Gérer les demandes de travaux

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

Dans Flora, une demande de travaux correspond à un** dossier regroupant une sollicitation externe** portant sur des **opérations à effectuer** sur des **biens** ou des **fichiers photographiques** : numérisations, tirages, reproduction, etc.

)))

(((

= Comprendre les demandes de travaux =

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12

Les **demandes de travaux** constituent dans Flora un outil dédié à la **centralisation**, au **suivi** et à la **documentation** de toutes les sollicitations portant sur des biens ou des fichiers photographiques.

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Chaque demande prend la forme d’un **dossier unique** regroupant l’ensemble des informations nécessaires à son traitement : nature de l’intervention, biens concernés, demandeur, dates clés, livrables et état d’avancement.

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Ce module offre une **traçabilité complète** du processus : qui a formulé la demande, pour quel usage, à quelle date, et comment elle a été traitée.

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Il structure le circuit de traitement entre les différents services, **documentation** (qualification de la demande), **laboratoire** (réalisation), puis **comptabilité** (facturation éventuelle), tout en assurant le suivi des étapes, les liens aux notices, l’archivage et, le cas échéant, la facturation.

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19

En centralisant ces informations, les demandes de travaux facilitent le pilotage interne et garantissent la conservation d’un **historique clair et exploitable**, permettant notamment d’**établir des statistiques** sur les sollicitations concernant la collection.

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Les demandes de travaux permettent :

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* **d’enregistrer une demande extérieure** (chercheur, étudiant, institution, service interne, mécène, journaliste, etc.) ;

24

* **de centraliser les éléments liés à cette demande** (biens concernés, fichiers associés, contraintes d’usage, description de la demande) ;

25

* **de suivre l’avancement** du traitement (demande reçue, en cours, livrée, close) ;

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* **de conserver un historique pérenne**, utile pour les statistiques, les bilans ou les demandes récurrentes ;

27

* **de documenter les usages** : utilisation scientifique, publication, communication interne, médiation, etc.

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>(% class="small" %)Exemples d'usage :

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>(% class="small" %)Fourniture d’une image à un chercheur pour une thèse ou une étude scientifique.

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33

>(% class="small" %)Demande de numérisation d'un document d'archive lié à un bien pour étude interne.

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>(% class="small" %)Demande d'image par un journaliste pour illustrer un article ou un reportage.

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>(% class="small" %)Demande d'un PDF de notice complète par un étudiant pour préparer un exposé universitaire.

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>(% class="small" %)Demande d'un visuel par la boutique du musée pour créer un produit dérivé.

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>(% class="small" %)Demande d'un dossier scientifique numérisé par un chercheur numérisé par un chercher étranger qui ne peut pas se déplacer

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43

>(% class="small" %)Demande de tirage d'une photographie ancienne déjà numérisée, destinée à un particulier

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= Créer une demande de travaux =

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47

== Accéder au formulaire de saisie ==

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Dans l’espace de travail **Gérer**, ouvrez le menu **Travaux**, puis sélectionnez le sous-menu **Saisie**.

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51

[[Saisie d'une nouvelle demande>>image:1763995471159-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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53

== Renseigner les informations générales (Codification) ==

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Cette première partie permet d’identifier clairement la demande et son demandeur.

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**Éléments essentiels à compléter :**

58

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* **Intitulé de la demande** (titre court et explicite).

60

* **Nom du demandeur** : saisi en texte libre dans le champ //Nom// ou via le champ de lien //Fiche Clien//t vers une **fiche Personne** existante.

61

* **Coordonnées du demandeur** : adresse, téléphone, e-mail.

62

* **Date de la demande** : date à laquelle la demande est effectuée

63

* **Date butoir** : échéance souhaitée.

64

* **Usage prévu** : contexte d’utilisation indiqué par le demandeur (publication, étude, communication, etc.).

65

66

[[Saisie des informations générales>>image:1756797101066-684.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

67

68

== Définir les modalités de facturation ==

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70

Cette section permet d’enregistrer les éléments administratifs nécessaires au suivi financier.

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72

**Informations possibles :**

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* **Type de facturation** : gratuit, facturable, forfait, etc.

75

* **Date de facturation** : lorsqu’une facture a été émise.

76

* **Date de paiement** : lorsqu’un règlement a été reçu.

77

* **Date de relance** : si un rappel doit être effectué.

78

79

[[Saisie des modalités de facturation>>image:1763996190170-108.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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81

== Décrire les travaux à réaliser ==

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83

La zone **Travaux** repose sur un **bloc duplicable**, permettant d’ajouter autant de lignes de travail que nécessaire dans une même demande.

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85

Pour **chaque travail**, vous pouvez renseigner :

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87

* **Type de travail** : tirage, numérisation, export etc.

88

* **Quantité** : nombre d’exemplaires.

89

* **Prix unitaire** : si facturation applicable.

90

* **Support / format** : papier, fichier numérique, format A4, haute définition, etc.

91

* **Suivi d’avancement** : état du travail dans son propre cycle (à traiter, en cours, terminé).

92

* **Lien avec un bien ou une photographie** : rattachement précis pour tracer la source.

93

94

Ce découpage permet de gérer des demandes complexes comprenant plusieurs opérations distinctes.

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[[Description d'un travail>>image:1756797701332-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

97

98

== Suivre l’état global de la demande ==

99

100

La dernière section regroupe les informations liées au **statut global** du dossier.

101

102

Elle permet d'indiquer l'**état d'avancement** de la demande : validée, transmise au laboratoire, à facturer, à payer etc

103

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(% style="background-color:transparent" %)Ce suivi permet de connaître à tout moment l’avancement général de la demande, indépendamment du détail de chaque travail.

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106

[[Suivi de l'état d'avancement de la demande>>image:1763996472267-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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109

Le suivi global d’une demande dans Flora repose sur une **liste d’états prédéfinis**, chacun associé à un **numéro d’étape**.

110

Ce numéro correspond au **processus métier standard** du service photo/laboratoire, depuis la réception de la demande jusqu’au classement final.

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112

Chaque numéro représente une **étape du circuit**, et **chaque étape peut comporter plusieurs états d’avancement possibles**.

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Ainsi, l’utilisateur sélectionne l’état correspondant à l’avancement réel de la demande, tout en conservant la logique du workflow général.

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Voici le tableau de référence :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 241px;" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 119px;" %)Liste Etat d'avancement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**

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|(% style="width:241px" %)**1. Réception de la demande**|(% style="width:119px" %)Non Validée|La demande est reçue, qu’elle soit **interne** (service du musée) ou **externe** (partenaire, public, institution).

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|(% style="width:241px" %)**2. Qualification**|(% style="width:119px" %)Validée|Le **service documentation** analyse et saisie la demande dans **Flora**. Il précise les besoins, vérifie les droits et la faisabilité.

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|(% style="width:241px" %)**3. Transmission au laboratoire et réalisation des travaux**|(% style="width:119px" %)(((

Transmis au labo

Labo à viser

Labo visé

)))|(((

La demande est transmise au **labo**, qui la planifie, la prépare et l'exécute

128

)))

129

|(% style="width:241px" %)**4. Contrôle et précisions**|(% style="width:119px" %)(((

130

Transmis à l'inventaire

)))|(((

Etape intermédiaire en cas de contrôle ou de compléments à apporter sur les notices.

135

)))

136

|(% style="width:241px" %)**5. Clôture technique**|(% style="width:119px" %)Expédiée|Les travaux sont envoyés au demandeur.

137

|(% style="width:241px" %)**6. Expédition et comptabilité**|(% style="width:119px" %)(((

A facturer

A payer

Payé

)))|Étapes de suivi administratif et comptable : émission de la facture, suivi du règlement, validation du paiement.

144

|(% style="width:241px" %)**7. Classement final**|(% style="width:119px" %)(((

145

A classer

146

147

A classer demande annulée

148

)))|(((

149

La demande est clôturée et **archivée** dans Flora.

150

151

Ou la demande est close suite à un abandon.

152

)))

153

154

== (% style="background-color:transparent; font-family:inherit; font-size:max(20px, min(24px, 12.8889px + 0.925926vw))" %)Enregistrer la notice(%%) ==

155

156

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur **Enregistrer** pour créer définitivement la demande de travaux et lancer son suivi.

157

158

= Paramétrer les types de travaux et leurs tarifs =

159

160

== Ajouter un nouveau type de travail ==

161

162

1. Cliquez sur le **+ du champ //Type de travail//** dans la grille de saisie d’une demande.

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1. **Renseignez l’intitulé** (ex. : //Tirage photo A3//, //Numérisation HD//, //Copie papier//).

164

1. **Indiquez le tarif unitaire** associé.

165

1. Enregistrer

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167

Lors de la saisie d’une demande :

168

169

* le **prix unitaire** est automatiquement repris dans la notice,

170

* il est ensuite **multiplié par la quantité** pour calculer automatiquement le **coût total** du travail.

171

172

[[//Créer un nouveau type de travail //>>image:1756798256744-997.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

173

174

175

[[//Saisie des données//>>image:1756798303358-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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177

178

[[//Résultat dans la notice de la demande//>>image:1756798416951-917.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

179

180

181

[[//Calcul automatique du montant total de la demande//>>image:1756798487501-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

184

== Modifier ou supprimer un type de travail ==

185

186

Si vous souhaitez modifier ou supprimer un type de travail, vous pouvez accéder aux notices depuis l’espace de travail **Administration**.

187

188

1. **Accédez** à l’espace de travail //Administration //puis au menu// Recherche//

189

1. (((

190

**Lancez une recherche** avec les paramètres :

191

192

* **Source** : Musée

193

* **Table** : //Types de travaux//

194

)))

195

1. La liste complète des types déjà créés s’affiche.

196

1. **Ouvrez la notice** du type que vous souhaitez corriger.

1. (((

Depuis la notice :

* **Modifiez** les informations (intitulé, tarif, commentaire…),

201

* ou **supprimez** le type.

202

)))

203

204

(% class="box warningmessage" %)

205

(((

206

Attention : vérifiez d’abord que le type de travail n’est rattaché à aucune demande avant de le supprimer.

207

)))

208

209

[[//Choix de la source et de la table//>>image:1756798609943-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[//Recherche de tous les types de travaux//>>image:1756798636052-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

214

215

[[//Liste de résultats //>>image:1756798660943-486.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

218

[[//Notice type de travail //>>image:1756801218850-616.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

= Suivre les demandes de travaux =

222

223

== Effectuer des recherches sur les demandes de travaux ==

224

225

Pour rechercher une demande de travaux :

226

227

1. Ouvrez le menu **Travaux**, puis le sous-menu **Recherche**.

228

1. Choisissez le mode de recherche adapté : **simple** ou **avancée.**

229

230

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 166px;" %)**Type de recherche**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 256px;" %)**Utilisation**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critères disponibles**

231

|(% style="width:166px" %)**Recherche simple**|(% style="width:256px" %)Filtrer rapidement les demandes en cours.|(((

232

(% class="mark small" %)**Avant la version 4.7**(%%) : Case à cocher **En cours** pour afficher uniquement les demandes non classées.

233

234

(% class="small mark" %)**À partir de la version 4.7**(%%) : écran identique à la recherche simple standard de Flora, avec possibilité de filtrer directement par **état d’avancement**.

235

)))

236

|(% style="width:166px" %)**Recherche avancée**|(% style="width:256px" %)Affiner vos résultats selon plusieurs paramètres.|(((

* Date de demande

* Demandeur

* Statut

* Type de travail

* Facturable / non facturable

242

)))

243

244

[[//Exemple de recherche simple avant la 4.7 sur les demandes en cours//>>image:1756800741114-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

245

246

[[//Exemple de recherche simple après la 4.7 sur les demandes dont l'état est "à payer"//>>image:1760002417313-785.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

Une fois la recherche effectuée, vous accédez à la **liste de résultats** :

250

251

* Par défaut, les demandes sont **triées par date décroissante**, les plus récentes apparaissant en premier.

252

* Chaque ligne est accompagnée d’une **pastille de couleur** indiquant l’**état d’avancement** de la demande.

253

254

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

255

|(((

256

(% style="color:#e67e22" %)Orange

257

)))|demande en préparation

258

|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|demande en cours de traitement

259

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Gris|demande clôturée

260

261

[[//Liste de résultats des demandes de travaux//>>image:1756800867875-986.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

262

263

== Accéder aux demandes de travaux liées à un bien ou à une photo ==

264

265

Depuis les notices **Biens** ou **Photos**, vous pouvez accéder directement aux demandes de travaux qui leur sont associées grâce aux **liens inverses** situés en bas de la notice.

266

Ces liens affichent automatiquement toutes les demandes dans lesquelles le bien ou la photographie est utilisé, permettant d’ouvrir en un clic la notice correspondante de la demande de travaux.

267

268

C’est un moyen rapide d’obtenir l’historique complet des sollicitations liées à un objet ou à un fichier.

269

270

[[Demande de travaux depuis une notice bien>>image:1763999764191-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

[[Demande de travaux depuis une notice photo>>image:1763999809379-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

273

274

== Consulter les demandes de travaux d’un demandeur ==

275

276

Si, dans une demande de travaux, vous avez utilisé le champ **Fiche client** pour sélectionner une notice **Personne**, alors toutes les demandes associées à ce demandeur sont automatiquement visibles depuis la notice de cette personne.

277

278

En bas de la notice Personne, les **liens inverses** affichent la liste de toutes les demandes de travaux dans lesquelles cette fiche client est utilisée.

279

Cela permet d’accéder en un clic à chaque demande, et d’obtenir l’historique complet des sollicitations faites par ce demandeur.

280

281

[[image:1764000150102-851.png]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

286