Comprendre ce type d'entrée

Les entrées de type Inventaire rétrospectif servent à intégrer dans Flora des biens déjà présents physiquement dans les collections, mais jamais inventoriés au moment de leur arrivée.
Elles permettent de régulariser administrativement leur présence, sans attester d’un acte juridique récent.

Ce type d’entrée vise à régulariser la présence rétroactivement dans les collections de biens anciens, dont l’origine n’est pas ou plus clairement documentée, mais pour lesquels certaines informations contextuelles peuvent être retrouvées (ancienne fiche papier, marquage, bibliographie, témoignage…).

Choisir de la grille de saisie

Sélectionner la grille Inventaire rétrospectif, conçue pour :

• documenter les champs essentiels exigés par le registre réglementaire,
• offrir une souplesse de saisie adaptée à des données partielles ou reconstituées a posteriori.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d'entrée

Par défaut, le champ « Numéro d’entrée » est automatiquement généré à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) :

• Année d’inscription au registre : année de l'inscription à l'inventaire
• Numéro de lot : ordre chronologique dans l’année.

Numérotation personnalisée

Pour reprendre une ancienne numérotation (registre papier, convention interne…), saisir directement la valeur dans Numéro d’entrée (manuel). Cette saisie remplace la numérotation automatique.

Dans ce cas, la valeur manuelle remplace automatiquement le numéro généré dans le champ « Numéro d’entrée ».

Quelles informations renseigner ?

Les champs proposés sont proches de ceux des acquisitions ou dépôts, afin de permettre une documentation aussi complète que possible :

• Date estimée ou connue d’entrée dans les collections
• Mode d’acquisition supposé (achat, don, legs…)
• Nom de l’ancien propriétaire, déposant ou donateur
• Commune et musée de rattachement
• Statut juridique actuel du bien
• Description libre : éléments partiels, hypothèses, références secondaires, numérotation historique, observations…
• Champ “Type” : préciser la nature de l’inventaire rétrospectif, par exemple :
  • Acquis avant : date approximative connue
  • Acquis vers : date estimée
  • Inscrit sur l’inventaire : mentionné dans une liste ou un registre ancien

Grâce à cette souplesse, les entrées de type Inventaire rétrospectif permettent d’assurer une traçabilité minimale tout en respectant la réalité lacunaire des documents d’origine.

Liens documentaires possibles

Comme pour les autres types d’entrée, la notice peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment :

• Documents (actes, lettres, anciennes fiches…),
• Unités d’archives (dossiers d’inventaire papier, correspondance…),
• Photographies documentaires (photos anciennes ou de marquages),
• Bibliographie (références d’ouvrages ou d’articles mentionnant l’objet),
• Vidéos (témoignages, extraits d’émissions, captations…).

Ces liens renforcent la traçabilité et replacent l’objet dans son contexte historique, même si les preuves administratives sont incomplètes.