Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les organismes. Cette page décrit les principales étapes pour :
créer et configurer un nouvel organisme ;
définir des listes de préfixes permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
mettre en place des restrictions d’accès selon l'institution d’appartenance ;
attribuer les droits appropriés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Créer une notice organisme
Objectif
La création d’un organisme dans Flora permet de :
structurer les inventaires,
sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
et préparer les exports réglementaires (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
Chaque organisme est identifié par un code unique, et peut être associé à un préfixe d’inventaire, à des utilisateurs, et à un site de rattachement.
Bonnes pratiques :
Créez l’organisme avant son préfixe (voir section 2).
Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
le champ Code de la fiche organisme,
et les listes de préfixes.
Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur le bouton
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.
Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement.
Résultat → nouvel organisme créé.
Modifier une notice organisme
Objectif
Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
ajouter un renseignement manquant ;
mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Recherchez la notice à modifier.
Cliquez sur le bouton .
Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.
Ex. Recherche du musée.
Fiche organisme → bouton Modifier
Ex. Modification de la notice et enregistrement.
Gérer les listes associées
Objectif
Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
Préfixe musée : utilisé dans les tables des biens et des entrées ;
Musée : utilisé dans toutes les autres tables ;
Site : utilisé notamment dans la table des exemplaires (gestion des prêts).
Cette structuration permet :
de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
de gérer des sous-ensembles au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
Dans quelles listes sont définis les préfixes ?
Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs listes et sources :
Source Musée
Liste
Utilisation
MUS_PREFIXENUMINV.lst
Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
MUS_MUSEE.lst
Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
Ex. Liste MUS_MUSEE.lst
Source Données système
Liste
Utilisation
bib_droits.lst
Définition des droits de prêt par site
bib_ex_lect.lst
Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
Ex. Liste bib_ex_lect.lst
Points de vigilance :
Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
Activer la sécurité d'accès par organisme
Objectif
Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
de garantir la confidentialité des inventaires ;
de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
d’éviter les erreurs de modification entre musées.
Fonctionnement des restrictions
Table concernée
Champ utilisé pour la restriction
Biens, Entrées
Préfixe musée
Toutes les autres tables
Musée
Exemplaires (communication)
Site
Effets de la restriction
L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
Les listes de résultats sont filtrées en conséquence (seuls les affichages liste simple ou mosaïque sont compatibles) ;
Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité.
Paramétrage du compte utilisateur
Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
Pour accéder à plusieurs musées, il faut un identifiant distinct par site (code et mot de passe différents) ;
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine son accès.
Notice utilisateur → champ Site.
Restreindre les accès par groupe
Rôles standard à utiliser :
Rôle
Fonction
Filtre code musée sur notices
Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
Filtre code musée sur tables
Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
À savoir : Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
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Menu Paramétrage 
Menu Données 
Menu accès
Créer 
Modifier