Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les organismes. Cette page décrit les principales étapes pour :
créer et configurer un nouvel organisme ;
définir des listes de préfixes pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
activer des restrictions d’accès basées sur le musée d’appartenance ;
attribuer les droits appropriés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
Créer une notice organisme
Objectif
Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un code unique et peut être associé à un préfixe d’inventaire, plusieurs utilisateurs, et un numéro d’agrément SMF.
Bonnes pratiques :
Créez l’organisme avant de créer son préfixe ;
Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur le bouton
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.
Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement.
Résultat → nouvel organisme créé.
Modifier une notice organisme
Si besoin d'apporter des modifications à une notice organisme, utilisez le bouton .
Fiche organisme → bouton Modifier
Gérer les listes associées
Objectif
Les champs Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées), Musée (présents dans toutes les tables) et Site (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
Cela permet :
de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
de gérer des sous-ensembles au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
Où sont définis les préfixes ?
Ils sont paramétrés dans différentes listes et sources :
Source Musée :
MUS_PREFIXENUMINV.lst (table biens et entrées)
MUS_MUSEE.lst (toutes les autres tables)
Ex. Liste MUS_MUSEE.lst
Source Données système :
bib_droits.lst (table des exemplaires)
bib_ex_lect.lst (table des exemplaires)
Ex. Liste bib_ex_lect.lst
Assurez-vous que les codes utilisés dans ces listes correspondent exactement au code de l’organisme.
En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités comme les droits de prêt peuvent ne pas fonctionner correctement.
Activer la sécurité d'accès par organisme
Objectif
Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
de garantir la confidentialité des inventaires ;
de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
d’éviter les erreurs de modification entre musées.
Fonctionnement des restrictions
Table concernée
Champ utilisé pour la restriction
Biens, Entrées
Préfixe musée
Toutes les autres tables
Musée
Exemplaires (communication)
Site
Effets de la restriction
L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
Les listes de résultats sont filtrées en conséquence (seuls les affichages liste simple ou mosaïque sont compatibles) ;
Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité.
Paramétrage du compte utilisateur
Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
Pour accéder à plusieurs musées, il faut un identifiant distinct par site (code et mot de passe différents) ;
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine son accès.
Notice utilisateur → champ Site.
Restreindre les accès par groupe
Rôles standard à utiliser :
Rôle
Fonction
Filtre code musée sur notices
Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
Filtre code musée sur tables
Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
À savoir : Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
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Menu Paramétrage 
Menu Données 
Menu accès
Créer 
Modifier