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Version 1.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 11:36
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2 = Renseigner une entrée pour une origine inconnue =
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4 Une entrée de type **Origine inconnue** est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens **présents dans les collections** sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.
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6 Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de **rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires**, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.
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8 Elle est utilisée principalement dans les cas de :
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10 * biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
11 * objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
12 * reprises de collections historiques mal documentées.
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14 == Choix de la grille de saisie ==
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16 Lors de la création d’une entrée de type **Origine inconnue**, une grille spécifique est proposée en standard :
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18 * **Grille "Registre – Origine inconnue"**
19 Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
20 Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.
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22 [[image:1753175235157-592.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
23 **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
24 Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
25 Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
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27 == Renseigner le numéro d'entrée ==
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29 Le champ **« Numéro d’entrée »** est **obligatoire**, même dans le cas d’une entrée de type **Origine inconnue**. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.
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31 Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un **numéro d’inventaire attribué historiquement**, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc **compléter a posteriori la documentation réglementaire**, sans remettre en cause l’inventaire existant.
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33 **Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée** : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.
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35 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
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37 === Génération standard du numéro d’entrée ===
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39 Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
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41 * **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
42 * **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
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44 Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
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46 >Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :
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48 [[image:1753174282518-470.png]]
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50 === Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
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52 Si le numéro d'inventaire de l'objet **n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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54 **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
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56 [[image:1753174411865-731.png]]
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58 == Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ? ==
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60 Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’**enrichir la notice d’entrée** en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :
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62 Un **champ de description libre** permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :
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64 * éléments contextuels observés lors du récolement,
65 * hypothèses sur la provenance,
66 * mention d’un ancien marquage,
67 * ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.
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69 Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type **Origine inconnue** :
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71 * des **documents** (table //Autres documents//) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
72 * des **unités d’archives** : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
73 * des **notices Photothèque** : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
74 * des **notices Bibliographie** : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
75 * des **notices Vidéo/Son** : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.
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77 Ces liaisons permettent de **regrouper toutes les informations et indices disponibles** pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.
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79 Elles contribuent à **documenter la régularisation** de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.
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