Saisir une Entrée

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(% class="wikigeneratedid" %)

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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La **table des entrées** permet de documenter de manière centralisée et normalisée tous les actes par lesquels des biens rejoignent les collections.

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Chaque entrée correspond à un **lot cohérent** de biens, accompagné de ses informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières. Elle constitue une étape incontournable pour garantir la **traçabilité** des objets et leur bonne intégration dans les **registres réglementaires** du musée.

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)))

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= A quoi servent les entrées ? =

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Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :

* d’un **achat**,

* d’un **don**,

* d’un **legs**,

* d’un **dépôt**,

* d’un **transfert**,

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* d’une **saisie**,

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* **d'une provenance inconnue**,

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* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

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Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.

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Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.

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Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

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* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,

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* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),

32

* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),

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* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,

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* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

38

Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

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)))

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>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.

47

>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.

48

>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.

49

>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.

50

>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.

51

>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.

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)))

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= Comment créer une notice Entrée ? =

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(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.

65

* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).

66

* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.

67

* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.

68

* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.

69

* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.

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)))

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== Depuis la table Entrées ==

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* Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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78

== Depuis le tableau de bord ==

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80

* Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== A la volée depuis une notice principale ==

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* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

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88

[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.

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)))

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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1. **Choisir la grille de saisie**

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**

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1. **Enregistrer la notice**

102

1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.

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104

[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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107

= Lier une entrée à un bien =

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== Créer un bien lié depuis l'entrée ==

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111

Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**

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Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.

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1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**

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Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.

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1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**

118

Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.

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1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**

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1. (((

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**Remplir le formulaire de création du bien**

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Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.

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Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :

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)))

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* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),

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* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,

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* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,

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* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.

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Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.

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(% start="5" %)

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1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**

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Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).

136

Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).

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1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**

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Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.

139

1. **Enregistrer la notice de bien**

140

Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.

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Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.

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[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Lier une entrée existante depuis un bien ==

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Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.

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1. **Ouvrir la notice de bien concernée**

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Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.

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1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**

161

Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**

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1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**

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Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).

164

Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante

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1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**

166

Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider

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Le lien est automatiquement établi.

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[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**