Comprendre ce type d'entrée

Une entrée de type Dépôt formalise l’arrivée, dans les collections, de biens appartenant à un tiers, confiés à l’établissement sans transfert de propriété.

Elle permet :

• d’enregistrer les informations juridiques, administratives et contractuelles ;
• de rattacher le bien au registre des biens reçus en dépôt ;
• de garantir la conformité réglementaire et documentaire.

Note – La nature de l’entrée ("Dépôt") est automatiquement reprise dans les notices de biens liées.

Choisir la grille de saisie

Utiliser la grille standard "Registre – Dépôt", conforme aux exigences du Service des musées de France.

• Chaque grille est spécifique à un type d’entrée : une grille Dépôt n’affiche pas les mêmes champs qu’une grille Acquisition.
• Le champ Type d’origine est automatiquement défini sur "Dépôt" et ne doit pas être modifié.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée est obligatoire. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.

Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
vous pouvez utiliser la génération automatique ou le champ manuel, selon la logique de numérotation de l’établissement.

La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique dans l’ensemble de la base Flora.

Génération standard du numéro d’entrée

Le champ « Numéro d’entrée » est généré automatiquement à partir de la concaténation de trois éléments :

• l’année d’inscription au registre, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
• le champ “D automatique”, qui ajoute automatiquement la lettre D pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
• le numéro de lot, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.

Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.

Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le champ "Numéro d’entrée (manuel)". Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.

Renseigner les informations essentielles ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Dépôt, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.

• Date de prise en charge : date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
• Déposant : personne physique ou morale propriétaire, sélectionnée dans l’autorité Personne
• Commune du déposant.
• Musée dépositaire : entité recevant les objets et assurant leur conservation.
• Nombre d’objets : taille du lot déposé.
• Éléments contractuels : type d’acte, référence, date de signature ; Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
• Origine des biens (facultatif) : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.

L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.

Lier des documents justificatifs

Il est recommandé de joindre à la notice d’entrée :

• conventions, lettres, procès-verbaux via la table Autres documents ;
• pièces issues de fonds structurés via la table Archives.

Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de liens documentaires permettant de conserver une trace des pièces justificatives associées au dépôt.

Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt

Le champ « État d’avancement de la saisie » peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).

Trois statuts sont proposés :

• Attente validation proposition : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
• Accepté : le dépôt a été validé.
• Refusé : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.

Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.

Gérer la restitution d'un dépôt

Restitution totale

Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de mettre à jour la notice d’entrée correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement reprise dans les biens concernés.

1. Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt : Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.

2. Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :

   • Année de restitution ou Date de restitution
     correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
   • Type d’acte
     choisir "Acte de fin de dépôt"
   • Référence de l’acte
     numéro ou intitulé du document justificatif.
   • Date de l’acte
     date du document officiel constatant la fin du dépôt.
      

    Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont automatiquement affichées dans les notices de biens liées, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.

Restitution partielle

Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date, il est nécessaire de dupliquer la notice d’entrée du dépôt, de compléter cette nouvelle notice avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée.

1. Depuis la notice d’entrée initiale : dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.

2. Depuis la notice du bien : remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.