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Modifications pour le document Saisir une Entrée

Modifié par admin admin le 2025/08/08 17:25
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 13:22
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modifié par admin admin
sur 2025/08/08 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,11 +1,20 @@
1 1  (% class="wikigeneratedid" %)
2 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 -= A quoi servent les entrées ? =
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +La table des Entrées permet de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les actes par lesquels des biens intègrent les collections.
6 6  
7 -Les **entrées** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections**, qu’il s’agisse :
9 +Chaque notice d’entrée correspond à un lot cohérent de biens accompagné d’informations juridiques, administratives, contextuelles et, le cas échéant, financières.
8 8  
11 +Elle constitue une étape essentielle pour garantir la traçabilité des objets et leur intégration dans les registres réglementaires du musée.
12 +)))
13 +
14 += À quoi servent les entrées ? =
15 +
16 +Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :
17 +
9 9  * d’un **achat**,
10 10  * d’un **don**,
11 11  * d’un **legs**,
... ... @@ -15,26 +15,33 @@
15 15  * **d'une provenance inconnue**,
16 16  * ou d’un **inventaire rétrospectif** (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).
17 17  
18 -Chaque entrée formalise l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée, qu’elle soit **provisoire ou définitive**, **gratuite ou onéreuse**, **documentée ou supposée**.
27 +Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée.
28 +Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
19 19  
20 -Les notices d’entrée concernent donc tous les contextes où un bien est **intégré, reconnu ou régularisé** dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi **administratif, juridique, documentaire et réglementaire**.
30 +Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.
21 21  
32 +Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi :
33 +
34 +* administratif,
35 +* juridique,
36 +* documentaire,
37 +* réglementaire.
38 +
22 22  Ces notices jouent un rôle essentiel pour :
23 23  
24 24  * **Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien**, même partielle ou hypothétique,
25 25  * **Qualifier le type d’entrée** (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
26 -* **Conserver les références légales ou internes** (décision de commission, numéro d’acte, convention...),
43 +* **Conserver les références légales ou internes** (numéro d’acte, convention...),
27 27  * **Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration**,
28 28  * **Garantir la conformité aux exigences réglementaires**, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.
29 29  
30 30  (% class="box warningmessage" %)
31 31  (((
32 -Une **notice entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes** : elle porte uniquement sur le **contexte administratif ou juridique du lot**.
33 -)))
49 +Attention
34 34  
35 -(% class="box infomessage" %)
36 -(((
37 -Dès qu’un ou plusieurs biens sont **nouvellement intégrés ou régularisés**, une notice d’entrée est indispensable pour **garantir la traçabilité, la légitimité et la mémoire de cette intégration**, y compris lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.
51 +Une notice d’entrée ne contient aucune donnée descriptive sur les objets eux-mêmes : elle porte uniquement sur le contexte administratif ou juridique du lot.
52 +
53 +La table des Entrées est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle documente les actes d’intégration mais **ne se substitue pas aux registres réglementaires** (biens affectés ou reçus en dépôt), qui sont figés et non modifiables.
38 38  )))
39 39  
40 40  >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une **entrée de type "Acquisition - Achat"**.
... ... @@ -44,11 +44,6 @@
44 44  >(% class="small" %)Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une **entrée de type "Origine inconnue"**.
45 45  >(% class="small" %)Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une **entrée de type "Inventaire rétrospectif"**.
46 46  
47 -(% class="box warningmessage" %)
48 -(((
49 -La **table des entrées** est une table **scientifique et historique**, sans valeur légale directe. Elle sert à documenter les actes d’intégration, mais **ne remplace pas** la saisie dans les **registres réglementaires** (//biens affectés aux collections// ou //biens reçus en dépôt//), qui sont figés et non modifiables.
50 -)))
51 -
52 52  = Comment créer une notice Entrée ? =
53 53  
54 54  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -55,38 +55,36 @@
55 55  (((
56 56  **Bonnes pratiques**
57 57  
58 -* **Choisir précisément le type d’entrée** selon le contexte global : **acquisition**, **dépôt**, **transfert**, **origine inconnue**, ou **inventaire rétrospectif**.
59 -* **Ne pas confondre le type d’entrée** (qui correspond au **statut administratif ou juridique du lot**) avec le **mode d’acquisition **(qui précise s’il s’agit d’un **achat**, d’un **don**, d’un **legs**, etc.).
60 -* **Grouper dans une même notice les informations communes à un lot** d’acquisition ou de dépôt.
61 -* **Respecter la charte de saisie du SMF** : les grilles de Flora sont alignées avec la [[//Méthode d’inventaire informatisé// du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]], dont les règles sont reprises dans l’aide en ligne sur les champs.
62 -* **Renseigner systématiquement les notices d’entrée pour les biens patrimoniaux**, afin d’assurer leur intégration dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt.
63 -* **Ne pas réutiliser une même notice entrée** pour des actes d’origine ou de statut juridique différents.
69 +* Choisir avec précision le **type d’entrée** (acquisition, dépôt, transfert, etc.) selon le **contexte administratif ou juridique global**.
70 +* Ne pas confondre **type d’entrée** (statut global) et **mode d’acquisition** (achat, don, legs...).
71 +* Regrouper dans une même notice les **informations communes** à un lot de biens.
72 +* Se référer à la **charte de saisie du SMF** : les grilles sont alignées avec la [[Méthode d’inventaire informatisé du Service des musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Conserver-et-gerer-les-collections/Informatiser-les-collections-d-un-musee-de-France/Organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-France/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees]].
73 +* Créer systématiquement une notice d’entrée pour chaque bien patrimonial.
74 +* Ne jamais réutiliser une notice d’entrée pour des actes de nature différente.
64 64  )))
65 65  
66 66  == Depuis la table Entrées ==
67 67  
68 -* Cliquez sur l'icône de **création**
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
69 69  
70 70  [[Création d'une notice depuis la table Entrées>>image:1753167748613-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  == Depuis le tableau de bord ==
73 73  
74 -* Cliquez sur l'icône de **création**
85 + Cliquez sur l'icône de **création**
75 75  
76 76  [[Création d'une notice Entrées depuis le tableau de bord>>image:1753167838050-617.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  == A la volée depuis une notice principale ==
79 79  
80 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
91 +Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien.
81 81  
93 +Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter.
94 +Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours.
95 +
82 82  [[Création d'une entrée depuis la saisie d'une notice principale>>image:1753167942482-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 84  
85 -(% class="box infomessage" %)
86 -(((
87 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
88 -)))
89 -
90 90  = Renseigner et enregistrer la notice =
91 91  
92 92  1. **Choisir la grille de saisie**
... ... @@ -100,22 +100,16 @@
100 100  
101 101  = Lier une entrée à un bien =
102 102  
103 -== Créer un bien lié depuis l'entrée ==
112 +== Créer un bien depuis l'entrée ==
104 104  
105 -Depuis une notice d’entrée déjà enregistrée (quelle que soit sa nature : acquisition, dépôt, etc.), il est possible de **créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées à cette entrée.**
114 +Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées.
106 106  
107 -Cette méthode permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de rattachement, et de garantir la **cohérence entre les biens et leur acte d’entrée**.
116 +Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée.
108 108  
109 -1. **Ouvrir la notice d’entrée concernée**
110 -Accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
111 -1. **Cliquer sur l’icône de création de bien**
112 -Dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
118 +1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table //Entrées// ou via une recherche.
119 +1. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
113 113  1. **Choisir la grille de saisie de création du bien**
114 -1. (((
115 -**Remplir le formulaire de création du bien**
116 -Le formulaire de saisie d’un bien s’ouvre automatiquement.
117 -Les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée :
118 -)))
121 +1. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont **automatiquement pré-remplis** à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. :
119 119  
120 120  * **Entrée** : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
121 121  * **Numéro d’entrée** : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
... ... @@ -122,17 +122,10 @@
122 122  * **Préfixe musée** : hérité de la notice d’entrée,
123 123  * **Statut juridique** : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.
124 124  
125 -Ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie.
126 -
127 127  (% start="5" %)
128 -1. **Vérifier le début du numéro d’inventaire**
129 -Le système génère automatiquement le **début du numéro d’inventaire**, à partir du numéro d’entrée associé (ex 1996.10).
130 -Il vous suffit de compléter manuellement la fin du numéro (ex 1996.10.1).
131 -1. **Compléter les autres champs de la notice de bien**
132 -Poursuivez la saisie du bien normalement : titre, description, datation, technique, etc.
133 -1. **Enregistrer la notice de bien**
134 -Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la création.
135 -Le bien est désormais lié à l’entrée, et visible depuis le champ “Biens liés” de la notice d’entrée.
129 +1. Compléter le **numéro d’inventaire**, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1)
130 +1. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.).
131 +1. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”.
136 136  
137 137  [[Icône de création d'un bien lié>>image:1753177998368-443.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
... ... @@ -149,16 +149,11 @@
149 149  
150 150  Il est possible de lier un bien à une **entrée existante** directement depuis sa notice, en utilisant le **champ de lien dédié**. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.
151 151  
152 -1. **Ouvrir la notice de bien concernée**
153 -Accédez à la notice de bien que vous souhaitez compléter ou rattacher à une entrée.
154 -1. **Repérer le champ “Entrée” dans le formulaire**
155 -Dans la grille de saisie du bien, localisez le champ **Entrée.**
156 -1. **Utiliser le champ de lien pour rechercher l’entrée existante**
157 -Cliquez dans le champ ou sur l’icône de recherche associée (loupe).
158 -Une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
159 -1. **Sélectionner la notice d’entrée souhaitée**
160 -Cliquez sur la ligne correspondant à l’entrée à laquelle vous souhaitez rattacher le bien et valider
161 -Le lien est automatiquement établi.
148 +1. Accéder à la notice de bien concernée
149 +1. Localiser le champ **Entrée** dans le formulaire
150 +1. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
151 +1. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche :
152 +1. Valider : le lien est automatiquement établi.
162 162  
163 163  [[Recherche d'une notice entrée depuis une notice bien>>image:1753178701723-543.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
... ... @@ -165,5 +165,34 @@
165 165  
166 166  [[Sélection d'une notice entrée>>image:1753178763329-992.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  )))|(% style="width:300px" %)(((
159 +(% class="box" %)
160 +(((
161 +**Sommaire**
168 168  
163 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
169 169  )))
165 +
166 +(% class="box" %)
167 +(((
168 +**Aller plus loin**
169 +
170 +* [[Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition>>doc:.Gérer les nouvelles acquisitions.WebHome||target="_blank"]]
171 +* [[Renseigner une entrée pour une origine inconnue>>doc:.Renseigner une entrée pour une origine inconnue.WebHome||target="_blank"]]
172 +* [[Renseigner une entrée pour un dépôt entrant>>doc:.Renseigner une entrée pour un dépôt entrant.WebHome||target="_blank"]]
173 +* [[Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif>>doc:.Renseigner une entrée pour un inventaire rétrospectif.WebHome||target="_blank"]]
174 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
175 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
176 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
177 +)))
178 +
179 +(% class="box" %)
180 +(((
181 + **Icônes principales**
182 +
183 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
184 +
185 +* [[image:1753183767319-876.png||height="25" width="25"]] : Créer une entrée
186 +
187 +* [[image:1753184064705-814.png]] : Créer un bien lié à l'entrée
188 +)))
189 +)))
1751381864410-542.png
Auteur
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