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Modifications pour le document Autres documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/23 10:07
Depuis la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/07 09:19
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/09 16:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,28 +1,25 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box infomessage" %)
5 -(((
6 -Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…).
4 += A quoi servent les autres documents ? =
7 7  
8 -Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…).
6 +Les notices **Autres documents** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
9 9  
10 -Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections.
8 +Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
9 +
10 +* (((
11 +**documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
11 11  )))
13 +* (((
14 +**documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
15 +)))
16 +* (((
17 +**documents techniques** (plans, rapports, constats…),
18 +)))
19 +* (((
20 +**documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
21 +)))
12 12  
13 -(((
14 -= À quoi servent les autres documents ? =
15 -
16 -Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré.
17 -
18 -Cette table réservoir stocke par exemple :
19 -
20 -* **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus…
21 -* **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…
22 -* **Des documents techniques** : plans, rapports, constats…
23 -* **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services…
24 -* **ou tout type de documents complémentaires**
25 -
26 26  >(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
27 27  
28 28  >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
... ... @@ -35,21 +35,18 @@
35 35  
36 36  >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
37 37  
38 -
39 39  = Comment créer un Autre document ? =
40 40  
41 -La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
42 -
43 43  (% class="box successmessage" %)
44 44  (((
45 45  **Bonnes pratiques**
46 46  
47 -* Donner un **titre explicite et normalisé** au document
48 -* Renseigner le **type de document** via le champ dédié
49 -* Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible
50 -* Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document
51 -* Privilégier les **versions finalisées ou validées**
52 -* Vérifier l’absence de **doublon** avant création
41 +* Donner un **titre explicite** et normalisé au document
42 +* **Renseigner le type de document **via le champ dédié
43 +* **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
44 +* **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
45 +* Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
46 +* **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
53 53  )))
54 54  
55 55  == Depuis la table Autre documents ==
... ... @@ -64,7 +64,7 @@
64 64  
65 65  [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 -== À la volée depuis une autre notice ==
61 +== A la volée depuis une autre notice ==
68 68  
69 69  * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
70 70  
... ... @@ -73,57 +73,26 @@
73 73  
74 74  (% class="box infomessage" %)
75 75  (((
76 -**À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie.
70 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
77 77  )))
78 78  
79 -= Renseigner et enregistrer la notice =
73 += Renseigner et enregistrer la notice =
80 80  
81 -Une fois la grille de saisie ouverte :
75 +Une fois la grille de saisie ouverte,
82 82  
83 -1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…)
84 -1. Enregistrez la notice
85 -1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien
77 +1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
78 +1. **Enregistrer la notice**
79 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
86 86  
87 -
88 -
89 89  [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 92  (% class="box infomessage" %)
93 93  (((
94 -**À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.).
86 +**À noter**
87 +Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consulte la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
88 +Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
95 95  )))
96 -)))
97 -)))|(% style="width:300px" %)(((
98 -(% class="box" %)
99 -(((
100 -**Sommaire**
90 +)))|(% style="width:300px" %)
101 101  
102 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
103 -)))
104 -
105 -(((
106 -(% class="box" %)
107 -(((
108 -**Aller plus loin**
109 -
110 -* [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
111 -* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
112 112  
113 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
114 -)))
115 -
116 -(% class="box" %)
117 -(((
118 -**Icônes principales**
119 -
120 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
121 -
122 -
123 -
124 -* [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
125 -)))
126 -)))
127 -)))
128 -
129 -
1751381864410-542.png
Auteur
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1 -XWiki.JDT
Taille
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1 -1.1 KB
Contenu
1752135933988-364.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
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Contenu