Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les organismes (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
- déclarer les organismes dans l’application,
- définir des préfixes d’inventaire permettant leur coexistence,
- mettre en œuvre des restrictions d’accès selon le musée d’appartenance,
- et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
Déclarer un organisme dans Flora
La table Organismes permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans Flora. Cette configuration est indispensable pour :
- Associer un préfixe unique aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
- Mettre en place une sécurité d’accès par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
- Paramétrer les exports POP, notamment avec le numéro d’agrément SMF requis.
Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un code unique pour chaque organisme (champ unique_key) identique au code de préfixe (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
Le champ Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
Cela permet :
- La cohabitation de plusieurs inventaires dans une même application Flora ;
- La gestion distincte de sous-ensembles de collection au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs : MUS_PREFIXENUMINV.lst
Conseil technique :
Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
- L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
- La gestion de droits d’accès filtrés par préfixe.
Activer la sécurité d'accès par organisme
Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant plusieurs inventaires dans une seule base.
Fonctionnement
- Biens et entrées : restriction fondée sur le champ Préfixe musée ;
- Photos, Vidéos, Autres documents, Bibliothèque, etc. : restriction fondée sur le champ Musée.
Effets de la restriction
- Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
- Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
- Seuls les affichages en liste simple ou en mosaïque sont compatibles avec ce filtrage.
- Les listes d’index restent non filtrées (attention à la confidentialité).
- Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site.
- Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra un identifiant utilisateur distinct par site (code et mot de passe différents).
- Le champ Site de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe
Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
Filtre code musée sur notices : empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
Filtre code musée sur tables : empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
