Définition

Une entrée de type Inventaire rétrospectif est utilisée pour intégrer dans Flora des biens déjà présents physiquement dans les collections, mais non inventoriés au moment de leur arrivée.
Il peut s’agir d’objets anciens dont la documentation est incomplète, fragmentaire ou introuvable (absence de fiche papier, acte d’achat manquant, provenance floue, etc.).

Ce type d’entrée permet de régulariser rétroactivement la présence de ces biens, qu’ils aient été acquis, déposés ou qu’ils soient d’origine inconnue.

Choix de la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Inventaire rétrospectif, une grille spécifique est proposée :

• Grille "Inventaire rétrospectif" :
  Permet de documenter les champs essentiels pour une régularisation conforme au registre réglementaire, tout en gardant une certaine souplesse pour intégrer les informations disponibles a posteriori.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d'entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

• Année d’inscription au registre (année de l’acte d’entrée),
• Numéro de lot (ordre chronologique dans l’année).

Ce format est aligné avec la logique des numéros d’inventaire, facilitant le suivi dans les registres réglementaires.

Utilisation du champ Numéro d'entrée manuel

Si vous ne souhaitez pas utiliser la logique de numérotation standard (par exemple, pour reprendre une ancienne numérotation issue d’un registre papier ou suivre une convention spécifique à l’établissement), vous pouvez saisir un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Dans ce cas, la valeur manuelle remplace automatiquement le numéro généré dans le champ « Numéro d’entrée ».

Quelles informations renseigner dans Flora pour un inventaire rétrospectif ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Inventaire rétrospectif, Flora met à disposition l’ensemble des champs habituellement utilisés pour les acquisitions ou les dépôts, afin de permettre une documentation aussi complète que possible, en s’adaptant à la diversité des cas rencontrés.

Ce type d’entrée vise à régulariser la présence dans les collections de biens anciens, dont l’origine n’est pas ou plus clairement documentée, mais pour lesquels certaines informations contextuelles peuvent être retrouvées (ancienne fiche papier, marquage, bibliographie, témoignage…).

Il est ainsi possible de renseigner :

• Une date estimée ou connue d’entrée dans les collections ;
• Un mode d’acquisition supposé (achat, don, legs…) si identifiable ;
• Le nom d’un ancien propriétaire, déposant ou donateur connu ou présumé ;
• La commune et le musée de rattachement de l’établissement conservateur ;
• Le statut juridique actuel du bien, essentiel pour distinguer un objet appartenant aux collections d’un bien resté en propriété externe ;
• Un champ de description libre, destiné à regrouper toutes les informations disponibles sur l’origine : éléments partiels, hypothèses, références secondaires, numérotation historique, observations sur l’objet, etc.

• Le champ “Type” permet de qualifier plus finement la nature de l’inventaire rétrospectif, en indiquant par exemple :

  • « Acquis avant » : si une date d’entrée approximative est connue,
  • « Acquis vers » : si la date estimée repose sur une fourchette ou un indice indirect,
  • « Inscrit sur l’inventaire » : si l’objet figure déjà dans une ancienne liste ou un registre.

Grâce à cette souplesse, les entrées de type Inventaire rétrospectif permettent d’assurer une traçabilité minimale tout en respectant la réalité lacunaire des documents d’origine.

Comme pour les autres types d’entrée, la notice peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment :

• Documents (actes, lettres, anciennes fiches…),
• Unités d’archives (dossiers d’inventaire papier, correspondance…),
• Photographies documentaires (photos anciennes ou de marquages),
• Bibliographie (références d’ouvrages ou d’articles mentionnant l’objet),
• Vidéos (témoignages, extraits d’émissions, captations…).

Ces éléments permettent de consolider la traçabilité de l’entrée et de contextualiser l’objet dans l’histoire du musée, même en l’absence de preuves administratives complètes.