Renseigner une entrée pour une origine inconnue

Une entrée de type Origine inconnue est utilisée pour documenter la régularisation d’un ou plusieurs biens présents dans les collections sans qu’aucune information fiable ne permette d’en identifier l’origine, la provenance ou le statut juridique initial.

Ce type d’entrée permet de formaliser l’existence d’un objet dans la base, sans créer de lien fictif avec une acquisition, un don ou un dépôt, et ainsi de rendre son inventaire conforme aux exigences réglementaires, tout en signalant explicitement l’absence de documentation d’origine.

Elle est utilisée principalement dans les cas de :

• biens anciens sans trace d’entrée (absence de registre ou de justificatif),
• objets découverts en réserve ou exposés sans notice d'entrée,
• reprises de collections historiques mal documentées.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Origine inconnue, une grille spécifique est proposée en standard :

• Grille "Registre – Origine inconnue"
  Elle permet de documenter une situation de régularisation sans acte formel, avec des champs adaptés au contexte (nombre d’objets, remarques, date de constat, etc.).
  Aucune information contractuelle ou liée à un tiers n’est exigée.

Attention à bien choisir sa grille de saisie
Le choix de la grille est important, car il conditionne les champs visibles et accessibles dans le formulaire.
Mais surtout : chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique.
Par exemple, une grille de type Dépôt ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’Acquisition : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est définitivement acquis ou reçu temporairement.

Renseigner le numéro d'entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est obligatoire, même dans le cas d’une entrée de type Origine inconnue. Il permet d’attribuer une référence formelle à l’acte de régularisation et d’assurer la traçabilité du lot concerné dans les registres.

Dans ce contexte particulier, les objets concernés ont souvent déjà un numéro d’inventaire attribué historiquement, malgré l’absence de notice d’entrée formalisée. Le numéro d’entrée vient donc compléter a posteriori la documentation réglementaire, sans remettre en cause l’inventaire existant.

Les deux possibilités restent disponibles pour renseigner le numéro d’entrée : vous pouvez utiliser soit la génération automatique, soit un numéro saisi manuellement, en fonction de la logique de numérotation adoptée par l’établissement.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d’entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

• Année d’inscription au registre (année de l’acte d’acquisition),
• Numéro de lot (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le numéro d’inventaire, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

Exemple : Si le numéro d'inventaire de l'objet est 80.3 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le numéro d'inventaire de l'objet n'appliquer pas la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une origine inconnue dans Flora ?

Même en l’absence d’un acte formel d’entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice d’entrée en y associant tout élément permettant d’appuyer la régularisation ou de contextualiser l’objet. Dans ce contexte, les données saisies doivent refléter l’état réel des connaissances :

Un champ de description libre permet de regrouper toutes les informations disponibles, même partielles ou incertaines :

• éléments contextuels observés lors du récolement,
• hypothèses sur la provenance,
• mention d’un ancien marquage,
• ou toute remarque utile pour appuyer la régularisation.

Plusieurs types de notices documentaires peuvent être liées à une entrée de type Origine inconnue :

• des documents (table Autres documents) : notes internes, rapports, comptes rendus de récolement, feuilles de registre papier, etc.,
• des unités d’archives : pièces issues de fonds administratifs, anciens inventaires ou correspondances,
• des notices Photothèque : photographies documentaires montrant l’objet dans un contexte antérieur (exposition ancienne, vue en réserve, cliché historique),
• des notices Bibliographie : références à des ouvrages, catalogues ou publications mentionnant l’objet ou un ensemble auquel il pourrait appartenir,
• des notices Vidéo/Son : captations, témoignages, extraits d’émission ou tout enregistrement utile à l’analyse de l’objet ou à sa restitution contextuelle.

Ces liaisons permettent de regrouper toutes les informations et indices disponibles pour justifier l’intégration du bien dans les collections, même en l’absence de preuve formelle de son origine.

Elles contribuent à documenter la régularisation de manière rigoureuse et à consolider la mémoire institutionnelle autour des objets à statut incertain.