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Code source wiki de Saisir une Entrée

Version 2.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/21 16:58
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1 {{box title="**Sommaire**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
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5 = Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
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8 Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
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10 Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
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13 La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
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15 On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
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17 La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
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19 * le **type d'entrée** (D pour dépôt)
20 * l'**année d'entrée**
21 * le **numéro de lot**
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23 OU
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25 * le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
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27 De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
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30 (% class="box infomessage" %)
31 (((
32 Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
33 Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
34 )))
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36 = Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
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38 [[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
39
40
41 [[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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43
44 (% class="box infomessage" %)
45 (((
46 **Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
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49 Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
50 )))
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52 = Grilles de saisie =
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54 == Grille standard ==
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57 Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
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59 [[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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62 [[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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65 == Acquisitions ==
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68 Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
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70 [[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71
72
73 [[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
74
75 [[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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78 (% class="wikigeneratedid" %)
79 Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
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81 [[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82
83 == Dépôts ==
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86 Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
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88 [[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89
90
91 __Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
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93
94 [[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95
96 [[image:1728291923431-249.png]]
97
98 [[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99
100 == Inventaire rétrospectif ==
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102
103 Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
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105
106 [[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107
108
109 [[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110
111 == Origine inconnue ==
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113
114 Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
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116 [[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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119 [[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
120
121 (% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
122 (% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
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124 == Lier des documents et unités d'archives ==
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127 Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
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130 [[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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132
133 == Suivre l'état d'avancement du dossier ==
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136 En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
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138 Changer l'état d'avancement en :
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140 * Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
141 * Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
142
143 [[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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146 == Transfert de propriété ==
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149 Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
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152 [[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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154
155 [[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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158 = Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
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161 Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
162
163 Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
164
165 Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
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167 (% class="box infomessage" %)
168 (((
169 **Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**
170 )))
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173 [[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]
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175 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
176 //Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
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178 = =