Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32

From 11.1 to 10.1 From 19.1 to 18.1

Depuis la version 18.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:33

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 11.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 12:05

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 1 suppressions)
- 1756121203246-713.png

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,12 +3,6 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
--)))
--
--(((
--= Des tables interconnectées =
--
  La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
  **Tables principales** :
@@ -24,14 +24,16 @@
  * Table du matériel
  **L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++)))
--== Évènements ==
++(((
++= Table des évènements =
--=== Rôle fonctionnel ===
++== Rôle fonctionnel ==
  C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
--=== Contenu principal ===
++== Contenu principal ==
  * Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
  * Organisme(s) impliqué(s)
@@ -39,18 +39,18 @@
  * Description, responsables
  * Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--=== Liens ===
++== Liens ==
  * Rattache une ou plusieurs notices de biens
  * Peut contenir plusieurs mouvements
--=== Avantages ===
++== Avantages ==
  * Donne une structure logique à toutes les actions de régie
  * Permet le suivi transversal des opérations
  * Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--=== Cas d’usage ===
++== Cas d’usage ==
  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
  >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
@@ -64,55 +64,14 @@
  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--== Biens dans l'évènement ==
++= Table des biens dans l'évènement =
--=== Rôle fonctionnel ===
++== Rôle fonctionnel ==
  Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
++== Contenu principal ==
--• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
--
--Exemples classiques de types :
--
--•Exposition
--
--•Exposition itinérante
--
--•Prêt hors exposition
--
--•Activité
--
--•Vente
--
--•Dépôt
--
--•Déménagement
--
--•Traitement de conservation et analyse,
--
--•Commission,
--
--•etc.
--
--* Sous-type
--
--Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
--
--Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
--
--* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
--* Prêt : prêt à une autre institution
--* Catégorie
--
--La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
--
--Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
--
--
--=== Contenu principal ===
--
  * Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
  * Dimensions pour emballage (si différentes)
  * Cartel spécifique, fiche de prêt liée
@@ -119,19 +119,19 @@
  * Commentaire logistique ou scénographique
  * Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--=== Liens ===
++== Liens ==
  * Dépend directement de la table Évènement
  * Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
  * Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--=== Avantages ===
++== Avantages ==
  * Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
  * Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
  * Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--=== Cas d'usage ===
++== Cas d'usage ==
  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
  >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
@@ -139,13 +139,13 @@
  >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
--== Mouvements ==
++= Table des mouvements =
--=== Rôle fonctionnel ===
++== Rôle fonctionnel ==
  Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
--=== Contenu principal ===
++== Contenu principal ==
  * Type : sortie ou entrée
  * Date prévue / glissement de date
@@ -154,20 +154,21 @@
  * États de préparation et d’exécution
  * Documents générés (fiche, bordereau…)
--=== Liens ===
++== Liens ==
  * Rattachée à un événement
  * Contient des biens dans le mouvement
  * Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
--=== Avantages ===
++== Avantages ==
  * Assure la traçabilité complète des déplacements
  * Automatise la mise à jour des localisations temporaires
--=== Cas d'usage ===
++== Cas d'usage  ==
  >(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++>
  >(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
  >(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
  >(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
@@ -174,310 +174,6 @@
  >(% class="small" %)Gérer les délais glissants
  >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
--== Biens dans le mouvement ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
--
--Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Bien transporté (lien vers sa notice)
--* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
--* Constats d’état, valeurs d’assurance
--* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
--* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
--
--=== Avantages ===
--
--* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
--* Permet une personnalisation logistique précise
--* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
--* Rôle fonctionnel
--
--== Récapitulatif ==
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Table**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Rôle principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Contenu principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Cas d’usage**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Avantages**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Évènements
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans l’évènement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planifier et documenter les déplacements de biens
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans le mouvement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
--)))
--
--
--
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
--
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
--
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
--
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
--
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
--
--== Exemples d'usages ==
--
--Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Situation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + Mouvement**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Déplacement ponctuel sans formalité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Adaptée, simple, immédiate
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Trop lourd, non adapté
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Correction d’emplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandée pour gestion quotidienne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ (sans historisation complexe)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi structuré et documenté d’un déplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Suivi via évènement + bordereaux
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non conforme pour traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Expositions permanentes
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si présence de logistique ou multiples objets
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non adapté à la gestion collaborative
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traitement de conservation / restauration / analyse
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à disposition sur place (consultation interne)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Chantier des collections / Post-récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transfert entre sites / entre réserves
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Risque de perte de traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
--)))
--
--
--
--= Cycle de gestion d'un évènement =
--
--Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
--
--
--[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Création de l’événement ==
--
--C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--)))
--
--== Rattachement des œuvres ==
--
--Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
--
--Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
--
--* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
--* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
--
--== Planification des mouvements ==
--
--On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
--
--== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
--
--Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
--
--* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
--* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -485,7 +485,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)

1756121203246-713.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-98.5 KB

Contenu

Modifications pour le document Gérer les évènements

Résumé

Détails

Rechercher

Navigation