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Code source wiki de Saisir une Entrée

Version 14.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 13:24
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1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 = A quoi servent les entrées ? =
6
7 Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
8
9 * d’un **achat**,
10 * d’un **don**,
11 * d’un **legs**,
12 * d’un **dépôt**,
13 * d’un **transfert**,
14 * d’une **saisie**,
15 * **d'une provenance inconnue**,
16 * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
17
18 Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
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20 Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
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22 Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
23
24 * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
25 * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
26 * **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
27 * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
28 * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
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30 (% class="box warningmessage" %)
31 (((
32 Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
33 )))
34
35 (% class="box infomessage" %)
36 (((
37 Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
38 )))
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
41 >(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
42 >(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
43 >(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
44 >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
45 >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
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47 (% class="box warningmessage" %)
48 (((
49 La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
50 )))
51
52 = Comment créer une notice Entrée ? =
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54 (% class="box successmessage" %)
55 (((
56 **Bonnes pratiques**
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58 * **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
59 * **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
60 * **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
61 * **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
62 * **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 * **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
64 )))
65
66 == Depuis la table Entrées ==
67
68 * Cliquez sur l'icône de **création**
69
70 [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72 == Depuis le tableau de bord ==
73
74 * Cliquez sur l'icône de **création**
75
76 [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
78 == A la volée depuis une notice principale ==
79
80 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
81
82 [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 (% class="box infomessage" %)
86 (((
87 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
88 )))
89
90 = Renseigner et enregistrer la notice =
91
92 1. **Choisir la grille de saisie**
93 1. **Remplir les champs** de la grille
94 1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
95 1. **Enregistrer la notice**
96 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
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98 [[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99
100
101 = Lier une entrée à un bien =
102
103 == Créer un bien lié depuis l'entrée ==
104
105 Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
106
107 Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
108
109 1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
110 Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
111 1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
112 Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
113 1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
114 1. (((
115 **Remplir le formulaire de création du bien**
116 Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
117 Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
118 )))
119
120 * **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
121 * **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
122 * **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
123 * **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
124
125 Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
126
127 (% start="5" %)
128 1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
129 Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
130 Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
131 1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
132 Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
133 1. **Enregistrer la notice de bien**
134 Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
135 Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
136
137 [[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139 [[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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142 [[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
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145 [[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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148 == Lier une entrée existante depuis un bien ==
149
150 Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
151
152 1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
153 Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
154 1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
155 Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
156 1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
157 Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
158 Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
159 1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
160 Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
161 Le lien est automatiquement établi.
162
163 [[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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166 [[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 )))|(% style="width:300px" %)(((
168 (% class="box" %)
169 (((
170 **Sommaire**
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172 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
173 )))
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175 (% class="box" %)
176 (((
177 **Aller plus loin**
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