La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une gestion fiable, une traçabilité réglementaire et une valorisation cohérente des collections patrimoniales dans Flora.
Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
Cette page vous guide sur les champs à ne pas négliger, leur fonction, les bonnes pratiques de saisie associées, et les erreurs courantes à éviter. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée
Le préfixe permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être saisi systématiquement dans les notices Biens.
Le numéro d’inventaire doit être unique pour chaque préfixe et est obligatoire.
Le couple préfixe + numéro d’inventaire garantit l’unicité du bien dans la base.
Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire
Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle
Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à des usages différents. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une cohérence documentaire interne et une conformité aux exigences nationales (notamment pour l’export vers POP).
Domaine SMF (Service des Musées de France)
Champ lié à un thésaurus contrôlé.
Utilisé pour répondre aux normes nationales de description.
Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
Domaine musée
Champ lié à un thésaurus local, géré par l’établissement.
Permet de créer sa propre arborescence de domaines, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
Données exportées vers POP en tant que valeur complémentaire.
Utile pour une gestion interne plus fine ou adaptée à la spécificité du fonds.
Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
Bonnes pratiques
Ne pas confondre les deux champs : → Domaine SMF = cadre normatif national (thésaurus fermé) → Domaine musée = cadre local, plus souple
Remplir en priorité le champ Domaine SMF, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
Compléter avec Domaine musée si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez Domaine musée pour compléter, pas pour copier.
Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout
Le bloc Création – Exécution permet de saisir les informations relatives à la création du bien, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
Ce bloc est répétable autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à un seul type de relation entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être homogènes et cohérents avec ce type défini.
Bonnes pratiques
Créer un bloc distinct par type de relation (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
Saisir dans chaque bloc uniquement les éléments liés à ce type : auteurs, dates, genèse, etc.
Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter plusieurs hypothèses ou étapes dans la création du bien.
Vérifier que chaque bloc est cohérent et lisible indépendamment, avec un type bien défini.
Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
Le bien dispose de trois types d’informations distinctes liées à sa fabrication :
une création par un auteur inconnu,
une exécution par une imprimerie identifiée,
une commande passée par une compagnie maritime.
Pour structurer correctement ces données dans Flora, le bloc Création-Exécution a été répété trois fois : chaque itération correspond à un seul type (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
Bloc de type création
Bloc de type exécution
Bloc de type commanditaire
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
Visualisation de la notice avec les trois types de bloc
À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc
Le champ Auteur-exécutant est multivalué, ce qui permet de renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc. Cependant, lorsque vous souhaitez préciser la fonction exacte de chacun (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
dupliquer le bloc "Auteur-exécutant" pour chaque personne,
et lui associer sa fonction propre, sans risque de confusion.
Exemple : une affiche patrimoniale créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur
Léon Choubrac : typographe
Deux blocs "Auteur-exécutant" distincts ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est associé uniquement à sa propre fonction
Blocs Auteur-Exécutant dupliqué
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes
Dates : pensez toujours en début-fin
Pour tous les champs de type date avec intervalle (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de renseigner à la fois une date de début et une date de fin, même si elles sont identiques.
Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique
Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des recherches sur des plages de dates.
À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc
Le champ Matières est multivalué, ce qui permet de renseigner plusieurs matières dans un même bloc. Cependant, lorsque vous souhaitez préciser la technique de chacune des matières (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
dupliquer le bloc "Matières et techniques" pour chaque matière,
et lui associer sa technique propre, sans risque de confusion.
Exemple : une maquette en argent, vermeil et bois.
L'argent et le vermeil sont ciselés
Le bois est gravé
Deux blocs "Matières et techniques" distincts ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est associée uniquement à sa propre technique
Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques
Dans certains champs de Flora, une valeur d’affichage est générée automatiquement à partir des données saisies.
Mais lorsque l’utilisateur souhaite personnaliser la façon dont ces informations s’affichent, un champ texte libre est mis à disposition, en complément. C’est ce champ qui sera alors utilisé en visualisation de la notice.
Champs concernés :
Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
Matières et techniques, matières et techniques de garniture
Représentations / décors
Cela permet de conserver la structure pour les recherches tout en adaptant la forme pour l’affichage.
Bonnes pratiques
Laisser ce champ vide si l’affichage automatique convient.
L’utiliser uniquement si l’on souhaite modifier la présentation sans changer les données saisies.
Respecter les cohérences de forme (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
Ce champ est non structurant : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage
Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs
La saisie des dimensions dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement structuré autour de champs numériques. Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
Les champs Hauteur, Largeur, Profondeur, etc. sont numériques uniquement : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
Pensez à renseigner l’unité de mesure (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à toutes les valeurs du bloc.
Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le champ de précision prévu à cet effet.
Le bloc Dimension est duplicable : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : dimensions avec cadre / sans cadre).
Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : taille M, pointure 42, format A4), utilisez le bloc Autre dimension, prévu pour les valeurs textuelles.
Champs de saisie des dimensions
Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes
Le bloc-notes est un espace dédié au suivi documentaire et à l’administration de la notice. Il permet de consigner toute information complémentaire utile en interne, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à partager une consigne, documenter un arbitrage, ou noter une observation provisoire.
Il est duplicable : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
Le contenu du bloc-notes n’est pas structurant pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
