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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:56
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À la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/07 11:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,92 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -= A quoi servent les autres documents ? =
5 -
6 -Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
7 -
8 -Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9 -
10 -* (((
11 -**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
12 -)))
13 -* (((
14 -**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
15 -)))
16 -* (((
17 -**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
18 -)))
19 -* (((
20 -**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 -)))
22 -
23 ->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
24 -
25 ->(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
26 -
27 ->(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
28 -
29 ->(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
30 -
31 ->(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
32 -
33 ->(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
34 -
35 -= Comment créer un Autre document ? =
36 -
37 -(% class="box successmessage" %)
38 -(((
39 -**Bonnes pratiques**
40 -
41 -* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
42 -* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
43 -* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
44 -* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
45 -* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
46 -* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
47 -)))
48 -
49 -== Depuis la table Autre documents ==
50 -
51 -* Cliquez sur l'icône de **création**
52 -
53 -[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 -
55 -== Depuis le tableau de bord ==
56 -
57 -* Cliquez sur l'icône de **création**
58 -
59 -[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -== A la volée depuis une autre notice ==
62 -
63 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64 -
65 -[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
71 -)))
72 -
73 -= Renseigner et enregistrer la notice =
74 -
75 -Une fois la grille de saisie ouverte,
76 -
77 -1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
78 -1. **Enregistrer la notice**
79 -1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
80 -
81 -[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 -
83 -
84 -(% class="box infomessage" %)
85 -(((
86 -**À noter**
87 -Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
88 -Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
89 -)))
90 -)))|(% style="width:300px" %)
91 -
92 -
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