Dans Flora, un évènement n’est pas seulement une fiche administrative : c’est lacolonne vertébrale qui relie œuvres, mouvements, documents et acteurs d’un projet. Qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’une restauration ou d’un chantier des collections, l’évènement centralise toutes les informations utiles et facilite la coordination entre services. Les différentes tables associées (évènements, biens, mouvements, colis, matériels…) permettent de documenter chaque étape : de la sélection des œuvres à leur retour, en passant par la logistique de transport. Cette structuration garantit une traçabilité complète, depuis la préparation d’un projet jusqu’à son archivage.
Des tables interconnectées
La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
Tables principales :
Table des événements
Table des biens dans l’évènement
Table des mouvements
Table des biens dans le mouvement
Tables complémentaires (optionnelles) :
Table des colis
Table du matériel
L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
Évènements
Rôle fonctionnel
C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
Contenu principal
Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
Organisme(s) impliqué(s)
Dates (prévisionnelles, réelles)
Description, responsables
Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
Liens
Rattache une ou plusieurs notices de biens
Peut contenir plusieurs mouvements
Avantages
Donne une structure logique à toutes les actions de régie
Permet le suivi transversal des opérations
Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
Cas d’usage
Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt Préparer un prêt à une autre institution Gérer une exposition itinérante Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) Organiser une conservation curative et préventive, analyse Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites Gérer des déménagements structurés (avec planification) Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis Préparer un dépôt de plainte Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
Biens dans l'évènement
Rôle fonctionnel
Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
Contenu principal
Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
Dimensions pour emballage (si différentes)
Cartel spécifique, fiche de prêt liée
Commentaire logistique ou scénographique
Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
Liens
Dépend directement de la table Évènement
Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
Avantages
Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
Cas d'usage
Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage Ajouter un cartel ou une légende temporaire Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
Mouvements
Rôle fonctionnel
Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
Contenu principal
Type : sortie ou entrée
Date prévue / glissement de date
Emplacement de départ et d’arrivée
Transporteur / commentaires
États de préparation et d’exécution
Documents générés (fiche, bordereau…)
Liens
Rattachée à un événement
Contient des biens dans le mouvement
Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
Avantages
Assure la traçabilité complète des déplacements
Automatise la mise à jour des localisations temporaires
Cas d'usage
Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres Imprimer les bordereaux de transport Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation Gérer les délais glissants Suivre la progression logistique d’un événement
Biens dans le mouvement
Rôle fonctionnel
Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?
Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison
Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
Critère
Relocalisation
Évènement (mouvement en régie)
Objectif principal
Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
Planification
Non (action immédiate)
Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
Suivi de l’historique
Historique des emplacements (table des récolements)
Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
Impact sur l’emplacement du bien
Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
Seule la localisation temporaire est mise à jour
Utilisé pour
Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
Personnes concernées
Gestionnaires de collection, régisseurs
Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
Partage d’information
Limité, peu visible dans les interfaces projets
Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
Exemples d'usages
Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
Situation
Relocalisation
Évènement + Mouvement
Déplacement ponctuel sans formalité
✅ Adaptée, simple, immédiate
❌ Trop lourd, non adapté
Correction d’emplacement
✅ Recommandée pour gestion quotidienne
❌
Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
✅ (sans historisation complexe)
❌
Suivi structuré et documenté d’un déplacement
❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
✅ Suivi via évènement + bordereaux
Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
❌ Non conforme pour traçabilité
✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
Expositions permanentes
⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
✅ Si présence de logistique ou multiples objets
Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
❌ Non adapté à la gestion collaborative
✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
Traitement de conservation / restauration / analyse
❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
Mise à disposition sur place (consultation interne)
✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
Chantier des collections / Post-récolement
❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
Cycle de gestion d'un évènement
Création de l’événement
C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
Bonnes pratiques :
Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
Rattachement des œuvres
Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
Planification des mouvements
On crée ensuite une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Rattachement des œuvres aux mouvements
Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
