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Code source wiki de Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box infomessage" %)
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6 Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
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8 Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
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10 Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
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13 (((
14 = À quoi servent les autres documents ? =
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16 Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
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18 Cette table réservoir stocke par exemple :
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20 * **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21 * **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22 * **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23 * **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24 * **ou tout type de documents complémentaires**
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26 >(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
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28 >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
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30 >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
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32 >(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
33
34 >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
35
36 >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
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38
39 = Comment créer un Autre document ? =
40
41 La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
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43 (% class="box successmessage" %)
44 (((
45 **Bonnes pratiques**
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47 * Donner un **titre explicite et normalisé** au document
48 * Renseigner le **type de document** via le champ dédié
49 * Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
50 * Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
51 * Privilégier les **versions finalisées ou validées**
52 * Vérifier l’absence de **doublon** avant création
53 )))
54
55 == Depuis la table Autre documents ==
56
57 * Cliquez sur l'icône de **création**
58
59 [[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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61 == Depuis le tableau de bord ==
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63 * Cliquez sur l'icône de **création**
64
65 [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66
67 == À la volée depuis une autre notice ==
68
69 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
70
71 [[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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74 (% class="box infomessage" %)
75 (((
76 **À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
77 )))
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79 = Renseigner et enregistrer la notice =
80
81 Une fois la grille de saisie ouverte :
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83 1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
84 1. Enregistrez la notice
85 1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
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89 [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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92 (% class="box infomessage" %)
93 (((
94 **À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
95 )))
96 )))
97 )))|(% style="width:300px" %)(((
98 (% class="box" %)
99 (((
100 **Sommaire**
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102 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
103 )))
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106 (% class="box" %)
107 (((
108 **Aller plus loin**
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110 * [[Référentiel des champs avant la version 4.7>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
111 * [[Référentiel des champs après la version 4.7>>doc:.Référentiel des champs après la version 4\.7 - Autres documents.WebHome]]
112 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
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114 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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117 (% class="box" %)
118 (((
119 **Icônes principales**
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121 * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
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125 * [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
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