Code source wiki de Gérer les demandes de travaux
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 17:03
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures ** |
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1.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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18.1 | 6 | Dans Flora, une demande de travaux correspond à un** dossier regroupant une sollicitation externe** portant sur des **opérations à effectuer** sur des **biens** ou des **fichiers photographiques** : numérisations, tirages, reproduction, etc. |
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3.1 | 7 | ))) |
| 8 | |||
| 9 | ((( | ||
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17.1 | 10 | = Comprendre les demandes de travaux = |
| 11 | |||
| 12 | Les **demandes de travaux** constituent dans Flora un outil dédié à la **centralisation**, au **suivi** et à la **documentation** de toutes les sollicitations portant sur des biens ou des fichiers photographiques. | ||
| 13 | Chaque demande prend la forme d’un **dossier unique** regroupant l’ensemble des informations nécessaires à son traitement : nature de l’intervention, biens concernés, demandeur, dates clés, livrables et état d’avancement. | ||
| 14 | |||
| 15 | Ce module offre une **traçabilité complète** du processus : qui a formulé la demande, pour quel usage, à quelle date, et comment elle a été traitée. | ||
| 16 | |||
| 17 | Il structure le circuit de traitement entre les différents services, **documentation** (qualification de la demande), **laboratoire** (réalisation), puis **comptabilité** (facturation éventuelle), tout en assurant le suivi des étapes, les liens aux notices, l’archivage et, le cas échéant, la facturation. | ||
| 18 | |||
| 19 | En centralisant ces informations, les demandes de travaux facilitent le pilotage interne et garantissent la conservation d’un **historique clair et exploitable**, permettant notamment d’**établir des statistiques** sur les sollicitations concernant la collection. | ||
| 20 | |||
| 21 | Les demandes de travaux permettent : | ||
| 22 | |||
| 23 | * **d’enregistrer une demande extérieure** (chercheur, étudiant, institution, service interne, mécène, journaliste, etc.) ; | ||
| 24 | * **de centraliser les éléments liés à cette demande** (biens concernés, fichiers associés, contraintes d’usage, description de la demande) ; | ||
| 25 | * **de suivre l’avancement** du traitement (demande reçue, en cours, livrée, close) ; | ||
| 26 | * **de conserver un historique pérenne**, utile pour les statistiques, les bilans ou les demandes récurrentes ; | ||
| 27 | * **de documenter les usages** : utilisation scientifique, publication, communication interne, médiation, etc. | ||
| 28 | |||
| 29 | >(% class="small" %)Exemples d'usage : | ||
| 30 | |||
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21.1 | 31 | >(% class="small" %)Fourniture d’une image à un chercheur pour une thèse ou une étude scientifique. |
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17.1 | 32 | |
| |
22.1 | 33 | >(% class="small" %)Demande de numérisation d'un document d'archive lié à un bien pour étude interne. |
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21.1 | 34 | |
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24.1 | 35 | >(% class="small" %)Demande d'image par un journaliste pour illustrer un article ou un reportage. |
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21.1 | 36 | |
| |
25.1 | 37 | >(% class="small" %)Demande d'un PDF de notice complète par un étudiant pour préparer un exposé universitaire. |
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24.1 | 38 | |
| 39 | >(% class="small" %)Demande d'un visuel par la boutique du musée pour créer un produit dérivé. | ||
| 40 | |||
| |
25.1 | 41 | >(% class="small" %)Demande d'un dossier scientifique numérisé par un chercheur numérisé par un chercher étranger qui ne peut pas se déplacer |
| |
24.1 | 42 | |
| |
26.1 | 43 | >(% class="small" %)Demande de tirage d'une photographie ancienne déjà numérisée, destinée à un particulier |
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24.1 | 44 | |
| |
26.1 | 45 | = Créer une demande de travaux = |
| |
17.1 | 46 | |
| |
26.1 | 47 | == Accéder au formulaire de saisie == |
| |
17.1 | 48 | |
| |
26.1 | 49 | Dans l’espace de travail **Gérer**, ouvrez le menu **Travaux**, puis sélectionnez le sous-menu **Saisie**. |
| |
19.1 | 50 | |
| |
26.1 | 51 | [[Saisie d'une nouvelle demande>>image:1763995471159-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
19.1 | 52 | |
| |
26.1 | 53 | == Renseigner les informations générales (Codification) == |
| |
3.1 | 54 | |
| |
26.1 | 55 | Cette première partie permet d’identifier clairement la demande et son demandeur. |
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3.1 | 56 | |
| |
26.1 | 57 | **Éléments essentiels à compléter :** |
| |
4.1 | 58 | |
| |
26.1 | 59 | * **Intitulé de la demande** (titre court et explicite). |
| 60 | * **Nom du demandeur** : saisi en texte libre dans le champ //Nom// ou via le champ de lien //Fiche Clien//t vers une **fiche Personne** existante. | ||
| 61 | * **Coordonnées du demandeur** : adresse, téléphone, e-mail. | ||
| 62 | * **Date de la demande** : date à laquelle la demande est effectuée | ||
| 63 | * **Date butoir** : échéance souhaitée. | ||
| 64 | * **Usage prévu** : contexte d’utilisation indiqué par le demandeur (publication, étude, communication, etc.). | ||
| |
4.1 | 65 | |
| |
26.1 | 66 | [[Saisie des informations générales>>image:1756797101066-684.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
4.1 | 67 | |
| |
26.1 | 68 | == Définir les modalités de facturation == |
| |
4.1 | 69 | |
| |
26.1 | 70 | Cette section permet d’enregistrer les éléments administratifs nécessaires au suivi financier. |
| |
4.1 | 71 | |
| |
26.1 | 72 | **Informations possibles :** |
| |
4.1 | 73 | |
| |
26.1 | 74 | * **Type de facturation** : gratuit, facturable, forfait, etc. |
| 75 | * **Date de facturation** : lorsqu’une facture a été émise. | ||
| 76 | * **Date de paiement** : lorsqu’un règlement a été reçu. | ||
| 77 | * **Date de relance** : si un rappel doit être effectué. | ||
| |
4.1 | 78 | |
| |
26.1 | 79 | [[Saisie des modalités de facturation>>image:1763996190170-108.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
4.1 | 80 | |
| |
26.1 | 81 | == Décrire les travaux à réaliser == |
| |
4.1 | 82 | |
| |
26.1 | 83 | La zone **Travaux** repose sur un **bloc duplicable**, permettant d’ajouter autant de lignes de travail que nécessaire dans une même demande. |
| |
4.1 | 84 | |
| |
26.1 | 85 | Pour **chaque travail**, vous pouvez renseigner : |
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4.1 | 86 | |
| |
26.1 | 87 | * **Type de travail** : tirage, numérisation, export etc. |
| 88 | * **Quantité** : nombre d’exemplaires. | ||
| 89 | * **Prix unitaire** : si facturation applicable. | ||
| 90 | * **Support / format** : papier, fichier numérique, format A4, haute définition, etc. | ||
| 91 | * **Suivi d’avancement** : état du travail dans son propre cycle (à traiter, en cours, terminé). | ||
| 92 | * **Lien avec un bien ou une photographie** : rattachement précis pour tracer la source. | ||
| |
4.1 | 93 | |
| |
26.1 | 94 | Ce découpage permet de gérer des demandes complexes comprenant plusieurs opérations distinctes. |
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7.1 | 95 | |
| |
26.1 | 96 | [[Description d'un travail>>image:1756797701332-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 97 | |
| |
26.1 | 98 | == Suivre l’état global de la demande == |
| |
5.1 | 99 | |
| |
26.1 | 100 | La dernière section regroupe les informations liées au **statut global** du dossier. |
| |
5.1 | 101 | |
| |
26.1 | 102 | Elle permet d'indiquer l'**état d'avancement** de la demande : validée, transmise au laboratoire, à facturer, à payer etc |
| |
5.1 | 103 | |
| |
26.1 | 104 | (% style="background-color:transparent" %)Ce suivi permet de connaître à tout moment l’avancement général de la demande, indépendamment du détail de chaque travail. |
| |
5.1 | 105 | |
| |
26.1 | 106 | [[Suivi de l'état d'avancement de la demande>>image:1763996472267-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 107 | |
| 108 | |||
| |
26.1 | 109 | Le suivi global d’une demande dans Flora repose sur une **liste d’états prédéfinis**, chacun associé à un **numéro d’étape**. |
| 110 | Ce numéro correspond au **processus métier standard** du service photo/laboratoire, depuis la réception de la demande jusqu’au classement final. | ||
| |
5.1 | 111 | |
| |
26.1 | 112 | Chaque numéro représente une **étape du circuit**, et **chaque étape peut comporter plusieurs états d’avancement possibles**. |
| 113 | Ainsi, l’utilisateur sélectionne l’état correspondant à l’avancement réel de la demande, tout en conservant la logique du workflow général. | ||
| |
5.1 | 114 | |
| |
26.1 | 115 | Voici le tableau de référence : |
| |
5.1 | 116 | |
| |
28.1 | 117 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 241px;" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 119px;" %)Liste Etat d'avancement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description** |
| 118 | |(% style="width:241px" %)**1. Réception de la demande**|(% style="width:119px" %)Non Validée|La demande est reçue, qu’elle soit **interne** (service du musée) ou **externe** (partenaire, public, institution). | ||
| 119 | |(% style="width:241px" %)**2. Qualification**|(% style="width:119px" %)Validée|Le **service documentation** analyse et saisie la demande dans **Flora**. Il précise les besoins, vérifie les droits et la faisabilité. | ||
| 120 | |(% style="width:241px" %)**3. Transmission au laboratoire et réalisation des travaux**|(% style="width:119px" %)((( | ||
| 121 | Transmis au labo | ||
| |
6.1 | 122 | |
| |
28.1 | 123 | Labo à viser |
| |
5.1 | 124 | |
| |
28.1 | 125 | Labo visé |
| 126 | )))|((( | ||
| 127 | La demande est transmise au **labo**, qui la planifie, la prépare et l'exécute | ||
| 128 | ))) | ||
| 129 | |(% style="width:241px" %)**4. Contrôle et précisions**|(% style="width:119px" %)((( | ||
| 130 | Transmis à l'inventaire | ||
| 131 | |||
| 132 | |||
| 133 | )))|((( | ||
| 134 | Etape intermédiaire en cas de contrôle ou de compléments à apporter sur les notices. | ||
| 135 | ))) | ||
| 136 | |(% style="width:241px" %)**5. Clôture technique**|(% style="width:119px" %)Expédiée|Les travaux sont envoyés au demandeur. | ||
| 137 | |(% style="width:241px" %)**6. Expédition et comptabilité**|(% style="width:119px" %)((( | ||
| 138 | A facturer | ||
| 139 | |||
| 140 | A payer | ||
| 141 | |||
| 142 | Payé | ||
| 143 | )))|Étapes de suivi administratif et comptable : émission de la facture, suivi du règlement, validation du paiement. | ||
| 144 | |(% style="width:241px" %)**7. Classement final**|(% style="width:119px" %)((( | ||
| 145 | A classer | ||
| 146 | |||
| 147 | A classer demande annulée | ||
| 148 | )))|((( | ||
| 149 | La demande est clôturée et **archivée** dans Flora. | ||
| 150 | |||
| 151 | Ou la demande est close suite à un abandon. | ||
| 152 | ))) | ||
| 153 | |||
| 154 | == (% style="background-color:transparent; font-family:inherit; font-size:max(20px, min(24px, 12.8889px + 0.925926vw))" %)Enregistrer la notice(%%) == | ||
| 155 | |||
| |
26.1 | 156 | Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur **Enregistrer** pour créer définitivement la demande de travaux et lancer son suivi. |
| |
6.1 | 157 | |
| |
27.1 | 158 | = Paramétrer les types de travaux et leurs tarifs = |
| |
5.1 | 159 | |
| |
27.1 | 160 | == Ajouter un nouveau type de travail == |
| |
5.1 | 161 | |
| |
28.1 | 162 | 1. Cliquez sur le **+ du champ //Type de travail//** dans la grille de saisie d’une demande. |
| 163 | 1. **Renseignez l’intitulé** (ex. : //Tirage photo A3//, //Numérisation HD//, //Copie papier//). | ||
| 164 | 1. **Indiquez le tarif unitaire** associé. | ||
| 165 | 1. Enregistrer | ||
| |
7.1 | 166 | |
| |
28.1 | 167 | Lors de la saisie d’une demande : |
| |
7.1 | 168 | |
| |
28.1 | 169 | * le **prix unitaire** est automatiquement repris dans la notice, |
| 170 | * il est ensuite **multiplié par la quantité** pour calculer automatiquement le **coût total** du travail. | ||
| |
7.1 | 171 | |
| |
12.1 | 172 | [[//Créer un nouveau type de travail //>>image:1756798256744-997.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 173 | |
| 174 | |||
| |
28.1 | 175 | [[//Saisie des données//>>image:1756798303358-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 176 | |
| 177 | |||
| |
28.1 | 178 | [[//Résultat dans la notice de la demande//>>image:1756798416951-917.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 179 | |
| 180 | |||
| |
28.1 | 181 | [[//Calcul automatique du montant total de la demande//>>image:1756798487501-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 182 | |
| 183 | |||
| |
27.1 | 184 | == Modifier ou supprimer un type de travail == |
| |
7.1 | 185 | |
| |
28.1 | 186 | Si vous souhaitez modifier ou supprimer un type de travail, vous pouvez accéder aux notices depuis l’espace de travail **Administration**. |
| |
7.1 | 187 | |
| |
28.1 | 188 | 1. **Accédez** à l’espace de travail //Administration //puis au menu// Recherche// |
| |
7.1 | 189 | 1. ((( |
| |
28.1 | 190 | **Lancez une recherche** avec les paramètres : |
| |
7.1 | 191 | |
| 192 | * **Source** : Musée | ||
| |
28.1 | 193 | * **Table** : //Types de travaux// |
| |
7.1 | 194 | ))) |
| |
28.1 | 195 | 1. La liste complète des types déjà créés s’affiche. |
| 196 | 1. **Ouvrez la notice** du type que vous souhaitez corriger. | ||
| |
7.1 | 197 | 1. ((( |
| 198 | Depuis la notice : | ||
| 199 | |||
| 200 | * **Modifiez** les informations (intitulé, tarif, commentaire…), | ||
| |
28.1 | 201 | * ou **supprimez** le type. |
| |
7.1 | 202 | ))) |
| 203 | |||
| |
28.1 | 204 | (% class="box warningmessage" %) |
| |
7.1 | 205 | ((( |
| |
28.1 | 206 | Attention : vérifiez d’abord que le type de travail n’est rattaché à aucune demande avant de le supprimer. |
| |
7.1 | 207 | ))) |
| 208 | |||
| |
12.1 | 209 | [[//Choix de la source et de la table//>>image:1756798609943-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 210 | |
| 211 | |||
| |
12.1 | 212 | [[//Recherche de tous les types de travaux//>>image:1756798636052-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 213 | |
| 214 | |||
| |
12.1 | 215 | [[//Liste de résultats //>>image:1756798660943-486.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 216 | |
| |
12.1 | 217 | |
| 218 | [[//Notice type de travail //>>image:1756801218850-616.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 219 | |||
| 220 | |||
| |
28.1 | 221 | = Suivre les demandes de travaux = |
| |
6.1 | 222 | |
| |
28.1 | 223 | == Effectuer des recherches sur les demandes de travaux == |
| |
7.1 | 224 | |
| |
11.1 | 225 | Pour rechercher une demande de travaux : |
| |
7.1 | 226 | |
| |
11.1 | 227 | 1. Ouvrez le menu **Travaux**, puis le sous-menu **Recherche**. |
| 228 | 1. Choisissez le mode de recherche adapté : **simple** ou **avancée.** | ||
| 229 | |||
| |
10.1 | 230 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 166px;" %)**Type de recherche**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 256px;" %)**Utilisation**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Critères disponibles** |
| |
16.1 | 231 | |(% style="width:166px" %)**Recherche simple**|(% style="width:256px" %)Filtrer rapidement les demandes en cours.|((( |
| |
28.1 | 232 | (% class="mark small" %)**Avant la version 4.7**(%%) : Case à cocher **En cours** pour afficher uniquement les demandes non classées. |
| |
16.1 | 233 | |
| |
28.1 | 234 | (% class="small mark" %)**À partir de la version 4.7**(%%) : écran identique à la recherche simple standard de Flora, avec possibilité de filtrer directement par **état d’avancement**. |
| |
16.1 | 235 | ))) |
| |
10.1 | 236 | |(% style="width:166px" %)**Recherche avancée**|(% style="width:256px" %)Affiner vos résultats selon plusieurs paramètres.|((( |
| 237 | * Date de demande | ||
| 238 | * Demandeur | ||
| 239 | * Statut | ||
| 240 | * Type de travail | ||
| 241 | * Facturable / non facturable | ||
| 242 | ))) | ||
| |
7.1 | 243 | |
| |
28.1 | 244 | [[//Exemple de recherche simple avant la 4.7 sur les demandes en cours//>>image:1756800741114-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 245 | |
| |
28.1 | 246 | [[//Exemple de recherche simple après la 4.7 sur les demandes dont l'état est "à payer"//>>image:1760002417313-785.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | Une fois la recherche effectuée, vous accédez à la **liste de résultats** : | ||
| 250 | |||
| |
10.1 | 251 | * Par défaut, les demandes sont **triées par date décroissante**, les plus récentes apparaissant en premier. |
| |
28.1 | 252 | * Chaque ligne est accompagnée d’une **pastille de couleur** indiquant l’**état d’avancement** de la demande. |
| |
7.1 | 253 | |
| |
10.1 | 254 | |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** |
| 255 | |((( | ||
| 256 | (% style="color:#e67e22" %)Orange | ||
| 257 | )))|demande en préparation | ||
| 258 | |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|demande en cours de traitement | ||
| 259 | |(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Gris|demande clôturée | ||
| 260 | |||
| |
28.1 | 261 | [[//Liste de résultats des demandes de travaux//>>image:1756800867875-986.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
7.1 | 262 | |
| |
28.1 | 263 | == Accéder aux demandes de travaux liées à un bien ou à une photo == |
| |
7.1 | 264 | |
| |
28.1 | 265 | Depuis les notices **Biens** ou **Photos**, vous pouvez accéder directement aux demandes de travaux qui leur sont associées grâce aux **liens inverses** situés en bas de la notice. |
| 266 | Ces liens affichent automatiquement toutes les demandes dans lesquelles le bien ou la photographie est utilisé, permettant d’ouvrir en un clic la notice correspondante de la demande de travaux. | ||
| |
7.1 | 267 | |
| |
28.1 | 268 | C’est un moyen rapide d’obtenir l’historique complet des sollicitations liées à un objet ou à un fichier. |
| |
9.1 | 269 | |
| |
28.1 | 270 | [[Demande de travaux depuis une notice bien>>image:1763999764191-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 271 | |
| |
28.1 | 272 | [[Demande de travaux depuis une notice photo>>image:1763999809379-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 273 | |
| |
28.1 | 274 | == Consulter les demandes de travaux d’un demandeur == |
| |
9.1 | 275 | |
| |
28.1 | 276 | Si, dans une demande de travaux, vous avez utilisé le champ **Fiche client** pour sélectionner une notice **Personne**, alors toutes les demandes associées à ce demandeur sont automatiquement visibles depuis la notice de cette personne. |
| |
9.1 | 277 | |
| |
28.1 | 278 | En bas de la notice Personne, les **liens inverses** affichent la liste de toutes les demandes de travaux dans lesquelles cette fiche client est utilisée. |
| 279 | Cela permet d’accéder en un clic à chaque demande, et d’obtenir l’historique complet des sollicitations faites par ce demandeur. | ||
| |
9.1 | 280 | |
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28.1 | 281 | [[image:1764000150102-851.png]] |
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18.1 | 282 | |
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| 285 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 286 | (% class="box" %) | ||
| 287 | ((( | ||
| 288 | **Sommaire** | ||
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8.1 | 289 | |
| 290 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
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3.1 | 291 | ))) |
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| 293 | (% class="box" %) | ||
| 294 | ((( | ||
| 295 | **Aller plus loin** | ||
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8.1 | 296 | |
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28.1 | 297 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] |
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9.1 | 298 | * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome||target="_blank"]] |
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3.1 | 299 | ))) |
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| 301 | (% class="box" %) | ||
| 302 | ((( | ||
| 303 | **Icônes principales** | ||
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8.1 | 304 | |
| 305 | * [[image:1756800349027-207.png||height="30" width="30"]] Ajouter | ||
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12.1 | 307 | * [[image:1756800339462-400.png||height="28" width="29"]] Modifier |
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| 309 | * [[image:1756801256893-511.png]] Supprimer | ||
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