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Version 3.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 15:50
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs **
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6 Les entrées de type //Inventaire rétrospectif// permettent de documenter, a posteriori, des biens présents dans les collections mais qui n'ont jamais été inventoriés.Elles sont utilisées pour **régulariser administrativement la présence d’objets anciens.**
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8 Ce type d’entrée n’atteste pas d’un acte juridique, mais d’une **intégration antérieure dans les collections**, basée sur des indices matériels, historiques ou contextuels.
9 Il peut concerner aussi bien des acquisitions que des dépôts anciens, voire des objets d’origine totalement inconnue : la saisie doit alors permettre de **documenter au mieux les informations disponibles** tout en assurant leur cohérence avec le statut juridique du bien.
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13 = Définition =
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15 Une entrée de type **Inventaire rétrospectif** est utilisée pour intégrer dans Flora des biens déjà présents physiquement dans les collections, mais **non inventoriés** au moment de leur arrivée.
16 Il peut s’agir d’objets anciens dont la documentation est incomplète, fragmentaire ou introuvable (absence de fiche papier, acte d’achat manquant, provenance floue, etc.).
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18 Ce type d’entrée permet de **régulariser rétroactivement** la présence de ces biens, qu’ils aient été **acquis**, **déposés** ou qu’ils soient d’**origine inconnue**.
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20 (% class="box infomessage" %)
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22 Le champ //Type d’origine// n’est pas renseigné automatiquement dans ce cas : **il doit être sélectionné manuellement** par l’utilisateur, selon la situation identifiée ou supposée (Acquisition, Dépôt, Origine inconnue).
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25 = Choix de la grille de saisie =
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27 Lors de la création d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, une grille spécifique est proposée :
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29 * **Grille "Inventaire rétrospectif"** :
30 Permet de documenter les champs essentiels pour une régularisation conforme au registre réglementaire, tout en gardant une certaine souplesse pour intégrer les informations disponibles a posteriori.
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32 [[Choix de la grille>>image:1753173299278-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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35 (% class="box warningmessage" %)
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37 **Attention au choix de la grille**
38 Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
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41 = Renseigner le numéro d'entrée =
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43 Le numéro d’entrée est un **identifiant unique** attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la **traçabilité administrative, réglementaire et historique** du lot de biens concernés.
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45 La combinaison du champ **“Numéro d’entrée”** et du **“Préfixe musée”** doit être **unique** dans l’ensemble de la base Flora.
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47 == Génération standard du numéro d'entrée ==
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49 Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :
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51 * **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’entrée),
52 * **Numéro de lot** (ordre chronologique dans l’année).
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54 Ce format est aligné avec la logique des numéros d’inventaire, facilitant le suivi dans les registres réglementaires.
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56 [[Génération du numéro d'entrée>>image:1753191045604-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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58 == Utilisation du champ Numéro d'entrée manuel ==
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60 Si vous ne souhaitez pas utiliser la logique de numérotation standard (par exemple, pour reprendre une **ancienne numérotation issue d’un registre papier** ou suivre une **convention spécifique à l’établissement**), vous pouvez saisir un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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62 Dans ce cas, la valeur manuelle **remplace automatiquement** le numéro généré dans le champ « Numéro d’entrée ».
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64 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753191159191-453.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 = Quelles informations renseigner dans Flora pour un inventaire rétrospectif ? =
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68 Lors de la saisie d’une entrée de type **Inventaire rétrospectif**, Flora met à disposition **l’ensemble des champs habituellement utilisés pour les acquisitions ou les dépôts**, afin de permettre une documentation aussi complète que possible, en s’adaptant à la diversité des cas rencontrés.
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70 Ce type d’entrée vise à régulariser la présence dans les collections de biens anciens, dont l’origine n’est **pas ou plus clairement documentée**, mais pour lesquels certaines informations contextuelles peuvent être retrouvées (ancienne fiche papier, marquage, bibliographie, témoignage…).
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72 Il est ainsi possible de renseigner :
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74 * **Une date estimée ou connue d’entrée** dans les collections ;
75 * **Un mode d’acquisition supposé** (achat, don, legs…) si identifiable ;
76 * **Le nom d’un ancien propriétaire, déposant ou donateur** connu ou présumé ;
77 * **La commune et le musée de rattachement** de l’établissement conservateur ;
78 * Le **statut juridique actuel du bien**, essentiel pour distinguer un objet appartenant aux collections d’un bien resté en propriété externe ;
79 * Un **champ de description libre**, destiné à regrouper toutes les informations disponibles sur l’origine : éléments partiels, hypothèses, références secondaires, numérotation historique, observations sur l’objet, etc.
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81 **Le champ “Type”** permet de qualifier plus finement la nature de l’inventaire rétrospectif, en indiquant par exemple :
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83 * //« Acquis avant »// : si une date d’entrée approximative est connue,
84 * //« Acquis vers »// : si la date estimée repose sur une fourchette ou un indice indirect,
85 * //« Inscrit sur l’inventaire »// : si l’objet figure déjà dans une ancienne liste ou un registre.
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88 Grâce à cette souplesse, les entrées de type **Inventaire rétrospectif** permettent d’assurer une traçabilité minimale tout en respectant la réalité lacunaire des documents d’origine.
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90 [[Exemple de champs disponibles>>image:1753191650694-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 Comme pour les autres types d’entrée, la notice peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment :
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95 * **Documents** (actes, lettres, anciennes fiches…),
96 * **Unités d’archives** (dossiers d’inventaire papier, correspondance…),
97 * **Photographies documentaires** (photos anciennes ou de marquages),
98 * **Bibliographie** (références d’ouvrages ou d’articles mentionnant l’objet),
99 * **Vidéos** (témoignages, extraits d’émissions, captations…).
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101 Ces éléments permettent de **consolider la traçabilité** de l’entrée et de **contextualiser l’objet** dans l’histoire du musée, même en l’absence de preuves administratives complètes.
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103 [[Champs de liens documentaires>>image:1753191921380-659.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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105 )))|(% style="width:300px" %)(((
106 (% class="box" %)
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108 **Sommaire**
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110 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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113 (% class="box" %)
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115 **Aller plus loin**
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117 * [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/]]
118 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
119 * [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/]]
120 * [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/]]
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