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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,178 +1,208 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="wikigeneratedid" %)
2 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
4 4  
5 -= Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004 =
4 +|(% style="width:840px" %)(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +La **table des entrées** permet de documenter de manière centralisée et normalisée tous les actes par lesquels des biens rejoignent les collections.
8 +Chaque entrée correspond à un **lot cohérent** de biens, accompagné de ses informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières. Elle constitue une étape incontournable pour garantir la **traçabilité** des objets et leur bonne intégration dans les **registres réglementaires** du musée.
9 +)))
6 6  
11 += A quoi servent les entrées ? =
7 7  
8 -Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la [[Méthode d'inventaire informatisé SMF>>url:https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]] : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans [[l'aide en ligne sur les champs de Flora>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/#HAideenligne]].
13 +Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
9 9  
10 -Il est également possible de se reporter aux [[préconisations de saisie pour l'export POP>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/#HPrE9conisationsdesaisiepourl27exportPOP]].
15 +* d’un **achat**,
16 +* d’un **don**,
17 +* d’un **legs**,
18 +* d’un **dépôt**,
19 +* d’un **transfert**,
20 +* d’une **saisie**,
21 +* **d'une provenance inconnue**,
22 +* ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
11 11  
24 +Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
12 12  
13 -La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour [[intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]], il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.
26 +Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
14 14  
15 -On regroupera donc dans une notice entrée **toutes les informations communes à un lot **d'acquisition ou de dépôt.
28 +Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
16 16  
17 -La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur **le numéro d'entrée** qui concaténera :
30 +* **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
31 +* **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
32 +* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
33 +* **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
34 +* **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
18 18  
19 -* le **type d'entrée** (D pour dépôt)
20 -* l'**année d'entrée**
21 -* le **numéro de lot**
36 +(% class="box warningmessage" %)
37 +(((
38 +Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
39 +)))
22 22  
23 -OU
24 -
25 -* le champ **numéro d'entrée manuel**, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).
26 -
27 -De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées d[[es différents musées hébergés dans une même application Flora>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Organismes et préfixes.WebHome]] (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).
28 -
29 -
30 30  (% class="box infomessage" %)
31 31  (((
32 -Ne pas confondre la table des entrées qui est une** table scientifique et historique **(donc sans valeur légale), avec la table des registres des biens affectés ou reçus en dépôt, qui sert à l'impression papier des registres légaux, n'est pas modifiable.
33 -Par ailleurs, la table des entrées ne contient aucune donnée de description des biens, elle ne décrit administrativement que les lots d'acquisition ou de dépôt.
43 +Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
34 34  )))
35 35  
36 -= Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié =
46 +>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
47 +>(% class="small" %)Un tableau offert par un mécène → lié à une **entrée de type "Acquisition - Don"**.
48 +>(% class="small" %)Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une **entrée de type "Dépôt"**.
49 +>(% class="small" %)Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une **entrée de type "Transfert"**.
50 +>(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
51 +>(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
37 37  
38 -[[image:1728290449506-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
53 +(% class="box warningmessage" %)
54 +(((
55 +La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
56 +)))
39 39  
58 += Comment créer une notice Entrée ? =
40 40  
41 -[[image:1728290631482-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
42 -
43 -
44 -(% class="box infomessage" %)
60 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Raccourci de saisie des biens dans les entrées**
62 +**Bonnes pratiques**
47 47  
48 -
49 -Le bouton  [[image:1728290674277-287.png||height="74" width="78" class="img-thumbnail"]] permet de créer directement de nouvelles notices biens, qui seront rattachées automatiquement à l'entrée courante.
64 +* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
65 +* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
66 +* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
67 +* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
68 +* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
69 +* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
50 50  )))
51 51  
52 -= Grilles de saisie =
72 +== Depuis la table Entrées ==
53 53  
54 -== Grille standard ==
74 +* Cliquez sur l'icône de **création**
55 55  
76 +[[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.
78 +== Depuis le tableau de bord ==
58 58  
59 -[[image:1743066339586-680.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
80 +* Cliquez sur l'icône de **création**
60 60  
82 +[[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -[[image:1743066364174-812.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
84 +== A la volée depuis une notice principale ==
63 63  
86 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
64 64  
65 -== Acquisitions ==
88 +[[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
68 -Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser **la grille minimale pour registre**. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.
91 +(% class="box infomessage" %)
92 +(((
93 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
94 +)))
69 69  
70 -[[image:1743066074584-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
96 += Renseigner et enregistrer la notice =
71 71  
98 +1. **Choisir la grille de saisie**
99 +1. **Remplir les champs** de la grille
100 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'entrée**
101 +1. **Enregistrer la notice**
102 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
72 72  
73 -[[image:1728291077305-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 +[[Enregistrer la notice>>image:1753177310272-558.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -[[image:1728291094241-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
76 76  
107 += Lier une entrée à un bien =
77 77  
78 -(% class="wikigeneratedid" %)
79 -Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :
109 +== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
80 80  
81 -[[image:1728291173616-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
111 +Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
82 82  
83 -== Dépôts ==
113 +Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
84 84  
115 +1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
116 +Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
117 +1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
118 +Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
119 +1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
120 +1. (((
121 +**Remplir le formulaire de création du bien**
122 +Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
123 +Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
124 +)))
85 85  
86 -Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :
126 +* **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
127 +* **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
128 +* **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
129 +* **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
87 87  
88 -[[image:1743066114041-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
89 89  
133 +(% start="5" %)
134 +1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
135 +Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
136 +Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
137 +1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
138 +Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
139 +1. **Enregistrer la notice de bien**
140 +Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
141 +Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
90 90  
91 -__Exemple__ Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).
143 +[[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
145 +[[Exemple de champs repris automatiquement>>image:1753178250540-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -[[image:1728291773431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 95  
96 -[[image:1728291923431-249.png]]
148 +[[Numéro d'inventaire à compléter>>image:1753178327653-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -[[image:1728291861714-580.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 99  
100 -== Inventaire rétrospectif ==
151 +[[Bien visible depuis la notice entrée>>image:1753178367214-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 102  
103 -Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.
154 +== Lier une entrée existante depuis un bien ==
104 104  
156 +Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
105 105  
106 -[[image:1743066153920-315.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 +1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
159 +Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
160 +1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
161 +Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
162 +1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
163 +Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
164 +Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
165 +1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
166 +Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
167 +Le lien est automatiquement établi.
107 107  
169 +[[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -[[image:1728292160524-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 110  
111 -== Origine inconnue ==
172 +[[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +)))|(% style="width:300px" %)(((
174 +(% class="box" %)
175 +(((
176 +**Sommaire**
112 112  
178 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
179 +)))
113 113  
114 -Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.
181 +(% class="box" %)
182 +(((
183 +**Aller plus loin**
115 115  
116 -[[image:1743066280149-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
185 +* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome]]
186 +* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome]]
187 +* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome]]
188 +* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome]]
189 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
190 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
191 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome]]
192 +)))
117 117  
194 +(% class="box" %)
195 +(((
196 + **Icônes principales**
118 118  
119 -[[image:1728292205711-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
120 120  
121 -(% class="wikigeneratedid" id="HLierdesdocumentsetunitE9sd27archives" %)
122 -(% id="cke_bm_1597S" style="display:none" %)
123 123  
124 -== Lier des documents et unités d'archives ==
125 125  
202 +* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée
126 126  
127 -Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).
128 128  
129 129  
130 -[[image:1734334980233-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -
133 -== Suivre l'état d'avancement du dossier ==
134 -
135 -
136 -En lien avec la [[gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]], il est possible de suivre l'avancement du dossier via[[ le champ état d'avancement de la saisie>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide à la saisie/musee/MUS_ORIGINE/ETAT_AVANCE_SAISIE?X_CSRF_TOKENS=GoaZ5OemCq3plZ3GMvBB7g7tO2DuQsgQNf93TJ61SyVk8fAzijleAWs51qGibtxE]], sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.
137 -
138 -Changer l'état d'avancement en :
139 -
140 -* Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
141 -* Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.
142 -
143 -[[image:1734335470964-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 -
145 -
146 -== Transfert de propriété ==
147 -
148 -
149 -Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. //[[Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Registres/#HCasparticulier:GestiondestransfertsdepropriE9tE9]].//
150 -
151 -
152 -[[image:1743066209691-348.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
153 -
154 -
155 -[[image:1743066456745-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 -
157 -
158 -= Cas particulier : gestion des dépôts de fouille =
159 -
160 -
161 -Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.
162 -
163 -Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).
164 -
165 -Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).
166 -
167 -(% class="box infomessage" %)
168 -(((
169 -**Le module Flora Archéo est également disponible à l'acquisition. Ce dernier permet de gérer plus en détail la gestion des dépôts de fouilles et de leurs documents/archives associé(e)s. Pour plus d'informations, contacter le directeur opérationnel de Flora, fl.contenay@flora-bam.net.**
206 +* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée
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173 -[[~[~[image:1648802074974-341.png~|~|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-rounded"~]~]>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]]
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175 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
176 -//Exemple ([[accéder à l'article sur le blog joconde>>http://portail-joconde.over-blog.com/article-lionel-pernet-conservateur-du-patrimoine-directeur-du-musee-henri-prades-a-lattes-l-informatisa-124487003.html]] [[télécharger l'article en pdf>>attach:blog-joconde-musée de lattes-gestion des entrées.pdf]])//
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