Modifications pour le document Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,30 +3,34 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La gestion des **dépôts entrants** dans Flora permet de documenter, de manière rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
	6	+La gestion des dépôts entrants dans Flora permet de documenter, de façon rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) et mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
7	7
8		-Chaque dépôt fait l’objet d’une **notice d’entrée dédiée**, de type //Dépôt//, qui centralise les informations juridiques, logistiques et administratives liées à l’acte de mise à disposition : identité du déposant, nature du contrat, durée prévue, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
	8	+Chaque dépôt est enregistré dans une **notice d’entrée** de type **Dépôt**, centralisant les informations juridiques, logistiques et administratives : identité du déposant, nature du contrat, durée, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
9	9
10		-Cette notice est ensuite **liée aux notices de biens concernées**, permettant d’assurer une traçabilité complète du dépôt, tant du point de vue réglementaire que documentaire. Elle constitue également la base pour gérer la **restitution des biens** à l’échéance du contrat.
11		-
12		-La table des entrées permet ainsi d'assurer le **suivi des dépôts dans le temps**, de faciliter l'édition des registres réglementaires, et de garantir la clarté des statuts de propriété au sein des collections.
	10	+Cette notice est ensuite liée aux notices des biens concernés, assurant une **traçabilité complète** du dépôt et servant de base à la gestion de la restitution à échéance.
13	13	)))
14	14
15	15	(((
16		-= Définition =
	14	+= Comprendre ce type d'entrée =
17	17
18		-Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
	16	+Une entrée de type Dépôt formalise l’arrivée, dans les collections, de biens appartenant à un tiers,** confiés à l’établissement sans transfert de propriété.**
19	19
20		-Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
	18	+Elle permet :
21	21
22		-**La nature de l’entrée en dépôt est automatiquement reprise dans la notice du ou des biens liés :**
	20	+* d’enregistrer les informations juridiques, administratives et contractuelles ;
	21	+* de rattacher le bien au **registre des biens reçus en dépôt** ;
	22	+* de garantir la conformité réglementaire et documentaire.
23	23
	24	+**Note** – La nature de l’entrée ("Dépôt") est automatiquement reprise dans les notices de biens liées.
	25	+
	26	+
	27	+
24	24	[[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25	25
26	26
27	27	(% class="box infomessage" %)
28	28	(((
29		-**Dépôts entrants ou dépôts sortants ?**
	33	+== **Différencier dépôt entrant et dépôt sortant ** ==
30	30
31	31	|(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
32	32	|Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
...	...	@@ -69,26 +69,18 @@
69	69	)))
70	70	)))
71	71
72		-= Choix de la grille de saisie =
	76	+= Choisir la grille de saisie =
73	73
74		-Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
	78	+Utiliser la grille standard **"Registre – Dépôt"**, conforme aux exigences du Service des musées de France.
75	75
76		-* **Grille "Registre – Dépôt"**
77		-Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
	80	+* Chaque grille est **spécifique à un type d’entrée** : une grille Dépôt n’affiche pas les mêmes champs qu’une grille Acquisition.
	81	+* Le champ **Type d’origine** est automatiquement défini sur "Dépôt" et ne doit pas être modifié.
78	78
	83	+
	84	+
79	79	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81	81
82		-(% class="box warningmessage" %)
83		-(((
84		-**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
85		-**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
86		-Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
87		-Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
88		-\\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
89		-Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
90		-)))
91		-
92	92	= Renseigner le numéro d'entrée =
93	93
94	94	Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
...	...	@@ -108,7 +108,7 @@
108	108
109	109	Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
110	110
111		->Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
	107	+>(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
112	112
113	113	[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
...	...	@@ -118,29 +118,32 @@
118	118
119	119	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121		-= Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? =
	117	+= Renseigner les informations essentielles ? =
122	122
123	123	Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
124	124
125		-Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
	121	+* **Date de prise en charge** : date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
	122	+* **Déposant** : personne physique ou morale propriétaire, sélectionnée dans l’autorité //Personne//
	123	+* **Commune du déposant.**
	124	+* **Musée dépositaire** : entité recevant les objets et assurant leur conservation.
	125	+* **Nombre d’objets** : taille du lot déposé.
	126	+* **Éléments contractuels** : type d’acte, référence, date de signature ; Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
	127	+* **Origine des biens** (facultatif) : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
126	126
127		-Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
	129	+L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
128	128
129		-Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
	131	+[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130	130
131		-Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
132	132
133		-Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
	134	+= Lier des documents justificatifs =
134	134
135		-L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
	136	+Il est recommandé de joindre à la notice d’entrée :
136	136
137		-[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	138	+* conventions, lettres, procès-verbaux via la table **Autres documents** ;
	139	+* pièces issues de fonds structurés via la table **Archives**.
138	138
139		-
140	140	Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
141	141
142		-Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
143		-
144	144	[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145	145
146	146
...	...	@@ -160,12 +160,11 @@
160	160
161	161	= Gérer la restitution d'un dépôt =
162	162
163		-== Tous les biens de l'entrée sont restitués ==
	162	+== Restitution totale ==
164	164
165	165	Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
166	166
167		-1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt**
168		-Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
	166	+1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt : **Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
169	169	1. (((
170	170	**Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
171	171
...	...	@@ -177,23 +177,22 @@
177	177	numéro ou intitulé du document justificatif.
178	178	* **Date de l’acte**
179	179	date du document officiel constatant la fin du dépôt.
	178	+
	179	+
	180	+ Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
180	180	)))
181	181
182	182	[[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183	183
184	184
185		-Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
186		-
187	187	[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188	188
189		-== Seul une partie des biens de l'entrée est restituée ==
	188	+== Restitution partielle ==
190	190
191	191	**Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
192	192
193	193	1. (((
194		-**Depuis la notice d’entrée initiale**
195		-
196		-dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
	193	+**Depuis la notice d’entrée initiale : **dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
197	197	)))
198	198
199	199	[[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -203,8 +203,7 @@
203	203
204	204
205	205	(% start="2" %)
206		-1. **Depuis la notice du bien**
207		-remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
	203	+1. **Depuis la notice du bien : **remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
208	208
209	209	[[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210	210
...	...	@@ -225,10 +225,10 @@
225	225	(((
226	226	**Aller plus loin**
227	227
228		-* [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
229		-* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
230		-* [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
231		-* [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	224	+* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	225	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	226	+* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	227	+* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
232	232	)))
233	233	)))
234	234