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Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
Depuis la version 3.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18
Commentaire de modification : Update document after refactoring.
À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/22 15:08
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,74 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieurs**
4 4  
5 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 += Qu'est ce qu'exemplariser ? =
6 6  
7 -
8 -)))
6 +Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
7 +Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
9 9  
9 +Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
10 10  
11 +Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
11 11  
13 +* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
14 +* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
12 12  
13 13  = Exemplariser une notice bibliographique =
14 14  
15 -Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
18 +1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
19 +1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
20 +1. (((
21 +Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
16 16  
17 -La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
23 +* la **catégorie de prêt**
24 +* le **site**
25 +* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
26 +* le champ **Nouveauté**
27 +)))
28 +1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
18 18  
19 -A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
30 +(% class="box infomessage" %)
31 +(((
32 +La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
33 +)))
20 20  
21 -[[image:1737720877120-906.png]]
35 +[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 -[[image:1737720997434-999.png]]
24 24  
25 -//Grille de saisie d'exemplaire//
38 +[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 26  
27 -Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
40 += Visualiser et gérer les exemplaires =
28 28  
29 -Remplir les champs et enregistrer la notice.
42 +* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
30 30  
31 -La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>path:/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/8%20Le%20service%20Acquisition/8.G.%20Exemplariser/]]**.
44 +[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 -== Visualiser la notice exemplaire ==
34 34  
35 -Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
47 +* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
36 36  
37 -Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
49 +[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -[[image:1737721218957-825.png]]
40 -
41 -== Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
42 -
43 -Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
44 -
45 -[[image:1737721338124-910.png]]
46 -
47 47  = Patrimonialiser un exemplaire =
48 48  
49 -Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
53 +Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
50 50  
51 -[[image:1737721662901-835.png]]
55 +1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
56 +1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
57 +1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
58 +1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
59 +1. Complétez les champs et enregistrez.
52 52  
53 -Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
54 -
61 +[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -[[image:1737721734434-273.png]]
63 +[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
59 59  
60 -[[image:1737721771508-792.png]]
66 +**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
61 61  
62 -Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
68 +[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +)))|(% style="width:300px" %)
63 63  
64 -[[image:1737721880565-924.png]]
65 65  
66 -Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
67 67  
68 -* Titre
69 -* L'auteur-exécutant
70 70  
71 -Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
72 -
73 -[[image:1737722192855-704.png]]
74 -
75 -La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
76 -
77 -Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
78 -
79 -[[image:1737722282127-301.png]]
80 -
81 -
82 82  ​
1755867848897-584.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +97.0 KB
Contenu