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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/15 16:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,145 +3,85 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
7 7  
8 -* créer et configurer un nouvel organisme ;
9 -* définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 -* activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 -* attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
12 12  
13 -Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Créer une notice organisme =
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
18 18  
19 -== Objectif ==
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
20 20  
21 -Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, plusieurs **utilisateurs**, et un **numéro d’agrément SMF**.
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
22 22  
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 -Bonnes pratiques :
26 -
27 -(((
28 -* Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 -* Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
30 30  )))
31 -)))
32 32  
33 -== Comment faire ? ==
30 +[[image:1748005406307-139.png]]
34 34  
35 -1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 -1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 -1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
32 += Configurer les préfixe d'inventaire =
39 39  
40 -[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
41 41  
36 +Cela permet :
42 42  
43 -[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
39 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
44 44  
41 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
45 45  
46 -[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -= Modifier une notice organisme =
50 -
51 -Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton [[image:1752590192298-517.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
52 -
53 -[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 -
55 -= Gérer les listes associées =
56 -
57 -== Objectif ==
58 -
59 -Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
60 -
61 -Cela permet :
62 -
63 -* de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
64 -* de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
65 -
66 -== Où sont définis les préfixes ? ==
67 -
68 -Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
69 -
70 -1. Source Musée :
71 -
72 -* **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
73 -* **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
74 -
75 -[[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 -
77 -
78 -(% start="2" %)
79 -1. Source Données système :
80 -
81 -* **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
82 -* **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
83 -
84 -[[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 -
86 -
87 -(% class="box warningmessage" %)
43 +(% class="box infomessage" %)
88 88  (((
89 -Assurez-vous que les **codes** utilisés dans ces listes **correspondent exactement** au code de l’organisme.
45 +**Conseil technique :**
46 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
90 90  
91 -En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les **droits de prêt** peuvent ne pas fonctionner correctement.
48 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
49 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
92 92  )))
93 93  
94 94  = Activer la sécurité d'accès par organisme =
95 95  
96 -== Objectif ==
54 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
97 97  
98 -Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
56 +== Fonctionnement ==
99 99  
100 -* de garantir la **confidentialité** des inventaires ;
101 -* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
102 -* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
58 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
59 +* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
103 103  
104 -== Fonctionnement des restrictions ==
105 -
106 -(% class="active" %)|=Table concernée|=Champ utilisé pour la restriction
107 -|Biens, Entrées|Préfixe musée
108 -|Toutes les autres tables|Musée
109 -|Exemplaires (communication)|Site
110 -
111 111  == Effets de la restriction ==
112 112  
113 -* L’utilisateur ne voit **que** les notices liées à son organisme ;
114 -* Les listes de résultats sont **filtrées** en conséquence (seuls les affichages **liste simple** ou **mosaïque** sont compatibles) ;
115 -* Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → attention à la confidentialité.
63 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
64 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
65 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
66 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
116 116  
117 -== Paramétrage du compte utilisateur ==
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +**Remarques importantes :**
71 +)))
118 118  
119 -* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
120 -* Pour accéder à plusieurs musées, il faut **un identifiant distinct par site** (code et mot de passe différents) ;
121 -* Le champ **Site** de la fiche utilisateur détermine son accès.
73 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
74 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
75 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
122 122  
123 -[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +== Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe ==
124 124  
79 +Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :
125 125  
126 -== Restreindre les accès par groupe ==
81 +**Filtre code musée sur notices **: empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée.
127 127  
128 -Rôles standard à utiliser :
129 -
130 -(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
131 -|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
132 -|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
133 -
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
137 -
138 -[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +**Filtre code musée sur tables **: empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.
139 139  )))
140 -
141 -
142 -)))
143 -
144 -
145 145  )))|(% style="width:300px" %)(((
146 146  (% class="box" %)
147 147  (((
... ... @@ -154,21 +154,12 @@
154 154  (((
155 155  **Aller plus loin**
156 156  
157 -* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
158 158  * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
159 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
160 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
161 161  )))
162 162  
163 163  (% class="box" %)
164 164  (((
165 165  **Icônes principales**
166 -
167 -* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
168 -* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
169 -* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
170 -* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
171 -* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
172 172  )))
173 173  
174 174  (((
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