Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 60.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 09:49

version	line-number	content
5.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.2 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
7.1	6	Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
6.1	7
5.1	8	* standard, fournies et mises à jour par Flora ;
	9	* personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
4.1	10
5.1	11	Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.
6.1	12
60.1	13	Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.
5.1	14	)))
4.1	15
5.1	16	(((
8.1	17	= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
5.1	18
60.1	19	Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
5.1	20
60.1	21	* Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
7.1	22	* Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
60.1	23	* Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
	24	* Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels ;
7.1	25	* Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
5.1	26
60.1	27	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
5.1	28
11.1	29	>(% class="small" %)Cas d'usage :
5.1	30
11.1	31	(((
60.1	32	>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
10.1	33	)))
	34
9.1	35	(((
60.1	36	>(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
5.1	37
60.1	38	>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
7.1	39
60.1	40	>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
17.1	41	)))
7.1	42
24.1	43	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
17.1	44
60.1	45	Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
17.1	46
	47	* Archives : Unités d’archives, Versements.
	48	* Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
	49	* Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
	50
	51	(% class="box successmessage" %)
	52	(((
18.1	53	Bonnes pratiques :
17.1	54
60.1	55	* Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
	56	* Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
	57	* Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
	58	* Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
	59	* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
	60	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours ajouter ou retirer des champs.
5.1	61	)))
8.1	62
25.1	63	= Créer une grille de saisie =
8.1	64
40.1	65	La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	66
27.1	67	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
8.1	68
26.1	69	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
8.1	70
60.1	71	1. Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
	72	1. Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
	73	1. Choisissez la grille complète comme référence afin de disposer de tous les champs.
26.1	74	1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
60.1	75	1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
	76	1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.
18.1	77
28.1	78	(% class="box successmessage" %)
	79	(((
29.1	80	Bonnes pratiques :
	81
60.1	82	Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec une valeur par défaut :
29.1	83
60.1	84	* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
	85	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
28.1	86	)))
	87
26.1	88	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	89
20.1	90
26.1	91	[[//Choix de la grille de saisie Complète//>>image:1757941197364-969.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21.1	92
22.1	93
26.1	94	[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23.1	95
24.1	96
26.1	97	[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	98
	99
	100	[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	101
	102
	103	[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	104
	105
	106	[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	107
	108
40.1	109	== Créer la grille ==
26.1	110
43.1	111	Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
26.1	112
29.1	113	1. (((
	114	Accédez au menu Administrer > Données > Édition de grilles.
26.1	115
35.1	116	* Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
29.1	117	* Choisissez ensuite la table cible.
	118	)))
60.1	119	1. Cliquez Créer, en bas à gauche.
	120	1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (généralement la grille complète).
	121	1. Associez le modèle de saisie rapide préparé.
	122	1. Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
	123	1. Sauvegardez la grille.
28.1	124
32.1	125	(% class="box successmessage" %)
	126	(((
	127	Bonnes pratiques :
29.1	128
60.1	129	* L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
	130	* Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.
32.1	131	)))
29.1	132
38.1	133	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758014423899-928.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29.1	134
32.1	135
37.1	136	[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	137
	138
37.1	139	[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	140
	141
37.1	142	[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	143
	144
38.1	145	[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	146
	147
52.1	148	[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	149
	150
41.1	151	== Configurer les champs ==
36.1	152
60.1	153	Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
37.1	154
43.1	155	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
	156	\|(% style="width:167px" %)Champ obligatoire\|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en rouge si activé.\|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
	157	\|(% style="width:167px" %)Champ non-éditable\|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais bloqué.\|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
	158	\|(% style="width:167px" %)Style important\|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en gras.\|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
60.1	159	\|(% style="width:167px" %)Style Caché\|(% style="width:283px" %)Le champ est masqué, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.\|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
37.1	160
45.1	161	Pour configurer un champ :
38.1	162
60.1	163	1. Positionnez-vous sur le champ.
	164	1. Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
	165	1. Activez les options nécessaires.
	166	1. Sauvegardez vos choix.
39.1	167
45.1	168	(% class="box successmessage" %)
	169	(((
46.1	170	Bonnes pratiques :
	171
60.1	172	* Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
	173	* Utilisez le style Important avec parcimonie.
	174	* Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
	175	* Le champ Valeur n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
45.1	176	)))
40.1	177
45.1	178	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.1	179
	180
45.1	181	[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43.1	182
	183
53.1	184	[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185
	186
57.1	187	== Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
43.1	188
53.1	189	Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
43.1	190
60.1	191	1. Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
53.1	192	1. Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
60.1	193	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
	194	1. Choisissez la source et la table concernées.
49.1	195	1. Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
60.1	196	1. Appliquez les modifications.
49.1	197	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
44.1	198
53.1	199	(% class="box successmessage" %)
	200	(((
	201	Bonnes pratiques :
52.1	202
60.1	203	* Répétez l’opération si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
	204	* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
53.1	205	)))
45.1	206
53.1	207	[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	208
47.1	209	----
45.1	210
53.1	211	[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	212
	213
54.1	214	[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	215
	216
51.1	217	= Modifier une grille de saisie =
47.1	218
50.1	219	Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une grille personnalisée pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
47.1	220
50.1	221	(% class="box warningmessage" %)
	222	(((
	223	Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
	224	)))
47.1	225
52.1	226	== Ajouter des champs ==
50.1	227
56.1	228	1. Revenez dans la table concernée en mode création pour accéder au modèle de saisie rapide.
	229	1. Ajoutez le champ manquant dans le modèle (sélection par l’étoile).
	230	1. Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide, puis fermez la grille (notice) sans l’enregistrer.
	231	1. Accédez à l’éditeur de grilles via Administrer > Données > Édition de grilles.
	232	1. Sélectionnez la source de données et la table, puis ouvrez la grille à modifier.
	233	1. Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si besoin (obligatoire, important, non-éditable, caché).
	234	1. Sauvegardez la grille.
	235	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
53.1	236
56.1	237	[[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	238
	239
	240	[[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	241
	242
58.1	243	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	244
	245	[[image:1758093623090-718.png;charset=utf-8]]
	246
56.1	247	[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	248
	249
	250	[[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	251
	252
52.1	253	== Supprimer des champs ==
50.1	254
55.1	255	1. Accédez à l’éditeur de grilles via Administration > Données > Édition de grilles.
54.1	256	1. Sélectionnez la source de données et la table, puis ouvrez la grille à modifier.
	257	1. Sélectionnez le modèle de saisie rapide.
	258	1. Supprimez le champ que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
	259	1. Sauvegardez la grille.
55.1	260	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
51.1	261
55.1	262	[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	263
54.1	264
51.1	265	= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
	266
50.1	267	Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
	268
	269	* Masquer la grille : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
	270	* Supprimer la grille : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
	271
	272	(% class="box successmessage" %)
	273	(((
	274	Bonnes pratiques :
	275
	276	* Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
	277	* Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
	278	* Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible au groupe administrateur.
	279	)))
	280
51.1	281	== Masquer une grille ==
50.1	282
58.1	283	1. Depuis l’espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles.
	284	1. Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
	285	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
	286	1. Choisissez la source de données (ex. //Musée//, //Default//, //Archives//).
	287	1. Sélectionnez la table concernée.
	288	1. Décochez la ou les grilles personnalisées dans la liste des grilles disponibles.
	289	1. Appliquez les modifications.
	290	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus.
50.1	291
58.1	292	[[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	293
	294
	295	[[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	296
	297
	298	[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	299
	300
50.1	301	== Supprimer une grille ==
	302
56.1	303	(% class="box warningmessage" %)
	304	(((
	305	Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
	306	)))
50.1	307
58.1	308	1. Accédez au menu Administrer > Données > Édition de grilles.
	309	1. Sélectionnez la source de données et la table concernée.
59.1	310	1. Sélectionnez la grille personnalisée que vous souhaitez supprimer.
	311	1. Cliquez sur Supprimer la grille et confirmez la suppression.
50.1	312
58.1	313	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	314
58.1	315
	316	[[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	317
	318
59.1	319	[[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58.1	320
	321
	322
8.1	323
	324	)))
5.1	325	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	326	(% class="box" %)
	327	(((
	328	Sommaire
22.1	329
	330	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	331	)))
	332
	333	(% class="box" %)
	334	(((
	335	Aller plus loin
20.1	336
21.1	337	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
30.1	338	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
53.1	339	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	340	)))
	341
	342	(% class="box" %)
	343	(((
	344	Icônes principales
	345	)))
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6.1	348
5.1	349
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Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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