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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:30
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,7 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -A quoi servent les autres documents ?
4 += A quoi servent les autres documents ? =
5 5  
6 6  Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
7 7  
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  **documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 21  )))
22 22  
23 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
23 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
24 24  
25 25  >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
26 26  
... ... @@ -30,7 +30,63 @@
30 30  
31 31  >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
32 32  
33 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie** : Intégré dans une notice //Autre document// et mis à la disposition de tous.
33 +>(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
34 +
35 += Comment créer un Autre document ? =
36 +
37 +(% class="box successmessage" %)
38 +(((
39 +**Bonnes pratiques**
40 +
41 +* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
42 +* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
43 +* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
44 +* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
45 +* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
46 +* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
47 +)))
48 +
49 +== Depuis la table Autre documents ==
50 +
51 +* Cliquez sur l'icône de **création**
52 +
53 +[[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +
55 +== Depuis le tableau de bord ==
56 +
57 +* Cliquez sur l'icône de **création**
58 +
59 +[[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +== A la volée depuis une autre notice ==
62 +
63 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64 +
65 +[[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +
67 +
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
71 +)))
72 +
73 += Renseigner et enregistrer la notice =
74 +
75 +Une fois la grille de saisie ouverte,
76 +
77 +1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
78 +1. **Enregistrer la notice**
79 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
80 +
81 +[[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +
83 +
84 +(% class="box infomessage" %)
85 +(((
86 +**À noter**
87 +Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
88 +Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
89 +)))
34 34  )))|(% style="width:300px" %)
35 35  
36 36  
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