Modifications pour le document Gérer les organismes

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  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
++Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
--* créer et configurer un nouvel organisme ;
--* définir des **listes de préfixes **permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
--* **mettre en place des restrictions d’accès** selon l'institution d’appartenance ;
--* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
++* déclarer les organismes dans l’application,
++* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
++* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
++* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
--Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
++Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
  )))
  (((
--= Créer une notice organisme =
++= (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
--== Objectif ==
++La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
--La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
++* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
++* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
++* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
--* structurer les inventaires,
--* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
--* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
--
--Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
--
--(((
--* **Créez l’organisme avant son préfixe** (voir section 2).
--* (((
--Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez **le même code** dans :
--
--* le champ Code de la fiche organisme,
--* et les listes de préfixes.
++Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
  )))
--Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
--)))
--)))
++[[image:1748005406307-139.png]]
--== Comment faire ? ==
++= Configurer les préfixe d'inventaire =
--1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
--1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
--1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
++Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
--[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cela permet :
++* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
++* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
--[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
--
--[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Modifier une notice organisme =
--
--== Objectif ==
--
--Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
--
--* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
--* ajouter un renseignement manquant ;
--* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
--
--== Comment faire ? ==
--
--1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
--1. Recherchez la notice à modifier.
--1. Cliquez sur le bouton  [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
--1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur **Enregistrer. **
--
--[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Gérer les listes associées =
--
--== Objectif ==
--
--Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
--
--* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
--* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
--* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
--
--Cette structuration permet :
--
--* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
--* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
--
--== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
--
--Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **listes **et** sources** :
--
--=== Source Musée ===
--
--(% class="active" %)|=Liste|=Utilisation
--|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
--|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
--
--[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--=== Source Données système ===
--
--(% class="active" %)|=(% style="width: 244px;" %)Liste|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
--|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
--|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
--
--[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Points de vigilance : **
++**Conseil technique :**
++Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
--* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
--* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
++* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
++* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
  )))
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
--)))
--
  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
--== Objectif ==
++Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
--Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
++== Fonctionnement ==
--* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
--* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
--* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
++* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
++* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
--== Fonctionnement des restrictions ==
--
--(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
--|Biens, Entrées|Préfixe musée
--|Toutes les autres tables|Musée
--|Exemplaires (communication)|Site
--
  == Effets de la restriction ==
--* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
--* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
--* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
++* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
++* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
++* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
++* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
--== Paramétrage du compte utilisateur ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Remarques importantes :**
++)))
--* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
--* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
--* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
++* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
++* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
++* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
--[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
++Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
--== Restreindre les accès par groupe ==
++**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
--Rôles standard à utiliser :
--
--(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
--|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
--|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
--
--[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
  )))
--
--
--)))
--
--
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -198,22 +198,12 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
--* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
--* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
--* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
--* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
  )))
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Auteur

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