Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:49
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:20
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,10 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement n’est pas seulement une fiche administrative : c’est la** **colonne vertébrale qui relie œuvres, mouvements, documents et acteurs d’un projet.
7 -Qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’une restauration ou d’un chantier des collections, **l’évènement centralise toutes les informations utiles et facilite la coordination entre services.**
8 -Les différentes tables associées (évènements, biens, mouvements, colis, matériels…) permettent de documenter chaque étape : de la sélection des œuvres à leur retour, en passant par la logistique de transport.
9 -Cette structuration garantit une traçabilité complète, depuis la préparation d’un projet jusqu’à son archivage.
6 +
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
... ... @@ -163,18 +163,20 @@
163 163  * Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
164 164  * Rôle fonctionnel
165 165  
163 +
164 +
166 166  == Récapitulatif ==
167 167  
168 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
169 -**Table​**
170 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
171 -**Rôle principal​**
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
173 -**Contenu principal​**
174 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
175 -**Cas d’usage​**
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
177 -**Avantages​**
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Table​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Rôle principal​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Contenu principal​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +Cas d’usage​
175 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +Avantages​
178 178  )))
179 179  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 180  Évènements​
... ... @@ -220,227 +220,7 @@
220 220  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 221  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
222 222  )))
223 -
224 -
225 -
226 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
227 -
228 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
229 -
230 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
231 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
232 -
233 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
234 -
235 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
236 -
237 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
238 -
239 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
240 -**Critère​**
241 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
242 -**Relocalisation​**
243 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
244 -**Évènement (mouvement en régie)​**
245 245  )))
246 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 -Objectif principal​
248 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
249 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
250 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
252 -)))
253 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 -Niveau de gestion​
255 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
256 -Simple, opérationnel (changement de place)​
257 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
259 -)))
260 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 -Niveau de détail​
262 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
263 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
264 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
266 -)))
267 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
268 -Planification​
269 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
270 -Non (action immédiate)​
271 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
272 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
273 -)))
274 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
275 -Suivi de l’historique​
276 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
277 -Historique des emplacements (table des récolements)​
278 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
279 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
280 -)))
281 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
282 -Impact sur l’emplacement du bien​
283 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
284 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
285 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
286 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
287 -)))
288 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
289 -Utilisé pour​
290 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
291 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
292 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
293 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
294 -)))
295 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
296 -Personnes concernées​
297 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
298 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
299 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
300 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
301 -)))
302 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
303 -Partage d’information​
304 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
305 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
306 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
307 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
308 -)))
309 -
310 -== Exemples d'usages ==
311 -
312 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
313 -
314 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
315 -**Situation​**
316 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
317 -**Relocalisation​**
318 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
319 -**Évènement + Mouvement​**
320 -)))
321 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
322 -Déplacement ponctuel sans formalité​
323 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
324 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
325 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
326 -❌ Trop lourd, non adapté​
327 -)))
328 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
329 -Correction d’emplacement​
330 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
331 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
332 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
333 -❌​
334 -)))
335 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
336 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
337 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
338 -✅ (sans historisation complexe)​
339 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
340 -❌​
341 -)))
342 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
343 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
344 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
345 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
346 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
347 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
348 -)))
349 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
350 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
351 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
352 -❌ Non conforme pour traçabilité​
353 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
354 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
355 -)))
356 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
357 -Expositions permanentes​
358 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
359 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
360 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
361 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
362 -)))
363 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
365 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
366 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
367 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
368 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
369 -)))
370 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
371 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
372 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
374 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
375 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
376 -)))
377 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
378 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
379 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
380 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
381 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
382 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
383 -)))
384 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
385 -Chantier des collections / Post-récolement​
386 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
387 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
388 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
389 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
390 -)))
391 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 -Transfert entre sites / entre réserves​
393 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
394 -❌ Risque de perte de traçabilité​
395 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
396 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
397 -)))
398 -
399 -
400 -
401 -= Cycle de gestion d'un évènement =
402 -
403 -Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
404 -
405 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 -
407 -
408 -== Création de l’événement ==
409 -
410 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
411 -
412 -(% class="box successmessage" %)
413 -(((
414 -Bonnes pratiques :
415 -
416 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
417 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
418 -)))
419 -
420 -== Rattachement des œuvres ==
421 -
422 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
423 -
424 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
425 -
426 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
427 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
428 -
429 -== Planification des mouvements ==
430 -
431 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
432 -
433 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
434 -
435 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
436 -
437 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
438 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
439 -
440 -
441 -
442 -
443 -)))
444 444  )))|(% style="width:300px" %)(((
445 445  (% class="box" %)
446 446  (((
... ... @@ -452,8 +452,6 @@
452 452  (% class="box" %)
453 453  (((
454 454  **Aller plus loin**
455 -
456 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome||target="_blank"]]
457 457  )))
458 458  
459 459  (% class="box" %)
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -98.5 KB
Contenu