Modifications pour le document Renseigner une entrée pour un dépôt entrant

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -1,18 +1,36 @@
	1	+(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures **
	2	+
1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2		-= Définition =
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La gestion des dépôts entrants dans Flora permet de documenter, de façon rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) et mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
3	3
4		-Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
	8	+Chaque dépôt est enregistré dans une **notice d’entrée** de type **Dépôt**, centralisant les informations juridiques, logistiques et administratives : identité du déposant, nature du contrat, durée, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
5	5
6		-Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
	10	+Cette notice est ensuite liée aux notices des biens concernés, assurant une **traçabilité complète** du dépôt et servant de base à la gestion de la restitution à échéance.
	11	+)))
7	7
8		-**La nature de l’entrée en dépôt est automatiquement reprise dans la notice du ou des biens liés :**
	13	+(((
	14	+= Comprendre ce type d'entrée =
9	9
	16	+Une entrée de type Dépôt formalise l’arrivée, dans les collections, de biens appartenant à un tiers,** confiés à l’établissement sans transfert de propriété.**
	17	+
	18	+Elle permet :
	19	+
	20	+* d’enregistrer les informations juridiques, administratives et contractuelles ;
	21	+* de rattacher le bien au **registre des biens reçus en dépôt** ;
	22	+* de garantir la conformité réglementaire et documentaire.
	23	+
	24	+**Note** – La nature de l’entrée ("Dépôt") est automatiquement reprise dans les notices de biens liées.
	25	+
	26	+
	27	+
10	10	[[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
11	11
12	12
13	13	(% class="box infomessage" %)
14	14	(((
15		-**Dépôts entrants ou dépôts sortants ?**
	33	+== **Différencier dépôt entrant et dépôt sortant ** ==
16	16
17	17	|(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
18	18	|Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
...	...	@@ -55,24 +55,17 @@
55	55	)))
56	56	)))
57	57
58		-= Choix de la grille de saisie =
	76	+= Choisir la grille de saisie =
59	59
60		-Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
	78	+Utiliser la grille standard **"Registre – Dépôt"**, conforme aux exigences du Service des musées de France.
61	61
62		-* **Grille "Registre – Dépôt"**
63		-Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
	80	+* Chaque grille est **spécifique à un type d’entrée** : une grille Dépôt n’affiche pas les mêmes champs qu’une grille Acquisition.
	81	+* Le champ **Type d’origine** est automatiquement défini sur "Dépôt" et ne doit pas être modifié.
64	64
	83	+
	84	+
65	65	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66	66
67		-(% class="box warningmessage" %)
68		-(((
69		-**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
70		-**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
71		-Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
72		-Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
73		-\\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
74		-Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
75		-)))
76	76
77	77	= Renseigner le numéro d'entrée =
78	78
...	...	@@ -93,7 +93,7 @@
93	93
94	94	Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
95	95
96		->Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
	107	+>(% class="small" %)Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
97	97
98	98	[[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99	99
...	...	@@ -103,29 +103,32 @@
103	103
104	104	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105	105
106		-= Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? =
	117	+= Renseigner les informations essentielles ? =
107	107
108	108	Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
109	109
110		-Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
	121	+* **Date de prise en charge** : date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
	122	+* **Déposant** : personne physique ou morale propriétaire, sélectionnée dans l’autorité //Personne//
	123	+* **Commune du déposant.**
	124	+* **Musée dépositaire** : entité recevant les objets et assurant leur conservation.
	125	+* **Nombre d’objets** : taille du lot déposé.
	126	+* **Éléments contractuels** : type d’acte, référence, date de signature ; Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
	127	+* **Origine des biens** (facultatif) : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
111	111
112		-Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
	129	+L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
113	113
114		-Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
	131	+[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115	115
116		-Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
117	117
118		-Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
	134	+= Lier des documents justificatifs =
119	119
120		-L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
	136	+Il est recommandé de joindre à la notice d’entrée :
121	121
122		-[[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	138	+* conventions, lettres, procès-verbaux via la table **Autres documents** ;
	139	+* pièces issues de fonds structurés via la table **Archives**.
123	123
124		-
125	125	Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
126	126
127		-Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
128		-
129	129	[[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130	130
131	131
...	...	@@ -145,12 +145,11 @@
145	145
146	146	= Gérer la restitution d'un dépôt =
147	147
148		-== Tous les biens de l'entrée sont restitués ==
	162	+== Restitution totale ==
149	149
150	150	Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
151	151
152		-1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt**
153		-Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
	166	+1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt : **Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
154	154	1. (((
155	155	**Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
156	156
...	...	@@ -162,23 +162,22 @@
162	162	numéro ou intitulé du document justificatif.
163	163	* **Date de l’acte**
164	164	date du document officiel constatant la fin du dépôt.
	178	+
	179	+
	180	+ Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
165	165	)))
166	166
167	167	[[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168	168
169	169
170		-Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
171		-
172	172	[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173	173
174		-== Seul une partie des biens de l'entée est restituée ==
	188	+== Restitution partielle ==
175	175
176	176	**Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
177	177
178	178	1. (((
179		-**Depuis la notice d’entrée initiale**
180		-
181		-dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
	193	+**Depuis la notice d’entrée initiale : **dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
182	182	)))
183	183
184	184	[[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -188,8 +188,7 @@
188	188
189	189
190	190	(% start="2" %)
191		-1. **Depuis la notice du bien**
192		-remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
	203	+1. **Depuis la notice du bien : **remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
193	193
194	194	[[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195	195
...	...	@@ -197,6 +197,24 @@
197	197
198	198
199	199	[[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200		-)))|(% style="width:300px" %)
	211	+)))
	212	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	213	+(% class="box" %)
	214	+(((
	215	+**Sommaire**
201	201
	217	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	218	+)))
	219	+
	220	+(% class="box" %)
	221	+(((
	222	+ **Aller plus loin**
	223	+
	224	+* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	225	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	226	+* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	227	+* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	228	+)))
	229	+)))
	230	+
202	202