Gérer les exemplaires

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(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.

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= Qu'est ce qu'exemplariser ? =

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Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.

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Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).

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Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.

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Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :

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* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,

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* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.

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= Exemplariser une notice bibliographique =

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1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.

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1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.

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1. (((

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Les **champs obligatoires** à renseigner sont :

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* la **catégorie de prêt**

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* le **site**

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* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.

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* le champ **Nouveauté**

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1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.

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(% class="box infomessage" %)

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La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).

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[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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(% class="mark small" %)**La version 4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.

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* **Niveaux 1 & 2 :**

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→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.

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→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.

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* **Niveau 3 :**

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→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation.

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→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.

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[[Nouvelle Grille de saisie d'une notice exemplaire (niveau 1)>>image:1764860090421-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Visualiser et gérer les exemplaires =

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* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.

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[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.

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[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Patrimonialiser un exemplaire =

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Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.

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1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.

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1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).

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1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.

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1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.

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1. Complétez les champs et enregistrez.

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[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.

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[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**