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Version 24.1 par admin admin le 2025/08/11 10:25
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
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7 La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
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9 * une gestion fiable,
10 * une traçabilité réglementaire,
11 * une valorisation cohérente des collections dans Flora.
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13 Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
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15 Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
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19 = Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
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21 * **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 * **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 * **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
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25 [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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27 = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
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29 Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
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32 (% class="box successmessage" %)
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34 **Bonnes pratiques**
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36 * Domaine SMF = cadre normatif national.
37 * Domaine musée = cadre interne, souple.
38 * Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 * Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
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42 **Domaine SMF (Service des Musées de France)**
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44 * **Thésaurus contrôlé national**.
45 * Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 * Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
47 * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
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49 **Domaine musée**
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51 * Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 * Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 * Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
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55 >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
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57 = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
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59 Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
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61 Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
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65 **Bonnes pratiques**
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67 * Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 * Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 * Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 * Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 * Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
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74 >(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
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76 >(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
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80 >(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
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82 >(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
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84 >(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
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86 >(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 >(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
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90 [[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 [[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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96 [[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
99
100 [[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101
102
103 = À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
104 )))
105
106 Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
108
109 1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
111
112 >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
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114 >(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
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116 >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117
118 >(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
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120 (((
121 [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
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126 [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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130 = Dates : pensez toujours en début-fin =
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132 Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133
134 Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
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136 [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
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139 = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
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141 Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143
144 1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
146
147 >(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
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149 >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
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151 >(% class="small" %)**Le bois est gravé**
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153 >(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
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155 [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157 >
158 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
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160 [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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162
163 = Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164
165 Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166
167 Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168
169 C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
170
171 **Champs concernés :**
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173 * Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
174 * Matières et techniques, matières et techniques de garniture
175 * Représentations / décors
176
177 Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
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179 (% class="box successmessage" %)
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181 **Bonnes pratiques**
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183 * **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
184 * L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
185 * Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
186 * Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
187 )))
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189 [[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
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192 = Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
193
194 La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
195 Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
196
197 * Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
198 * Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
199 * Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
200 * Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
201 * Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
202
203 [[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 )))
205
206 (((
207 = Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
208
209 Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
210 Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
211
212 Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
213
214 (% class="box warningmessage" %)
215 (((
216 Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
217 )))
218
219 [[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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221 )))|(% style="width:300px" %)(((
222 (% class="box" %)
223 (((
224 **Sommaire**
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226 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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229 (% class="box" %)
230 (((
231 **Aller plus loin**
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233 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
236 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 * [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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239 * [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
240 * [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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