Code source wiki de Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
Version 10.1 par admin admin le 2025/08/09 07:21
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| author | version | line-number | content |
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7.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures** |
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3.1 | 2 | |
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1.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
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3.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
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8.1 | 6 | Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. |
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| 8 | Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections. | ||
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| 10 | Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés. | ||
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3.1 | 11 | ))) |
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1.1 | 12 | |
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3.1 | 13 | ((( |
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9.1 | 14 | = Comprendre ce type d'entrée = |
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3.1 | 15 | |
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8.1 | 16 | L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif. |
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1.1 | 17 | |
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8.1 | 18 | Cela inclut, par exemple : |
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1.1 | 19 | |
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8.1 | 20 | * un achat, |
| 21 | * un don, | ||
| 22 | * un legs, | ||
| 23 | * une saisie, etc. | ||
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1.1 | 24 | |
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8.1 | 25 | C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF). |
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| 27 | = Choisir la grille de saisie = | ||
| 28 | |||
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1.1 | 29 | Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard : |
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8.1 | 31 | * **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition. |
| 32 | * **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire. | ||
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1.1 | 33 | |
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5.1 | 34 | [[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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| 37 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 38 | ((( | ||
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8.1 | 39 | **Important** |
| 40 | Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire. | ||
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| 42 | Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée. | ||
| 43 | |||
| 44 | Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections. | ||
| 45 | |||
| 46 | Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie. | ||
| 47 | **Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée. | ||
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5.1 | 48 | ))) |
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1.1 | 49 | |
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3.1 | 50 | = Renseigner le numéro d'entrée = |
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1.1 | 51 | |
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8.1 | 52 | Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire. |
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1.1 | 53 | |
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8.1 | 54 | La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée. |
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1.1 | 55 | |
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8.1 | 56 | == Format standard recommandé == |
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1.1 | 57 | |
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8.1 | 58 | Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF) : |
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1.1 | 59 | |
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10.1 | 60 | * **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre, |
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8.1 | 61 | * **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année. |
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1.1 | 62 | |
| 63 | |||
| 64 | |||
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10.1 | 65 | 1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre |
| 66 | 1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot | ||
| 67 | 1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel. | ||
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8.1 | 68 | |
| 69 | >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot | ||
| 70 | |||
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5.1 | 71 | [[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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1.1 | 72 | |
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8.1 | 73 | >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2 |
| 74 | |||
| 75 | |||
| 76 | [[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 77 | |||
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10.1 | 78 | == Numérotation personnalisée == |
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1.1 | 79 | |
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10.1 | 80 | Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**. |
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1.1 | 81 | |
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10.1 | 82 | Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement. |
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1.1 | 83 | |
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5.1 | 84 | [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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1.1 | 85 | |
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10.1 | 86 | = Renseigner les informations d’acquisition = |
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1.1 | 87 | |
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10.1 | 88 | Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte : |
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1.1 | 89 | |
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10.1 | 90 | == Informations essentielles == |
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1.1 | 91 | |
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10.1 | 92 | * **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée. |
| 93 | * **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc. | ||
| 94 | * **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée. | ||
| 95 | * **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière. | ||
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1.1 | 96 | |
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10.1 | 97 | == Informations sur les parties prenantes == |
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1.1 | 98 | |
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10.1 | 99 | * **Donateur ou vendeur** |
| 100 | * **Musée** | ||
| 101 | * **Service acquéreur** | ||
| 102 | * **Commune du musée** | ||
| |
1.1 | 103 | |
| |
10.1 | 104 | == Informations financières == |
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1.1 | 105 | |
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10.1 | 106 | * **Prix global d’acquisition** (si applicable) |
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1.1 | 107 | |
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10.1 | 108 | == Informations contractuelles == |
| 109 | |||
| 110 | * **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…) | ||
| 111 | * **Référence et date de signature** de l'acte | ||
| 112 | * **Subventions ou co-financements éventuels** | ||
| 113 | |||
| 114 | |||
| 115 | |||
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1.1 | 116 | L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps. |
| 117 | |||
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5.1 | 118 | [[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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1.1 | 119 | |
| 120 | |||
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10.1 | 121 | = Lier les documents justificatifs = |
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5.1 | 122 | |
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10.1 | 123 | Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer : |
| 124 | |||
| 125 | * Lettres de don | ||
| 126 | * Factures | ||
| 127 | * Conventions | ||
| 128 | * Actes notariés, etc. | ||
| 129 | |||
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5.1 | 130 | [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 131 | |||
| |
3.1 | 132 | = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition = |
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1.1 | 133 | |
| |
10.1 | 134 | Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier. |
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1.1 | 135 | |
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10.1 | 136 | Trois valeurs sont disponibles : |
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1.1 | 137 | |
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10.1 | 138 | * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction. |
| 139 | * **Accepté** : la commission a validé l’acquisition. | ||
| 140 | * **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable. | ||
| |
1.1 | 141 | |
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10.1 | 142 | Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire |
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1.1 | 143 | |
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5.1 | 144 | [[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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3.1 | 145 | ))) |
| 146 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 147 | (% class="box" %) | ||
| 148 | ((( | ||
| 149 | **Sommaire** | ||
| |
1.1 | 150 | |
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3.1 | 151 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| 152 | ))) | ||
| 153 | |||
| 154 | (% class="box" %) | ||
| 155 | ((( | ||
| 156 | **Aller plus loin** | ||
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4.1 | 157 | |
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7.1 | 158 | * [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]] |
| 159 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 160 | * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]] | ||
| 161 | * [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]] | ||
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3.1 | 162 | ))) |
| 163 | ))) | ||
| 164 | |||
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1.1 | 165 |