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Version 2.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 15:08
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1 |(% style="width:840px" %)(((
2 = Définition =
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4 Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
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6 Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
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8 **La nature de l’entrée en dépôt est automatiquement reprise dans la notice du ou des biens liés :**
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10 [[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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13 (% class="box infomessage" %)
14 (((
15 **Dépôts entrants ou dépôts sortants ?**
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17 |(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
18 |Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
19 Entrées
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21 Menu : Décrire > Entrée
22 )))|Entrée de type Dépôt|(((
23 Suivi patrimonial
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25 Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
26 )))|(((
27 Saisie d’une notice d’entrée spécifique
28
29 Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
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31 Lien avec les notices des biens
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33 Gestion des restitutions (totale ou partielle)
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35 Suivi dans le registre des dépôts
36 )))
37 |Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)|(((
38 Événements
39
40 Menu : Gérer > Événements
41 )))|Événement de type Dépôt|(((
42 Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
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44 Suivi logistique et documentaire
45 )))|(((
46 Saisie d’un événement de type Dépôt
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48 Association des biens (recherche ou panier)
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50 Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
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52 Suivi des emplacements temporaires
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54 Édition de l’arrêté de dépôt
55 )))
56 )))
57
58 = Choix de la grille de saisie =
59
60 Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
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62 * **Grille "Registre – Dépôt"**
63 Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
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65 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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67 (% class="box warningmessage" %)
68 (((
69 **Attention à bien choisir sa grille de saisie**
70 **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
71 Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
72 Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
73 \\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
74 Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
75 )))
76
77 = Renseigner le numéro d'entrée =
78
79 Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
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81 Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
82 vous pouvez utiliser **la génération automatique** ou **le champ manuel**, selon la logique de numérotation de l’établissement.
83
84 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
85
86 == Génération standard du numéro d’entrée ==
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88 Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
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90 * l’**année d’inscription au registre**, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
91 * le **champ “D automatique”**, qui ajoute automatiquement la lettre **D** pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
92 * le **numéro de lot**, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.
93
94 Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
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96 >Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
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98 [[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100 == Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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102 Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
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104 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105
106 = Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? =
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108 Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
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110 Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
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112 Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
113
114 Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
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116 Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
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118 Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
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120 L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
121
122 [[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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124
125 Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
126
127 Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
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129 [[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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131
132 = Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt =
133
134 Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
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136 Trois statuts sont proposés :
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138 * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
139 * **Accepté** : le dépôt a été validé.
140 * **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
141
142 Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
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144 [[Champ de suivi>>image:1753188560848-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145
146 = Gérer la restitution d'un dépôt =
147
148 == Tous les biens de l'entrée sont restitués ==
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150 Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
151
152 1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt**
153 Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
154 1. (((
155 **Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
156
157 * **Année de restitution** ou **Date de restitution**
158 correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
159 * **Type d’acte**
160 choisir "Acte de fin de dépôt"
161 * **Référence de l’acte**
162 numéro ou intitulé du document justificatif.
163 * **Date de l’acte**
164 date du document officiel constatant la fin du dépôt.
165 )))
166
167 [[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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169
170 Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
171
172 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173
174 == Seul une partie des biens de l'entée est restituée ==
175
176 **Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
177
178 1. (((
179 **Depuis la notice d’entrée initiale**
180
181 dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
182 )))
183
184 [[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186
187 [[Renseignement des informations de restitution>>image:1744374067684-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 (% start="2" %)
191 1. **Depuis la notice du bien**
192 remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
193
194 [[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196 [[Lien avec la nouvelle entrée (avec restitution)>>image:1744374334740-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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198
199 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 )))|(% style="width:300px" %)
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