Code source wiki de Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Version 24.1 par admin admin le 2025/08/11 10:25
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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22.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%) |
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2.1 | 2 | |
| 3 | |||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
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24.1 | 7 | La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir : |
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2.1 | 8 | |
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24.1 | 9 | * une gestion fiable, |
| 10 | * une traçabilité réglementaire, | ||
| 11 | * une valorisation cohérente des collections dans Flora. | ||
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2.1 | 12 | |
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24.1 | 13 | Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques. |
| 14 | |||
| 15 | Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires. | ||
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2.1 | 16 | ))) |
| 17 | |||
| 18 | ((( | ||
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24.1 | 19 | = Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée = |
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2.1 | 20 | |
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24.1 | 21 | * **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire. |
| 22 | * **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire. | ||
| 23 | * **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base. | ||
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2.1 | 24 | |
| 25 | [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 26 | |||
| 27 | = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle = | ||
| 28 | |||
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24.1 | 29 | Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. |
| 30 | Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP). | ||
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2.1 | 31 | |
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24.1 | 32 | (% class="box successmessage" %) |
| 33 | ((( | ||
| 34 | **Bonnes pratiques** | ||
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2.1 | 35 | |
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24.1 | 36 | * Domaine SMF = cadre normatif national. |
| 37 | * Domaine musée = cadre interne, souple. | ||
| 38 | * Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée. | ||
| 39 | * Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs. | ||
| 40 | ))) | ||
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| 42 | **Domaine SMF (Service des Musées de France)** | ||
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| 44 | * **Thésaurus contrôlé national**. | ||
| 45 | * Sert aux normes nationales de description (export POP). | ||
| 46 | * Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…). | ||
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2.1 | 47 | * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés. |
| 48 | |||
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24.1 | 49 | **Domaine musée** |
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2.1 | 50 | |
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24.1 | 51 | * Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.** |
| 52 | * Complète le Domaine SMF pour affiner le classement. | ||
| 53 | * Données exportées vers POP comme valeur complémentaire. | ||
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2.1 | 54 | |
| 55 | >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF. | ||
| 56 | |||
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3.1 | 57 | = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout = |
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2.1 | 58 | |
| 59 | Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse. | ||
| 60 | |||
| 61 | Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini. | ||
| 62 | |||
| 63 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 64 | ((( | ||
| 65 | **Bonnes pratiques** | ||
| 66 | |||
| 67 | * Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution). | ||
| 68 | * Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc. | ||
| 69 | * Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution). | ||
| 70 | * Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien. | ||
| 71 | * Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini. | ||
| 72 | ))) | ||
| 73 | |||
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5.1 | 74 | >(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire : |
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3.1 | 75 | |
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5.1 | 76 | >(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication : |
| 77 | |||
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3.1 | 78 | ((( |
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4.1 | 79 | ((( |
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5.1 | 80 | >(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu, |
| 81 | |||
| 82 | >(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée, | ||
| 83 | |||
| 84 | >(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime. | ||
| 85 | |||
| 86 | >(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** : | ||
| |
4.1 | 87 | >(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux. |
| |
3.1 | 88 | ))) |
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2.1 | 89 | |
| 90 | [[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 91 | |||
| 92 | |||
| 93 | [[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 94 | |||
| 95 | |||
| 96 | [[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 97 | |||
| |
3.1 | 98 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs. |
| |
2.1 | 99 | |
| |
6.1 | 100 | [[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
2.1 | 101 | |
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6.1 | 102 | |
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8.1 | 103 | = À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc = |
| 104 | ))) | ||
| 105 | |||
| 106 | Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**. | ||
| 107 | Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de : | ||
| 108 | |||
| 109 | 1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne, | ||
| 110 | 1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %) | ||
| 111 | |||
| |
9.1 | 112 | >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique : |
| 113 | |||
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11.1 | 114 | >(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur** |
| |
9.1 | 115 | |
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11.1 | 116 | >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe** |
| |
9.1 | 117 | |
| 118 | >(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction** | ||
| 119 | |||
| 120 | ((( | ||
| |
8.1 | 121 | [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 122 | |||
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9.1 | 123 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs. |
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8.1 | 124 | |
| 125 | |||
| 126 | [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 127 | ))) | ||
| 128 | |||
| |
10.1 | 129 | |
| |
12.1 | 130 | = Dates : pensez toujours en début-fin = |
| 131 | |||
| |
24.1 | 132 | Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques. |
| |
12.1 | 133 | |
| |
24.1 | 134 | Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates. |
| 135 | |||
| |
12.1 | 136 | [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 137 | |||
| 138 | |||
| |
14.1 | 139 | = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc = |
| |
12.1 | 140 | |
| 141 | Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**. | ||
| 142 | Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de : | ||
| 143 | |||
| 144 | 1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière, | ||
| 145 | 1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion. | ||
| 146 | |||
| |
13.1 | 147 | >(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois. |
| |
12.1 | 148 | |
| 149 | >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés** | ||
| 150 | |||
| 151 | >(% class="small" %)**Le bois est gravé** | ||
| 152 | |||
| |
13.1 | 153 | >(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique** |
| |
12.1 | 154 | |
| 155 | [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 156 | |||
| 157 | > | ||
| 158 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières. | ||
| 159 | |||
| 160 | [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 161 | |||
| 162 | |||
| |
14.1 | 163 | = Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception = |
| 164 | |||
| 165 | Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies. | ||
| 166 | |||
| |
24.1 | 167 | Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. |
| |
14.1 | 168 | |
| |
24.1 | 169 | C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice. |
| 170 | |||
| |
14.1 | 171 | **Champs concernés :** |
| 172 | |||
| |
24.1 | 173 | * Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte |
| 174 | * Matières et techniques, matières et techniques de garniture | ||
| 175 | * Représentations / décors | ||
| |
14.1 | 176 | |
| 177 | Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**. | ||
| 178 | |||
| 179 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 180 | ((( | ||
| 181 | **Bonnes pratiques** | ||
| 182 | |||
| 183 | * **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient. | ||
| 184 | * L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**. | ||
| 185 | * Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale. | ||
| 186 | * Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri. | ||
| |
2.1 | 187 | ))) |
| |
14.1 | 188 | |
| 189 | [[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 190 | |||
| 191 | |||
| 192 | = Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs = | ||
| 193 | |||
| 194 | La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**. | ||
| 195 | Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie. | ||
| 196 | |||
| 197 | * Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit. | ||
| 198 | * Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**. | ||
| 199 | * Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet. | ||
| 200 | * Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//). | ||
| 201 | * Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**. | ||
| 202 | |||
| 203 | [[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 204 | ))) | ||
| 205 | |||
| 206 | ((( | ||
| |
15.1 | 207 | = Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes = |
| |
14.1 | 208 | |
| 209 | Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**. | ||
| 210 | Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**. | ||
| 211 | |||
| 212 | Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques. | ||
| 213 | |||
| 214 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 215 | ((( | ||
| 216 | Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés. | ||
| 217 | ))) | ||
| 218 | |||
| 219 | [[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 220 | ))) | ||
| |
2.1 | 221 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| |
14.1 | 222 | (% class="box" %) |
| 223 | ((( | ||
| 224 | **Sommaire** | ||
| 225 | |||
| 226 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
2.1 | 227 | ))) |
| 228 | |||
| |
14.1 | 229 | (% class="box" %) |
| 230 | ((( | ||
| 231 | **Aller plus loin** | ||
| 232 | |||
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24.1 | 233 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] |
| 234 | * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 235 | * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 236 | * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 237 | * [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| |
19.1 | 238 | |
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24.1 | 239 | * [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] |
| 240 | * [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| |
14.1 | 241 | ))) |
| 242 | ))) | ||
| 243 | |||
| |
2.1 | 244 |