Code source wiki de Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

Version 8.1 par admin admin le 2025/08/08 17:47

version	line-number	content
7.1	1	(% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieures
3.1	2
1.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
3.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
8.1	6	Une entrée de type Acquisition correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
	7
	8	Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
	9
	10	Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
3.1	11	)))
1.1	12
3.1	13	(((
	14	= Définition =
	15
8.1	16	L’entrée Acquisition est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
1.1	17
8.1	18	Cela inclut, par exemple :
1.1	19
8.1	20	* un achat,
	21	* un don,
	22	* un legs,
	23	* une saisie, etc.
1.1	24
8.1	25	C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
	26
	27	= Choisir la grille de saisie =
	28
1.1	29	Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
	30
8.1	31	* Grille "Acquisition – complète" : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
	32	* Grille "Registre – Acquisition" : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
1.1	33
5.1	34	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	35
	36
	37	(% class="box warningmessage" %)
	38	(((
8.1	39	Important
	40	Le choix de la grille conditionne les champs visibles dans le formulaire.
	41
	42	Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
	43
	44	Par exemple, une grille de type Dépôt n’affichera pas les mêmes champs qu’une grille de type Acquisition, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est reçu temporairement ou intégré définitivement aux collections.
	45
	46	Le champ « Type d’origine » est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
	47	Ne le modifiez pas manuellement : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
5.1	48	)))
1.1	49
3.1	50	= Renseigner le numéro d'entrée =
1.1	51
8.1	52	Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
1.1	53
8.1	54	La combinaison du numéro d’entrée et du préfixe musée doit être unique dans toute la base Flora, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
1.1	55
8.1	56	== Format standard recommandé ==
1.1	57
8.1	58	Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
1.1	59
8.1	60	* nnée d’inscription au registre : année d’inscription au registre,
	61	* Numéro de lot : ordre chronologique dans l’année.
1.1	62
	63
	64
8.1	65	* Reportez l’année dans le champs année Inscr. Registre
	66	* le numéro de la commission dans Numéro de lot
	67	* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
	68
	69	>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
	70
5.1	71	[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	72
8.1	73	>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
	74
	75
	76	[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77
3.1	78	== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
1.1	79
	80	Si vous ne souhaitez pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».
	81
	82	Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
	83
5.1	84	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	85
3.1	86	= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
1.1	87
	88	Lors de la saisie d’une entrée de type Acquisition, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
	89
	90	Il est essentiel de renseigner la date d’acquisition, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
	91
	92	Le mode d’acquisition (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au donateur ou au vendeur, ainsi que ceux concernant le musée acquéreur, le service acquéreur ou la commune du musée, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
	93
	94	Le nombre d’objets doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
	95
	96	Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le prix d’acquisition peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
	97
	98	Les éléments contractuels doivent également être renseignés : type d’acte d’acquisition (achat notarié, lettre de don, etc.), référence de l’acte, et date de signature. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la mention des concours publics permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
	99
	100	Enfin, le statut juridique du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
	101
	102	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
	103
5.1	104	[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	105
	106
5.1	107	Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment dans les tables Archives ou Autres documents, afin d’y associer les pièces justificatives de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
	108
	109	[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	110
3.1	111	= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
1.1	112
	113	En lien avec la gestion des commissions d’acquisition, Flora permet de suivre l’état d’un dossier avant ou après la décision de la commission grâce au champ « État d’avancement de la saisie » présent dans la notice d’entrée.
	114
	115	Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies en amont des commissions : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
	116
	117	Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
	118
	119	* Attente validation proposition : le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
	120	* Accepté : indique que la commission a validé l’acquisition.
	121	* Refusé : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
	122
	123	Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
	124
5.1	125	[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
3.1	126	)))
	127	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	128	(% class="box" %)
	129	(((
	130	Sommaire
1.1	131
3.1	132	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	133	)))
	134
	135	(% class="box" %)
	136	(((
	137	Aller plus loin
4.1	138
7.1	139	* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome\|\|target="_blank"]]
	140	* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome\|\|target="_blank"]]
	141	* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome\|\|target="_blank"]]
	142	* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome\|\|target="_blank"]]
3.1	143	)))
	144	)))
	145
1.1	146

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