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Version 60.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 09:49
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
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17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
24 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
25 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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27 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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29 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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32 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
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36 >(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
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38 >(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
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40 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
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43 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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45 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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47 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
48 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
49 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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53 Bonnes pratiques :
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55 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
56 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
57 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
58 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
59 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
60 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
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63 = Créer une grille de saisie =
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65 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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67 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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69 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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71 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
72 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
73 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
74 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
75 1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
76 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
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78 (% class="box successmessage" %)
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80 **Bonnes pratiques : **
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82 Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
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84 * choisissez d’abord un terme dans la liste ;
85 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
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88 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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94 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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97 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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103 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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106 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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109 == Créer la grille ==
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111 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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113 1. (((
114 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
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116 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
117 * Choisissez ensuite la **table cible**.
118 )))
119 1. **Cliquez Créer**, en bas à gauche.
120 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
121 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
122 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
123 1. **Sauvegardez** la grille.
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125 (% class="box successmessage" %)
126 (((
127 **Bonnes pratiques** : 
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129 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
130 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
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133 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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136 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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139 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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142 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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145 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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148 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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151 == Configurer les champs ==
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153 Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
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155 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
156 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
157 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
158 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
159 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
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161 Pour configurer un champ :
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163 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
164 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
165 1. **Activez les options** nécessaires.
166 1. **Sauvegardez vos choix**.
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168 (% class="box successmessage" %)
169 (((
170 Bonnes pratiques :
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172 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
173 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
174 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
175 * Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
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177
178 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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181 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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187 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
188
189 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
190
191 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
192 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
193 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
194 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
195 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
196 1. **Appliquez **les modifications.
197 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
198
199 (% class="box successmessage" %)
200 (((
201 Bonnes pratiques :
202
203 * **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
204 * Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
205 )))
206
207 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209 ----
210
211 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 [[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
216
217 = Modifier une grille de saisie =
218
219 Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
220
221 (% class="box warningmessage" %)
222 (((
223 Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
224 )))
225
226 == Ajouter des champs ==
227
228 1. **Revenez dans la table concernée en mode création** pour accéder au modèle de saisie rapide.
229 1. **Ajoutez le champ manquant** dans le modèle (sélection par l’étoile).
230 1. **Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide**, puis **fermez la grille (notice) sans l’enregistrer. **
231 1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**.
232 1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
233 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le si besoin** (obligatoire, important, non-éditable, caché).
234 1. **Sauvegardez** la grille.
235 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
236
237 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245 [[image:1758093623090-718.png;charset=utf-8]]
246
247 [[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249
250 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 == Supprimer des champs ==
254
255 1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administration > Données > Édition de grilles**.
256 1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
257 1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**.
258 1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
259 1. **Sauvegardez** la grille.
260 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
261
262 [[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263
264
265 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
266
267 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
268
269 * **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
270 * **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
271
272 (% class="box successmessage" %)
273 (((
274 **Bonnes pratiques : **
275
276 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
277 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
278 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
279 )))
280
281 == Masquer une grille ==
282
283 1. Depuis l’espace de travail **Administration**, accédez au menu **Accès > Gestion des rôles**.
284 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
285 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
286 1. **Choisissez la source de données** (ex. //Musée//, //Default//, //Archives//).
287 1. **Sélectionnez la table** concernée.
288 1. **Décochez la ou les grilles personnalisées** dans la liste des grilles disponibles.
289 1. **Appliquez les modifications**.
290 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus.
291
292 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293
294
295 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296
297
298 [[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
301 == Supprimer une grille ==
302
303 (% class="box warningmessage" %)
304 (((
305 Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
306 )))
307
308 1. Accédez au menu **Administrer > Données > Édition de grilles**.
309 1. Sélectionnez la **source de données** et la **table** concernée.
310 1. Sélectionnez la** grille personnalisée **que vous souhaitez supprimer.
311 1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et** confirmez **la suppression.
312
313 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322
323
324 )))
325 )))|(% style="width:300px" %)(((
326 (% class="box" %)
327 (((
328 **Sommaire**
329
330 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
331 )))
332
333 (% class="box" %)
334 (((
335 **Aller plus loin**
336
337 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
338 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
339 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
340 )))
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342 (% class="box" %)
343 (((
344 **Icônes principales**
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