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Version 10.1 par admin admin le 2025/08/09 07:21
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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6 Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
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8 Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
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10 Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
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14 = Comprendre ce type d'entrée =
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16 L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
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18 Cela inclut, par exemple :
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20 * un achat,
21 * un don,
22 * un legs,
23 * une saisie, etc.
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25 C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
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27 = Choisir la grille de saisie =
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29 Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
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31 * **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 * **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
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34 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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39 **Important**
40 Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
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42 Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
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44 Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
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46 Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47 **Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
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50 = Renseigner le numéro d'entrée =
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52 Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
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54 La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
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56 == Format standard recommandé ==
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58 Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
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60 * **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61 * **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
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65 1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66 1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67 1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
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69 >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
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71 [[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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73 >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
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76 [[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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78 == Numérotation personnalisée ==
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80 Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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82 Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
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84 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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86 = Renseigner les informations d’acquisition =
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88 Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
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90 == Informations essentielles ==
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92 * **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
93 * **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
94 * **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
95 * **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
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97 == Informations sur les parties prenantes ==
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99 * **Donateur ou vendeur**
100 * **Musée**
101 * **Service acquéreur**
102 * **Commune du musée**
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104 == Informations financières ==
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106 * **Prix global d’acquisition** (si applicable)
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108 == Informations contractuelles ==
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110 * **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
111 * **Référence et date de signature** de l'acte
112 * **Subventions ou co-financements éventuels**
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116 L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
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118 [[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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121 = Lier les documents justificatifs =
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123 Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
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125 * Lettres de don
126 * Factures
127 * Conventions
128 * Actes notariés, etc.
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130 [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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132 = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
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134 Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
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136 Trois valeurs sont disponibles :
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138 * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
139 * **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
140 * **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
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142 Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
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144 [[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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147 (% class="box" %)
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149 **Sommaire**
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151 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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154 (% class="box" %)
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156 **Aller plus loin**
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158 * [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
159 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
160 * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
161 * [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
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