À quoi servent les autorités Emplacements ?

Les autorités Emplacements permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les lieux physiques, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être conservés, exposés, déplacés ou traités.

Il s’agit d’emplacements matériels, identifiables et localisables, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la traçabilité logistique et conservatoire des biens tout au long de leur cycle de vie.

Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus général au plus précis :

• Bâtiments (principal, annexe, entrepôt…)
• Niveaux (étages, sous-sols…)
• Salles (exposition, restauration…)
• Réserves (générales ou spécialisées)
• Mobilier (armoire, rayonnage, tiroir…)
• Dispositifs muséographiques (vitrine, socle, cimaise…)

Un emplacement peut être :

• Conservatoire : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
• Muséographique : lieu d’exposition permanente ou temporaire
• Opérationnel : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
• Transitoire : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
• Externe : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

Dès qu’un objet est localisé, exposé ou en mouvement, une autorité Emplacement doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.

Exemples d’usage
Une peinture actuellement exposée dans la Salle 1 : liée à « Salle 1 »
Une statuette entreposée dans la Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3 : liée à cet emplacement complet
Un objet en traitement dans l’Atelier de restauration : lié à « Atelier de restauration »
Une œuvre en attente de retour, placée dans une Salle de quarantaine : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au Musée d’Art Moderne de Lyon :  liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

Comment sont gérés les emplacements dans Flora ?

Les emplacements dans Flora sont gérés sous forme de thésaurus hiérarchique, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2).

Cette structuration permet de 

• représenter fidèlement l'organisation spatiale,
• gérer des relocalisations groupées,
• faciliter les relocalisations groupées en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,
• garantir une traçabilité complète des localisations tout au long du parcours des objets,
• produire des analyses statistiques des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,
• et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un emplacement donné ou dans ses sous-niveaux.

Comment créer un nouvel emplacement ?

Ajouter un nouveau terme

1. Accéder à la table Emplacements

• Ouvrir le module Autorités, puis accéder à la table Emplacements.

• Basculer en vue arborescente pour visualiser le thésaurus hiérarchique.

   

2. Choisir le niveau d’insertion

• Se positionner sur le niveau hiérarchique parent (ex. Réserve, Salle, Meuble…).

• Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le nom du thésaurus lui-même.

   

3. Ajouter le terme

• Cliquer sur « Ajouter un terme » dans le panneau d’arborescence.

• Saisir le nom du nouvel emplacement (ce nom servira à organiser l’arborescence).

   

4. Valider

• le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice n’est pas encore documentée.

Documenter la notice

1. Cliquer sur l’icône crayon associée à la notice (et non celui du thésaurus).

2. Renseigner les champs disponibles :

• Libellé préférentiel (si besoin),
• Niveau (type physique du lieu),
• Type (usage : exposition, réserve, traitement...),
• autres champs selon les besoins.

2. Enregistrer la notice.

Focus

À quoi sert le libellé préférentiel ?

Permet de distinguer le code technique (structurant) du nom courant affiché dans les notices de biens ou de mouvements.

Pourquoi l’utiliser ?

• Rendre les emplacements plus lisibles
• Conserver la structure tout en actualisant les usages
• Éviter de renommer un terme structurant (ne pas toucher à l’arborescence !)

Comment procéder ?

• Lors de la création ou de la modification d’une notice Emplacement :

  • Renseigner le champ Libellé préférentiel avec le nom courant souhaité.
  • Veiller à ce qu’il soit compréhensible, cohérent avec les usages internes, et distinct du code technique si nécessaire.
  • Important : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus : ajustez uniquement le libellé préférentiel.

Gérer les emplacements obsolètes ou renommés

Lors d’un réaménagement, d’un déménagement ou d’un simple changement de nom, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.
Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.

Que faire dans ces cas ?

• Ne jamais supprimer un ancien emplacement
  Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.
  Supprimer l’emplacement casserait l’historique de localisation.
• Créer une branche dédiée dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.

• Conserver le nom original tel qu’il était utilisé à l’époque
  Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.
   
• Utiliser le champ "Voir aussi" du thésaurus
  Ce champ permet de lier deux emplacements ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.

Pourquoi est-ce essentiel ?

• Pour préserver un référentiel cohérent et complet des localisations anciennes et actuelles
• Pour faciliter les recherches rétrospectives sur la base des localisations passées
• Pour garantir la lisibilité de l’historique même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps

Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...)

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée, ou qu’ils présentent un statut exceptionnel.
Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide d’emplacements spécifiques, regroupés dans une branche dédiée du thésaurus Emplacements.

Quels sont les cas concernés ?

Emplacements extérieurs au musée :

• Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
• Dépôt de courte ou longue durée
• Traitement externe (restauration, photographie…)
• Transit ou transport chez un prestataire

Statuts particuliers ou incertains :

• Volé
• Non localisé
• Bien non vu
• Disparu
• Mouvement en cours

Mise en œuvre recommandée

• Tous les lieux hors-site
• Tous les statuts dérogatoires ou incertains

Pourquoi structurer ces cas à part ?