box" %)
333 -(((
334 -**Icônes principales**
335 335  )))
336 -)))
337 337  
338 338  
1756124115975-963.png
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