Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,6 +3,12 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
++
++)))
++
++(((
++= Des tables interconnectées =
++
  La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
  **Tables principales** :
@@ -18,16 +18,14 @@
  * Table du matériel
  **L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
--)))
--(((
--= Table des évènements =
++== Évènements ==
--== Rôle fonctionnel ==
++=== Rôle fonctionnel ===
  C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
--== Contenu principal ==
++=== Contenu principal ===
  * Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
  * Organisme(s) impliqué(s)
@@ -35,18 +35,18 @@
  * Description, responsables
  * Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--== Liens ==
++=== Liens ===
  * Rattache une ou plusieurs notices de biens
  * Peut contenir plusieurs mouvements
--== Avantages ==
++=== Avantages ===
  * Donne une structure logique à toutes les actions de régie
  * Permet le suivi transversal des opérations
  * Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--== Cas d’usage ==
++=== Cas d’usage ===
  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
  >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
@@ -60,14 +60,55 @@
  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--= Table des biens dans l'évènement =
++== Biens dans l'évènement ==
--== Rôle fonctionnel ==
++=== Rôle fonctionnel ===
  Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--== Contenu principal ==
++Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
++• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
++
++Exemples classiques de types :
++
++•Exposition
++
++•Exposition itinérante
++
++•Prêt hors exposition
++
++•Activité
++
++•Vente
++
++•Dépôt
++
++•Déménagement
++
++•Traitement de conservation et analyse,
++
++•Commission,
++
++•etc.
++
++* Sous-type
++
++Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
++
++Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
++
++* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
++* Prêt : prêt à une autre institution
++* Catégorie
++
++La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
++
++Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
++
++
++=== Contenu principal ===
++
  * Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
  * Dimensions pour emballage (si différentes)
  * Cartel spécifique, fiche de prêt liée
@@ -74,19 +74,19 @@
  * Commentaire logistique ou scénographique
  * Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--== Liens ==
++=== Liens ===
  * Dépend directement de la table Évènement
  * Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
  * Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--== Avantages ==
++=== Avantages ===
  * Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
  * Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
  * Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--== Cas d'usage ==
++=== Cas d'usage ===
  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
  >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
@@ -94,13 +94,13 @@
  >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
--= Table des mouvements =
++== Mouvements ==
--== Rôle fonctionnel ==
++=== Rôle fonctionnel ===
  Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
--== Contenu principal ==
++=== Contenu principal ===
  * Type : sortie ou entrée
  * Date prévue / glissement de date
@@ -109,21 +109,20 @@
  * États de préparation et d’exécution
  * Documents générés (fiche, bordereau…)
--== Liens ==
++=== Liens ===
  * Rattachée à un événement
  * Contient des biens dans le mouvement
  * Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
--== Avantages ==
++=== Avantages ===
  * Assure la traçabilité complète des déplacements
  * Automatise la mise à jour des localisations temporaires
--== Cas d'usage  ==
++=== Cas d'usage ===
  >(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
-->
  >(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
  >(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
  >(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
@@ -130,6 +130,310 @@
  >(% class="small" %)Gérer les délais glissants
  >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
++== Biens dans le mouvement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
++
++Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien transporté (lien vers sa notice)
++* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
++* Constats d’état, valeurs d’assurance
++* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
++* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
++
++=== Avantages ===
++
++* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
++* Permet une personnalisation logistique précise
++* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
++* Rôle fonctionnel
++
++== Récapitulatif ==
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Table**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Rôle principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Contenu principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Cas d’usage**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Avantages**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Évènements
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Biens dans l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planifier et documenter les déplacements de biens
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Biens dans le mouvement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
++)))
++
++
++
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement (mouvement en régie)**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
++
++== Exemples d'usages ==
++
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
++
++
++
++= Cycle de gestion d'un évènement =
++
++Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
++
++
++[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Création de l’événement ==
++
++C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++
++* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
++)))
++
++== Rattachement des œuvres ==
++
++Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
++
++Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
++
++* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
++* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
++
++== Planification des mouvements ==
++
++On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
++
++== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
++
++Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
++
++* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
++* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -137,7 +137,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)

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