Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.
Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.
Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ?
Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels ;
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
Cas d'usage :
Documentation simplifiée (table biens) : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
Prêts et expositions (table évènements) : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
Campagne photo (table photothèque) : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
Étude scientifique (table biens) : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
Dans quelle table créer des grilles de saisie ?
Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
Bonnes pratiques :
Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. Prêt ponctuel – Régie, Documentation simplifiée – Stagiaires).
Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours ajouter ou retirer des champs.
Créer une grille de saisie
La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
Préparer un modèle de saisie rapide
Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
Choisissez la grille complète comme référence afin de disposer de tous les champs.
Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône en bas à gauche.
Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône .
Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône , puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.
Bonnes pratiques :
Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec une valeur par défaut :
choisissez d’abord un terme dans la liste ;
cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
Ex. table des biens : créer une notice
Choix de la grille de saisie Complète
Activer la barre de saisie rapide
Remplir et sélectionner les champs à mémoriser
Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide
Annuler le saisie
Message de confirmation annuler la saisie
Créer la grille
Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
Accédez au menuAdministrer > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Choisissez ensuite la table cible.
Cliquez Créer, en bas à gauche.
Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (généralement la grille complète).
Associez le modèle de saisie rapide préparé.
Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
Sauvegardez la grille.
Bonnes pratiques :
L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.
Choix de la source et de la table
Créer une nouvelle grille de saisie
Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie
Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1
Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie
Retirer un champ et sauvegarder les modifications
Configurer les champs
Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
Option
Effet visuel / Fonctionnement
Impact sur la saisie
Champ obligatoire
Le champ apparaît en rouge si activé.
Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
Champ non-éditable
Le champ est visible mais bloqué.
L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
Style important
Le champ est affiché en gras.
Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
Style Caché
Le champ est masqué, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.
L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
Pour configurer un champ :
Positionnez-vous sur le champ.
Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
Activez les options nécessaires.
Sauvegardez vos choix.
Bonnes pratiques :
Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
Utilisez le style Important avec parcimonie.
Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
Le champ Valeur n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable
Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données
Sauvegarder les modifications
Affecter la grille aux groupes utilisateurs
Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source et la table concernées.
Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
Appliquez les modifications.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
Bonnes pratiques :
Répétez l’opération si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur
Sélection de la grille et application au groupe utilisateur
Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur
Modifier une grille de saisie
Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une grille personnalisée pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
Ajouter des champs
Revenez dans la table concernée en mode création pour accéder au modèle de saisie rapide.
Ajoutez le champ manquant dans le modèle (sélection par l’étoile).
Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide, puis fermez la grille (notice) sans l’enregistrer.
Accédez à l’éditeur de grilles via Administrer > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données et la table, puis ouvrez la grille à modifier.
Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si besoin (obligatoire, important, non-éditable, caché).
Sauvegardez la grille.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
Ouvrir le modèle de saisie rapide
Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille
Choix de la source et de la table
Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs
Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications
Supprimer des champs
Accédez à l’éditeur de grilles via Administration > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données et la table, puis ouvrez la grille à modifier.
Sélectionnez le modèle de saisie rapide.
Supprimez le champ que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
Sauvegardez la grille.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
Supprimer un champ d'un grille
Masquer ou supprimer une grille de saisie
Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
Masquer la grille : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
Supprimer la grille : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
Bonnes pratiques :
Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible au groupe administrateur.
Masquer une grille
Depuis l’espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles.
Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source de données (ex. Musée, Default, Archives).
Sélectionnez la table concernée.
Décochez la ou les grilles personnalisées dans la liste des grilles disponibles.
Appliquez les modifications.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus.
Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur
Grilles décochées pour masquage et application des modifications
Grilles masquées pour les conservateurs
Supprimer une grille
Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
Accédez au menu Administrer > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données et la table concernée.
Sélectionnez la grille personnalisée que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer la grille et confirmez la suppression.
en bas à gauche.
) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône 
. 
, puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.