Définition

L’entrée Acquisition est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.

Cela inclut, par exemple :

• un achat,
• un don,
• un legs,
• une saisie, etc.

C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).

Choisir la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

• Grille "Acquisition – complète" : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
• Grille "Registre – Acquisition" : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.

La combinaison du numéro d’entrée et du préfixe musée doit être unique dans toute la base Flora, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.

Format standard recommandé

Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)   :

• nnée d’inscription au registre : année d’inscription au registre,
• Numéro de lot : ordre chronologique dans l’année.

• Reportez l’année dans le champs année Inscr. Registre
• le numéro de la commission dans Numéro de lot
• Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition

Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot

Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2

Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel »

Si vous ne souhaitez pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée », qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ?

Lors de la saisie d’une entrée de type Acquisition, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

Il est essentiel de renseigner la date d’acquisition, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la date d’affectation ou la date d’entrée matérielle renseignées dans la notice de bien.

Le mode d’acquisition (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au donateur ou au vendeur, ainsi que ceux concernant le musée acquéreur, le service acquéreur ou la commune du musée, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

Le nombre d’objets doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le prix d’acquisition peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

Les éléments contractuels doivent également être renseignés : type d’acte d’acquisition (achat notarié, lettre de don, etc.), référence de l’acte, et date de signature. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la mention des concours publics permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

Enfin, le statut juridique du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des liens vers d’autres notices documentaires, notamment dans les tables Archives ou Autres documents, afin d’y associer les pièces justificatives de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition

En lien avec la gestion des commissions d’acquisition, Flora permet de suivre l’état d’un dossier avant ou après la décision de la commission grâce au champ « État d’avancement de la saisie » présent dans la notice d’entrée.

Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies en amont des commissions : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

• Attente validation proposition : le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
• Accepté : indique que la commission a validé l’acquisition.
• Refusé : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.