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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 13:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
1 +Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,89 +3,54 @@
1 - (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 -
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
2 += =
7 7  
8 -Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
4 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
9 9  
10 -Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
11 -)))
6 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
7 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
12 12  
13 -(((
14 -= Définition =
9 += Choix de la grille de saisie =
15 15  
16 -L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
17 -
18 -Cela inclut, par exemple :
19 -
20 -* un achat,
21 -* un don,
22 -* un legs,
23 -* une saisie, etc.
24 -
25 -C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26 -
27 -= Choisir la grille de saisie =
28 -
29 29  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
30 30  
31 -* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 -* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
13 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
14 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
15 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
16 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
33 33  
34 -[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 +[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
19 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
20 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
21 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
22 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
35 35  
24 +== Renseigner le numéro d'entrée ==
36 36  
37 -(% class="box warningmessage" %)
38 -(((
39 -**Important**
40 -Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
26 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
41 41  
42 -Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
28 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
43 43  
44 -Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
30 +=== Génération standard du numéro d’entrée ===
45 45  
46 -Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47 -**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
48 -)))
32 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
49 49  
50 -= Renseigner le numéro d'entrée =
34 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
35 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
51 51  
52 -Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
37 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
53 53  
54 -La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
39 +>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
55 55  
56 -== Format standard recommandé ==
41 +[[image:1753170693476-723.png]]
57 57  
58 -Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
43 +=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
59 59  
60 -* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61 -* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
62 -
63 -
64 -
65 -* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66 -* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67 -* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
68 -
69 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
70 -
71 -[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
74 -
75 -
76 -[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
79 -
80 80  Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
81 81  
82 82  **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
83 83  
84 -[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +[[image:1753171056829-854.png]]
85 85  
86 -= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
51 +== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
87 87  
88 88  Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
89 89  
... ... @@ -101,15 +101,12 @@
101 101  
102 102  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
103 103  
104 -[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
105 105  
71 +[[image:1753172377450-600.png]]
106 106  
107 -Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
73 +== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
108 108  
109 -[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
112 -
113 113  En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
114 114  
115 115  Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
... ... @@ -122,25 +122,7 @@
122 122  
123 123  Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
124 124  
125 -[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 -)))
127 -)))|(% style="width:300px" %)(((
128 -(% class="box" %)
129 -(((
130 -**Sommaire**
87 +[[image:1753172725352-768.png]]
88 +)))|(% style="width:300px" %)
131 131  
132 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
133 -)))
134 -
135 -(% class="box" %)
136 -(((
137 -**Aller plus loin**
138 -
139 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
140 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
141 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
142 -* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
143 -)))
144 -)))
145 -
146 146  
1754667868595-480.png
Auteur
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