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Code source wiki de Les Emplacements

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/29 17:05
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
9
10 Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.
11
12 Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.
13 )))
14
15 = À quoi servent les autorités Emplacements ? =
16
17 Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
18
19 Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.
20
21 Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus général au plus précis :
22
23 * **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)
24 * **Niveaux** (étages, sous-sols…)
25 * **Salles** (exposition, restauration…)
26 * **Réserves** (générales ou spécialisées)
27 * **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)
28 * **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)
29
30 Un **emplacement** peut être :
31
32 * **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
33 * **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire
34 * **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
35 * **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
36 * **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)
37
38 Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d’usage**
41 >(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »
42 >(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet
43 >(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »
44 >(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** :  liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »
45
46 = Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =
47
48 Les **emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2//).
49
50 Cette structuration permet de
51
52 * représenter fidèlement l'**organisation spatiale,**
53 * gérer des **relocalisations groupées,**
54 * faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,
55 * garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,
56 * produire des **analyses statistiques** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,
57 * et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.
58
59 = Comment créer un nouvel emplacement ? =
60
61 (% class="box successmessage" %)
62 (((
63 **Bonnes pratiques**
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65 * **Utiliser un libellé discriminant et unique **pour tous les niveaux : Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).
66 * Ajouter un **libellé préférentiel** pour afficher un nom plus lisible que le code technique
67 * **Respecter la hiérarchie spatiale : **Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct
68 //Étagère A-1.3.B.**2**// → //Rayonnage A-1.3.**B** //→ //Réserve A-1.**3**// → //Niveau A-**1** //→ //Bâtiment **A**//
69 * (((
70 **Renseigner l**es deux champs suivants (ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora):
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72 * (((
73 **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),
74 )))
75 * **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).
76 )))
77 * **Regrouper les** **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou avec **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) dans une **branche spécifique**.
78 * **Ne pas détourner la fonction :**
79 ** **lieux géographiques** → utiliser Lieux / Sites
80 ** **institution//s//** → utiliser Personnes / Organismes
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82 (((
83 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement,** afin de **préserver l’historique des localisations passées. **Les **anciens emplacements** peuvent être conservés dans une **branche dédiée**
84 * **Vérifier avant de créer **pour éviter les doublons ou les confusions
85 )))
86 )))
87
88 == Ajouter un nouveau terme ==
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90 1. (((
91 **Accéder à la table Emplacements**
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94 * (((
95 Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.
96 )))
97 * (((
98 Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.
99
100
101 )))
102
103 (% start="2" style="list-style-type:decimal" %)
104 1. (((
105 **Choisir le niveau d’insertion**
106 )))
107
108 * (((
109 Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).
110 )))
111 * (((
112 Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.
113
114
115 )))
116
117 (% start="3" %)
118 1. (((
119 **Ajouter le terme**
120 )))
121
122 * (((
123 Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.
124 )))
125 * (((
126 Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).
127
128
129 )))
130
131 (% start="4" %)
132 1. (((
133 **Valider**
134 )))
135
136 * (((
137 le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**
138 )))
139
140 [[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 [[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145 [[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 == Documenter la notice ==
149
150 1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).
151
152 [[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 (% start="2" %)
156 1. Renseigner les champs disponibles :
157
158 * **Libellé préférentiel** (si besoin),
159 * **Niveau** (type physique du lieu),
160 * **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),
161 * autres champs selon les besoins.
162
163 (% start="2" %)
164 1. **Enregistrer** la notice.
165
166 [[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 = Focus =
170
171 == À quoi sert le libellé préférentiel ? ==
172
173 Permet de distinguer le **code technique** (structurant) du **nom courant affiché** dans les notices de biens ou de mouvements.
174
175 === Pourquoi l’utiliser ? ===
176
177 * Rendre les emplacements plus lisibles
178 * Conserver la structure tout en actualisant les usages
179 * Éviter de renommer un terme structurant (ne pas toucher à l’arborescence !)
180
181 === Comment procéder ? ===
182
183 * (((
184 Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :
185
186 * Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.
187 * Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.
188 * **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.
189 )))
190
191 [[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192
193 [[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 [[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197
198
199 == Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==
200
201 Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.
202 **Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.
203
204 === Que faire dans ces cas ? ===
205
206 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**
207 Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.
208 Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.
209 * **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.
210
211 [[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 * **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque
215 Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.
216
217 * **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus
218 Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.
219
220 [[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221
222 [[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223
224
225 === Pourquoi est-ce essentiel ? ===
226
227 * Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles
228 * Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées
229 * Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps
230
231 == Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==
232
233 Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.
234 Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.
235
236 === Quels sont les cas concernés ? ===
237
238 ==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====
239
240 * Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
241 * Dépôt de courte ou longue durée
242 * Traitement externe (restauration, photographie…)
243 * Transit ou transport chez un prestataire
244
245 ==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====
246
247 * **Volé**
248 * **Non localisé**
249 * **Bien non vu**
250 * **Disparu**
251 * **Mouvement en cours**
252
253 === Mise en œuvre recommandée ===
254
255 (((
256 Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :
257 )))
258
259 * Tous les lieux **hors-site**
260 * Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**
261
262 === Pourquoi structurer ces cas à part ? ===
263 )))
264
265 * (((
266 Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente nommée Régie**
267 )))
268 * (((
269 Permettre une **identification rapide** des biens concernés
270 )))
271 * (((
272 Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée
273 )))
274
275
276
277 [[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 )))
279 )))|(% style="width:300px" %)(((
280 (% class="box" %)
281 (((
282 **Sommaire**
283
284 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
285 )))
286
287 (% class="box" %)
288 (((
289 **Aller plus loin**
290
291 * [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
292
293 * [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome||target="_blank"]]
294 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
295 * [[Utiliser et administrer les thésaurus dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.5\.E\. Thesaurus.WebHome||target="_blank"]]
296 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]
297 * [[Gérer les événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
298 )))
299
300 (% class="box" %)
301 (((
302 **Icônes principales**
303
304 * [[image:1751381864410-542.png]] : Ajouter un terme
305
306 * [[image:1751554433028-352.png]] : Modifier
307 )))
308 )))
309
310